Arbeitsbericht: So funktioniert die Vorlage im Programm

Was unter Arbeitsbericht schreiben verstanden wird, ist stark kontextabhängig. Für Auszubildende handelt es sich um eine Art Berichtsheft, in manchen Betrieben um eine Methode der internen Dokumentation. Beim Programm wird der Arbeitsbericht als Dokumentationsmethode für sogenannte nicht-Angebot-getriebene Geschäfte verwendet.
Im Handwerk gibt es klassischerweise das Angebot-getriebene und nicht-Angebot-getriebene Geschäft. Bei Zweiterem geht es maßgeblich um Reparaturen und Wartungen. Darüber hinaus können Zusatzleistungen im Programm hervorragend mit Arbeitsberichten festgehalten werden.

Anders als beim Angebot-getriebenen Geschäft ist bei Reparatur- und Wartungsaufträgen nicht von Anfang an klar, wie groß der Leistungsumfang sein wird. Bei Aufträgen dieser Art kommt der Arbeitsbericht zum Einsatz. Dabei geht es vor allem darum, die erbrachten Leistungen, die Arbeitszeit und das verbrauchte Material zu dokumentieren.

Im Handwerk kommt es meistens anders als geplant. Auch bei einem Angebot-getriebenen Geschäft, bei dem im Vornherein festgehalten wird, welche Leistungen erbracht werden, kann es vorkommen, dass unerwartete Zusatzleistungen anfallen. Auch für solche Szenarien eignet sich der Arbeitsbericht hervorragend, denn im Grunde funktioniert die Dokumentation einer Zusatzleistung genau gleich, wie die einer Reparatur: Was wurde gemacht, wie lange hat die Arbeit gedauert und wie viel Material wurde verbraucht.

Wie Eingangs erwähnt, sind Arbeitsberichte in verschiedenen Arbeitsumgebungen gängig und beschränken sich nicht auf den Betriebsalltag im Handwerk. Es gibt daher keine einheitliche Vorschrift, wie ein Arbeitsbericht bei Reparatur- und Wartungsaufträgen oder bei der Dokumentation von Zusatzleistungen auszusehen hat. Nichtsdestotrotz handelt es sich um ein Geschäftsdokument mit Rechtsrelevanz, einige Kerninformationen müssen also auch in deinem Interesse enthalten sein. Aus dem Arbeitsbericht müssen folgende Dinge ersichtlich werden:

Wir raten dir außerdem dazu, den Arbeitsbericht von deinem Mitarbeiter und deinem Kunden gegenzeichnen zu lassen, sobald der Auftrag beendet ist. So kannst du belegen, dass zum Zeitpunkt der Auftragsausführung alles im Sinne und zur Zufriedenheit deines Kunden ausgeführt wurde – also eine Art Rückversicherung für dich, dass der Kunde beispielsweise nicht im Nachhinein einen Mangel anführt, der bei der Ausführung noch nicht da war.

Mit Stift und Papier einen vollständigen und richtigen Arbeitsbericht zu schreiben, beansprucht einiges an Zeit und birgt ein hohes Fehlerpotenzial. Mit dem Programm hast Du die Möglichkeit, für jeden Auftrag eine individuelle Arbeitsberichtvorlage zu erstellen, die Du im Büro vorbereitest und vor Ort in wenigen Minuten fertigstellst. Um einen Arbeitsbericht zu erstellen, wähle im Browser im Menü „Arbeitsbericht“ und klicke oben rechts auf das blaue Pluszeichen.

Du hast zwei Möglichkeiten, wie Du die Arbeitsberichtvorlage einsetzt:

1. Du bereitest die Vorlage im Büro für dich oder deine Mitarbeiter:in vor. Deine Kolleg:in macht die Arbeit vor Ort und Du die Nachbereitung zurück im Büro.
2. Du machst den gesamten Prozess mobil vor Ort direkt aus der App.

Welcher der richtige Prozess für dich und deinen Betrieb ist, hängt von einigen Faktoren, wie beispielsweise der Größe deines Teams, dem Arbeitsaufkommen und natürlich auch von deiner persönlichen Vorliebe ab. Richtig oder falsch gibt es nicht, denn das Programm richtet sich nach deinen Bedürfnissen und nicht andersherum.
Im Folgenden erklären wir dir die einzelnen Elemente der Arbeitsbericht Vorlage Schritt für Schritt für den Browser und dein mobiles Endgerät.

Ist der Arbeitsbericht einmal festgeschrieben, kannst Du keine Änderungen mehr vornehmen. Kontrolliere also genau, ob alles stimmt, bevor Du deiner Kund:in das digitale Dokument zur Unterschrift reichst.

Am Ende des Arbeitsberichts kannst Du Dateien und Bilder an das Dokument anhängen. Vor allem die Bilddokumentation macht im Fall einer Mängelaufnahme viel Sinn und erleichtert die Zusammenarbeit mit den Kund:innen immens. Die Bilder sind dauerhaft mit dem Arbeitsbericht verknüpft, sollte es im Nachhinein also zu einer Meinungsverschiedenheit bezüglich des erbrachten Leistungsumfangs kommen, erweist sich eine Bilddokumentation als besonders nützlich.

Um eine Arbeitsbericht Vorlage zu erstellen oder einen Arbeitsbericht in der App anzufertigen, musst Du vorab deinen Kunden oder deine Kundin im Programm hinterlegt haben.
Erstelle im Browser mit einem Klick auf das blaue Pluszeichen oben rechts eine neue Arbeitsbericht Vorlage. Trage im Feld “Kundensuche” den Namen deiner Kundin ein. Das Feld vervollständigt sich von selbst. Die ersten beiden Buchstaben reichen dementsprechend meistens.

In der App findest Du den Arbeitsbericht, wenn Du auf einen bestehenden Kunden klickst und daraufhin auf das große blaue Pluszeichen unten links klickst. Im Menü öffnet das oberste Symbol den Arbeitsbericht.

Sobald Du einen neuen Arbeitsbericht erstellt hast, werden die Kundendaten automatisch aus deiner Datenbank übernommen. In Folge füllst Du die Felder in der Arbeitsbericht Vorlage aus.

Das Objektadresse Feld ist vor allem dann praktisch, wenn Du beispielsweise von einer Hausverwaltung beauftragt wirst, die mehrere Häuser und Wohnungen verwaltet. Ein Klick auf das Feld offenbart alle Objekte, die Du für den ausgewählten Kunden in deiner Kundendatenbank hinterlegt hast.

Auf diese Weise vermeidest Du zudem automatisch Zahlendreher oder sonstige Malheure, die sich im stressigen Betriebsalltag gerne mal einschleichen.

Die Objektadresse taucht nicht im Menü auf, nachdem Du auf das Feld geklickt hast? Stelle sicher, dass Du die Objektadresse in der Kundenverwaltung hinterlegt hast. Mehr über die Kundenverwaltung erfährst Du im Artikel. Eine genaue Anleitung, wie Du mehrere Objektadressen für denselben Kunden hinterlegst, erhältst Du im Support Artikel.

Das Beschreibung-Feld ist besonders für die Vorbereitung der Arbeitsbericht Vorlage im Büro nützlich, denn hier hast Du Platz, um deinen Kolleg:innen vor Ort schon mal kurz zusammenzufassen, was es voraussichtlich zu tun gibt. Selbstverständlich kannst Du hier Notizen aller Art zum Auftrag hinterlegen.

Über das Mitarbeiter-Feld teilst Du Kolleg:innen via dem Arbeitsbericht für den Auftrag ein. Sobald Du einen oder mehrere deiner Kolleg:innen ausgewählt hast, erhalten diese eine Push-Benachrichtigung über den neuen Termin und können mit einem Klick in der App das intelligente Dokument einsehen. Alle nötigen Informationen sind damit auf einen Blick ersichtlich und dein Team weiß, wo es hin muss und was es zu tun gibt.

Zu Beginn, wenn Du die neue Arbeitsbericht Vorlage für deinen Kollegen vorbereitest, hast Du die Option, Preise entweder ein- oder auszublenden.

Wirst Du beispielsweise von einer Hausverwaltung beauftragt, eine Reparatur bei einer Mietpartei durchzuführen, muss zwar einer der Mieter:innen den Arbeitsbericht unterschreiben, Einsicht in die Preise bekommen die Bewohner der Wohnung aber nicht. Sie unterschreiben dann lediglich den unbepreisten Arbeitsbericht, die Rechnung mit den Kosten erhält die Hausverwaltung.
Deine Leistungen fügst Du in beiden Fällen auf die gleiche Weise ein:
Über das Feld “Leistungen” greifst Du auf deine Leistungsdatenbank zu und fügst die erbrachten Leistungen, die benötigten Materialien und andere Posten, wie zum Beispiel Anfahrtskosten oder einen Notdienst Aufschlag in deinen Arbeitsbericht ein.

Bei den verschiedenen Positionen trägst Du jeweils zusätzlich die Mengen ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Stückzahl, eine Zeitangabe oder einen beliebigen anderen Wert handelt. Das Programm rechnet für dich, wie hoch der Kostenpunkt jeder einzelnen Position ist.

Spezifisch aus der App heraus, hast Du die Möglichkeit, vor Ort Bilder aufzunehmen und diese unmittelbar dem Arbeitsbericht hinzuzufügen. Auf diese Weise erleichterst Du die Dokumentation und hast in Reklamationsfällen eine bessere Möglichkeit, den Sachverhalt zu bewerten, auch, wenn Du selbst nicht vor Ort warst.
Wähle in der Arbeitsbericht Vorlage in der App einfach via dem großen Pluszeichen den Kamera-Knopf.

Erstellst Du aus dem Arbeitsbericht ein PDF, hast Du die Möglichkeit, die Bilder anzufügen. Nehme die Bilder deshalb aber immer im Querformat auf, das Programm passt die Formatierung automatisch an die Größe einer normalen A4 Seite an. Im Hochformat kann es sein, dass das Bild eine komplette Seite einnimmt, abhängig von der originalen Bildgröße, im Querformat passiert das nicht.

Ist die Arbeit vor Ort getan, lässt Du dir den Arbeitsbericht von deiner Kund:in digital gegenzeichnen. Dafür musst Du das Dokument zuerst festschreiben. Ab diesem Zeitpunkt sind keine Änderungen mehr möglich, achte also darauf, dass alles seine Richtigkeit hat.

Erst nachdem Du das Dokument festgeschrieben hast, erscheint das Unterschriften Feld. Dank Cloud-Technologie ist das gegengezeichnete Dokument unmittelbar im Büro verfügbar.

Nach getaner Arbeit steht dir der Arbeitsbericht unmittelbar im Büro zur Verfügung. MIt einem Klick machst Du aus dem fertigen Bericht eine Rechnung. Klicke dazu einfach den gelben Knopf oben rechts zu Beginn des Dokuments.

Mehrere Arbeitsberichte in eine Rechnung zusammenfassen

Du kannst mehrere Arbeitsbericht zu einer Rechnung zusammenfassen. Erstelle aus dem ersten Arbeitsbericht wie gewohnt eine Rechnung. Klicke im Rechnungsdokument den Import Knopf oben rechts in der Aktionsknopf Leiste.

Im Anschluss öffnet sich das Bedienfeld, über das Du beliebig viele Aufträge und Arbeitsberichte der ausgewählten Kund:in zur bestehenden Rechnung hinzufügen kannst.