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Handwerkersoftware: die 8 häufigsten Fragen & Antworten

Handwerkersoftware Handwerkersoftware gibt es so viel wie Sand am Meer. Wie findest Du die beste Handwerkersoftware für Dich und Deinen Betrieb? Was bedeutet Digitalisierung für einen Handwerksbetrieb und was hat die Cloud damit zu tun? Hier wollen wir Dir auf diese und andere Fragen unsere Perspektive zeigen. Welches Potential steckt in moderner und Cloud-basierter Handwerker-Software? Und vor allem wie kann das Werkzeug Handwerkersoftware Dir Dein Leben einfacher machen.

Inhaltverzeichnis

  1. Woran erkenne ich gute Digitalisierung?
  2. Welche Vorteile bietet Cloud-basierte Handwerkersoftware?
  3. Welche Probleme können entstehen, wenn mehrere Handwerkersoftwares im Einsatz sind?
  4. Wie finde ich die beste Handwerkersoftware für meinen Handwerksbetrieb?
  5. Kann ich die Daten aus meiner aktuellen Handwerkersoftware übernehmen?
  6. Warum sollten alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf meine Handwerkersoftware haben?
  7. Wie kann ich in meinem Handwerksbetrieb die Software erfolgreich umstellen?
  8. Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Umstellung?

Woran erkenne ich gute Digitalisierung?

Digitalisierung ist zu einem geflügelten Wort geworden, aber was bedeutet es eigentlich? Reicht der Einsatz einer Handwerkersoftware? Du kennst sicherlich noch die Straßenkarten, die vor dem Einsatz von Maps überall im Einsatz waren. Durch die Digitalisierung kamen viele neue Funktionen in die digitalen Karten:

Die App weiß wo Du Dich befindest und erlaubt Dir so Navigation.

  • Du kannst Restaurants oder Geldautomaten in deiner Nähe finden.
  • Du kannst in die Karte hinein oder herauszoomen.
  • Du kannst Satellitenbilder oder Verkehrsaufkommen einblenden.

Bei der Digitalisierung wurden also nicht die alten Karten eins zu eins abgebildet, sondern viele neue Funktionen eingebaut, die Dir das Leben erleichtern. Für uns bedeutet Digitalisierung das Lösen eines Problems unter Einsatz modernster Technologien.

So passieren viele spannende Dinge, wenn alle Mitarbeiter:innen via App Zugriff auf die Handwerker Software für sie relevanten Funktionen haben, oder einfach die Arbeitszeiten auf einen Auftrag erfassen können.

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Welche Vorteile bietet Cloud-basierte Handwerkersoftware?

Handwerkersoftware Cloud Genau wie Digitalisierung ist die Cloud zu einem Modewort geworden. Aber warum heißt es überhaupt Cloud? Informatiker haben in technischen Zeichnungen das Internet immer mit einer Wolke (englisch Cloud) veranschaulicht.

Das soll bedeuten, dass Zugriff auf Daten und Funktionen über das Internet funktioniert. Steht bei Cloud Software der Computer einfach nur woanders? Nein - es ergeben sich ganz neue Möglichkeiten:

Viele von Euch sind es wahrscheinlich gewohnt, dass die Handwerkersoftware auf einem Computer im Büro installiert ist - vielleicht hat sogar ein IT-Spezialist einen eigenen Server für Euch installiert. Das bedeutet aber auch viel Arbeit für Euren Betrieb.

Die Software muss aktualisiert werden, Sicherheitskopien erstellt werden und wenn es schlecht läuft habt Ihr sobald ihr das Büro verlasst keinen Zugriff mehr auf Eure Daten.

Bei Cloud Software kümmert sich Eurer Anbieter um all die Probleme: Keine Installation oder Updates mehr, keine eigene Hardware kaufen und das Beste ist: Überall, wo Ihr Internet und einen Browser habt, habt Ihr Zugriff auf alle Eure Daten.

Homeoffice ist für Bürokräfte also kein Problem mehr. Aber es passiert noch etwas Spannendes: Ihr könnt all Euren Mitarbeiter:innen Zugriff auf die Daten geben, die für sie interessant sind. So kann ein:e Mitarbeiter:in das Aufmaß bei einem Kunden erstellen und Fotos dazu hochladen., Ssobald er oder sie fertig ist, kann das Büro nahtlos am Angebot weiterarbeiten.

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Welche Probleme können entstehen, wenn mehrere Handwerkersoftwares im Einsatz sind?

Du kennst sicherlich die Situation: Deine Kommunikation mit Deinen Kolleg:innenen hast Du im Messenger. Die Angebote befinden sich zu Hause auf dem Computer. Die Kommunikation mit dem Kunden findest du in deinem E-Mail Programm.

Für Arbeitszeiten hast Du vielleicht eine App im Einsatz oder sogar noch einen Zettel. Leistungsverzeichnisse werden ausgedruckt. Das Aufmaß ist in Deinem Notizbuch. So sind die gesamten Informationen überall verteilt und wenn Du den Verlauf eines Projektes nachvollziehen willst, bist Du die meiste Zeit mit Suchen beschäftigt.

Dieses Problem wird auch als Informationsinseln oder Informationssilos bezeichnet. Unser Ansatz ist es daher, alle Informationen an einem Ort zur Verfügung zu haben. Du musst nicht mehr nachdenken, wo sich was befindet, sondern hast alles auf einen Blick und das dank mittels Cloud-Technologie von überall aus.

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Wie finde ich die beste Handwerkersoftware für meinen Handwerksbetrieb?

Jeder Handwerksbetrieb ist individuell und nur weil eine Handwerkersoftware gut für einen Betrieb ist, heißt es noch lange nicht, dass diese Software auch für Deinen Betrieb gut ist. Daher lautet der wichtigste Tipp: Testen, testen und nochmals testen. Lass Dir ein kostenloses und unverbindliches Testkonto geben.

Spiele Deine täglichen Abläufe einmal durch. Wie einfach ist es, ein Angebot zu erstellen? Wo finde ich die Nachkalkulation? Kann ich GAEB einlesen oder Bestellungen mittels IDS Connect auslösen? Wie einfach ist die Zeiterfassung? Kann ich kumulierte Rechnungen erstellen? Nur durch einen intensiven Test kannst Du ermitteln, ob eine Handwerkersoftware Deine Probleme löst. Denn genau das ist die Aufgabe von guter Software: Sie löst Deine Probleme und macht Dir das Leben leichter. Schreibe Dir beim Testen am besten Fragen auf und lass Dich von deinen potentiellen Anbietern beraten, wie Du welches Problem löst.

Übrigens, wenn Du hier klickst, kannst Du das Programm kostenlos und unverbindlich testen und hier kannst Du einen kostenlosen Beratungstermin buchen, bei dem wir alle Deine Fragen beantworten.

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Kann ich die Daten aus meiner aktuellen Handwerkersoftware übernehmen?

Beim Start mit einer neuen Handwerkersoftware stellt sich schnell die Fragekommt sehr schnell das Problem auf, wie ich meine bisherigen Daten mitnehme. Unserer Erfahrung nach gehen die Handwerksbetriebe damit unterschiedlich um.

Die einen wollen alle Daten mitnehmen, die anderern sehen die neue Software als Chance, einmal die Daten auszumisten und nur das mitzunehmen, was wirklich von Belang ist. Wir unterstützen Euch bei beiden Wegen. Solange Eure Software einen Export der Daten in zum Beispiel Excel oder CSV erlaubt, können wir in der Regel diese Daten auch einlesen und Euch in dem Programm zur Verfügung stellen.

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Warum sollten alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf meine Handwerkersoftware haben?

Handwerkersoftware auf Tablet und Smartphone Vielleicht ist das eine größere Umgewöhnung: Moderne, Cloud-basierte Software erlaubt den Zugriff für Deine gesamte Belegschaft. Wichtig hier ist aber, dass Du präzise Kontrolle darüber hast, wer welche Informationen sehen kann.

Auch hier ist jeder Handwerksbetrieb unterschiedlich: Wer kalkuliert die Angebote, wer macht den Vertrieb und was sollen die Mitarbeiter:innen sehen? Es hat viele Vorteile, wenn alle im Betrieb Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben.

Die Kalkulation bleibt vielleicht Chefsache, aber wenn die Mitarbeiter mittels App Zugriff auf das Leistungsverzeichnis haben, ist auch klar, was vereinbart und was ein Nachtrag ist.

Außerdem können die Mitarbeiter:innen mittels App Fotos direkt in Kunden oder Projektmappen hochladen. Mit der Zeiterfassung auf den Auftrag landen die Zeiten direkt in der Nachkalkulation und gleichzeitig im Stundenkonto.

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Wie kann ich in meinem Handwerksbetrieb die Software erfolgreich umstellen?

Häufig erleben wir, dass Betrieben eine Handwerkersoftware gefällt, aber die Umstellung als Zeitraub betrachtet wird. Das ist verständlich- immerhin ist die Vorstellung, dass der Betrieb weiterläuft, während Angebote und Rechnungen geschrieben werden sollen und die Belegschaft terminiert werden muss während einer Softwareumstellung erst einmal fremdes Territorium.

So bleiben einige dabei, weitere Jahre Ihre alte Software oder Softwares zu benutzen, tragen Informationen doppelt oder gar nicht ein und vergessen aus Gewohnheit, wie viel Zeit diese Doppelarbeiten, die Nachträge, das Suchen, Nachschauen und das Fehlen von Zusammenhängen generiert.

Und dabei haben wir die Zeitersparnis beim mobilen Arbeiten noch nicht einmal eingeplant. Auf Dauer ist die Umstellung also die richtige Wahl, um die Effizienz im Betrieb zu steigern und die gewonnene Zeit für wichtigere Dinge zu verwenden.

Wie passiert ein Softwarewechsel? Eine Softwareumstellung sollte je nach Größe des Betriebs ausführlich von Spezialist:innen betreut werden. Über unsere Einrichtungspakete erhältst Du den Support, den Du brauchst. In einem Betrieb mit bis zu 15 Mitarbeiter:innen reicht häufig eine Betreuung und eine Schulung der Mitarbeiter:innen- hierüber hinaus kannst Du Dir auch feste Ansprechpartner:innen aus unserem Support-Team hinzuholen, welche Dich über die Lebenszeit mit dem Programm hinaus betreuen.

Bei größeren Betrieben stellen wir einen Onboarding-Plan zur Verfügung, den unsere Spezialist:innen mit Dir gemeinsam besprechen und ausführen- So wird von Büro-Mitarbeiter:innen über Meister bis hin zu den Lehrlingen jeder in dem geschult, was seinen/ihren Alltag bestimmt.

Die Datenübertragung ist leicht- nachdem Du eine Datensicherung Deiner vorherigen Software gezogen hast, kannst Du uns über das passende Einrichtungspaket Kundenstamm, Artikelstamm (.csv) und Datanorm-Dateien Deiner Großhändler zukommen lassen- wir übernehmen dann den Rest. So hast Du bereits ein bequem befülltes System, aus dem Du direkt starten kannst zu arbeiten.

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Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Umstellung?

In einem gut laufenden Betrieb fehlt häufig die Zeit, um eine neue Software einzuführen oder eine bestehende zu wechseln- das kennst Du sicherlich auch. So entscheiden sich viele Neugründer:innen, direkt zu Beginn mit der passenden Handwerkersoftware zu starten. Der Glaube, dass man einen Wechsel nur zum Jahreswechsel vornehmen kann, hat sich inzwischen längst als falsch erwiesen- häufig genug kommt es gar nicht zur Umstellung, weil es auch hier dank Jahresabschlüssen meist an Zeit mangelt.

Der richtige Zeitpunkt ist also der, in dem Dir bewusst wird, dass Du und Dein Handwerksbetrieb Zeit einsparen könnt. Dank der ausführlichen Betreuung wird Dein Mehraufwand im Wechsel gelindert, so dass Dein Alltagsgeschäft ohne Probleme parallel laufen kann.

Die kurze Phase der Umgewöhnung ist schnell vorbei, sobald man seine ersten Arbeitsberichte auf dem Tablet unterschrieben bekommt und nach einem Klick Arbeitsbericht samt Rechnung einfach so verschicken kann. Höre am Besten auf Dein Gefühl, probiere die passende Handwerkersoftware aus und lasse Dir von unseren Digital Berater:innen die Software vorstellen- dann ist der erste Schritt in eine Zukunft mit weniger Nacharbeiten bereits getan!

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Das Programm in der Presse:

Handwerk magazin digital spezial
bauhandwerk das Profimagazin für Ausbau, Neubau und Sanierierung Ausgabe 1-2/2021
Malerblatt: Software So einfach wie möglich
Digitalisierung als Chance für das Handwerk Tipps
BM EDV-Magazin Software und IT-Praxis
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dds das Magazin für Möbel uns Ausbau
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