Fehler Nr. 1: eine PDF mit einer E-Rechnung verwechseln
Der wohl häufigste Irrtum: Eine Rechnung kommt per E-Mail als PDF – also ist sie eine E-Rechnung. Nicht unbedingt. Eine normale PDF enthält die Rechnungsdaten lediglich als sichtbare Darstellung. Eine E-Rechnung enthält sie zusätzlich in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format.
Woran erkennst du eine E-Rechnung?
Ein einfacher Blick auf die Dateiendung reicht oft schon aus. Handelt es sich nämlich um eine XML-Datei, hast du eine XRechnung vor dir liegen und damit eine E‑Rechnung.
Beim ZUGFeRD‑Format sieht die Sache schon komplizierter aus. Sie ist ebenfalls eine E‑Rechnung. Der Unterschied zu einer gewöhnlichen PDF‑Rechnung ist allerdings nicht auf den ersten Blick erkennbar, da die Rechnung wie eine gewöhnliche PDF aussieht. Hier musst du prüfen, ob strukturierte Daten eingebettet sind.
Der einfachste Weg geht über eine geeignete Software, die E-Rechnungen erkennen und im besten Fall auch direkt verarbeiten kann, damit du mit den Daten auch etwas anfangen kannst.
Fehler Nr. 2: Die XML-Datei einfach ignorieren
Eine E-Rechnung kann auf den ersten Blick weniger übersichtlich wirken als eine klassische Rechnung. Besonders bei einer XML-Datei fehlt die gewohnte Darstellung mit Logo, Positionen und Rechnungsbetrag.
Das kann dazu verleiten, die XML-Datei als „technischen Anhang“ zu betrachten und stattdessen nur eine sichtbare Darstellung der Rechnung aufzubewahren.
Genau das solltest du vermeiden.
Die XML enthält die strukturierten Rechnungsdaten. Also genau die Informationen, die eine E-Rechnung als solche ausmachen. Wird nur eine zusätzliche Darstellung gespeichert und der strukturierte Datensatz verworfen, kann damit ein wesentlicher Bestandteil der E-Rechnung verloren gehen.
So vermeidest du den Fehler
Behandle die strukturierte Datei nicht wie einen beliebigen Anhang. Sie gehört zum Rechnungsprozess und sollte entsprechend verarbeitet und aufbewahrt werden.
Das gilt auch dann, wenn du die Rechnung in deiner Software bereits bequem lesen kannst. Lesbarkeit und Aufbewahrung sind zwei unterschiedliche Dinge.
Fehler Nr. 3: E‑Rechnungen manuell abtippen
Eine weitere Fehlerquelle entsteht, wenn die Daten aus einer E-Rechnung zwar digital vorliegen, anschließend aber trotzdem von Hand in ein anderes System übertragen werden.
- Rechnungsnummer,
- Rechnungsdatum,
- Lieferant,
- Betrag oder
- einzelne Positionen
abzutippen kostet nicht nur Zeit. Jede manuelle Übertragung bringt auch das Risiko von Tippfehlern mit sich.
Gerade im Handwerksbetrieb, wo Rechnungen und Belege neben Baustellen, Kundenanfragen und laufenden Aufträgen verarbeitet werden müssen, ist das unnötiger Aufwand.
So vermeidest du den Fehler
Auch hier ist die Nutzung einer Software, die strukturierte E-Rechnungen verarbeiten und die darin enthaltenen Daten automatisch übernehmen kann, die beste Lösung.
Mit unserem Programm speziell für Handwerker kannst du E-Rechnungen direkt empfangen. Die enthaltenen Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und für den Ausgabenprozess übernommen. Auch XML-Dateien, wie sie beispielsweise bei einer XRechnung zum Einsatz kommen, können verarbeitet werden.
Die Rechnung muss dadurch nicht mehr vollständig von Hand erfasst werden. Das spart Zeit und reduziert gleichzeitig eine typische Fehlerquelle bei der manuellen Übertragung.
Noch praktischer: Die erfassten Eingangsrechnungen können dank KI direkt dem passenden Auftrag zugeordnet werden. Dadurch fließen die Kosten auch in die Nachkalkulation ein, ohne dass du sie an anderer Stelle erneut erfassen musst.
So wird aus der E-Rechnung nicht einfach nur ein digitales Dokument, sondern ein automatisierter Teil deines Büroprozesses.
Fehler Nr. 4: E-Rechnungen im E-Mail-Postfach liegen lassen
„Die Rechnung liegt ja noch in meinem Postfach“ klingt nach einer einfachen und schnellen Lösung. Für einen geregelten Rechnungsprozess reicht das allerdings nicht aus.
Im Arbeitsalltag sammeln sich schnell zahlreiche Nachrichten an. Rechnungen werden weitergeleitet, E-Mails werden gelöscht oder sind später nur schwer wiederzufinden. Dazu kommt: Eine E-Mail ist nicht dasselbe wie ein strukturierter Archivierungsprozess.
So vermeidest du den Fehler
Eine E-Rechnung sollte nach dem Eingang in den vorgesehenen betrieblichen Prozess übernommen werden. Lege also fest, was mit einer E-Rechnung passiert, sobald sie im Betrieb eintrifft:
Eingang → Prüfung → Verarbeitung → Ablage → Aufbewahrung
Idealerweise findet dieser Prozess möglichst digital statt. So musst du nicht überlegen, in welchem Postfach oder welchem Download-Ordner eine bestimmte Rechnung vor Monaten angekommen ist.
Gerade wenn mehrere Personen im Büro Rechnungen bearbeiten, sorgt ein zentraler Prozess dafür, dass Belege nicht verloren gehen oder doppelt verarbeitet werden.
Fehler Nr. 5: Die E-Rechnung ist verarbeitet und damit erledigt
Und der letzte Fehler: Eine Rechnung wurde importiert, bezahlt und an den Steuerberater übergeben. Also kann sie weg? Nein, auf keinen Fall!
Die Verarbeitung einer Rechnung und ihre gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung sind zwei unterschiedliche Dinge. Auch eine bereits bezahlte Rechnung muss entsprechend den geltenden Aufbewahrungsvorschriften von 8 Jahren aufbewahrt werden.
Das gilt ebenso für die Weitergabe an das Steuerbüro oder die Übertragung von Belegen an eine Buchhaltungslösung. Die Übergabe bedeutet nicht automatisch, dass damit jede Verantwortung für die eigene ordnungsgemäße Aufbewahrung entfällt.
So vermeidest du den Fehler
Denke den gesamten Lebenszyklus einer E-Rechnung mit. Die Rechnung ist also nicht in dem Moment „erledigt“, in dem das Geld überwiesen wurde.
Gerade deshalb ist es sinnvoll, die Rechnungsverwaltung möglichst in einem System abzubilden, anstatt einzelne Schritte über E-Mail, lokale Ordner, Papierablage und externe Programme zu verteilen.
Die E‑Rechnung ist erst der Anfang
Die E-Rechnung bringt also primär eines mit sich: Rechnungsdaten liegen bereits digital und strukturiert vor. Diese Daten musst du also nicht mehr mühsam von einer Rechnung in die nächste Anwendung übertragen.
Die E‑Rechnung kann demnach der Ausgangspunkt für einen durchgängig digitalen und automatisierten Rechnungsprozess sein, was ihre größte Chance bzw. Stärke darstellt.
Statt eine Rechnung erst per E-Mail zu erhalten, Daten abzutippen, sie anschließend einem Auftrag zuzuordnen und später für die Buchhaltung wieder aufzubereiten, können viele dieser Schritte digital miteinander verbunden werden.
Mit einer passenden Handwerkersoftware wie dem Programm lassen sich E-Rechnungen nicht nur empfangen und verarbeiten. Die Rechnungsdaten können direkt in den Ausgabenprozess übernommen und Eingangsrechnungen mithilfe von KI dem passenden Auftrag zugeordnet werden. Die Kosten stehen dadurch auch für die Nachkalkulation zur Verfügung.
Und wenn dann noch Buchhaltungsschnittstellen wie der DATEV‑Datenservice zur Verfügung stehen, lässt sich der digitale Prozess darüber hinaus weiterführen. Belege und Buchungsdaten können an die Buchhaltung übergeben werden, ohne dass sie dafür erneut manuell erfasst werden müssen.
So wird aus der E-Rechnung mehr als nur ein neues Rechnungsformat: Sie wird zum Baustein für einen durchgängigen digitalen Prozess. Von der Rechnung über den Auftrag bis zur Buchhaltung.
Fazit: E-Rechnung richtig zu behandeln ist einfacher, als du denkst
Bei E-Rechnungen gibt es einige Stolperfallen. Die meisten davon lassen sich aber mit einem klaren Prozess und einer geeigneten Software vermeiden.
Wer seine Rechnungsprozesse möglichst digital abbildet, kann die E-Rechnung nicht nur rechtssicherer, sondern auch deutlich effizienter in den Arbeitsalltag integrieren.
Und genau darum sollte es bei Digitalisierung im Handwerk gehen: Nicht mehr Arbeit mit neuen digitalen Formaten, sondern weniger Aufwand durch bessere Prozesse.
Teil 7 „E-rechnungen im Handwerk regelkonform erstellen“ aus unserer Blogbeitragsreihe zur E-Rechnung folgt am Donnerstag, den 14.10.2026.
