E-Rechnung archivieren: Das Wichtigste auf einen Blick
Wenn du E-Rechnungen in deinem Handwerksbetrieb erhältst oder selbst verschickst, solltest du diese 6 Punkte beachten:
- E-Rechnungen müssen grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt werden.
- Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist im ursprünglichen, unversehrten Format erhalten bleiben.
- Die Rechnung muss nachvollziehbar, verfügbar und auswertbar bleiben.
- Eine einfache Ablage irgendwo auf der Festplatte ist nicht ausreichend.
- Bei einer hybriden E-Rechnung wie ZUGFeRD ist grundsätzlich der strukturierte Teil entscheidend. Der PDF-Teil muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen enthält.
Unser Tipp: Eine Software kann die Ablage, Zuordnung und spätere Suche deutlich vereinfachen.
Die gesetzlichen Anforderungen ergeben sich unter anderem aus § 14b UStG und den GoBD. Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD im Juli 2025 ausdrücklich um Regelungen zur Aufbewahrung von E-Rechnungen ergänzt.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Nach § 14b UStG müssen Unternehmer ein Doppel der ausgestellten Rechnungen und die erhaltenen Rechnungen 8 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Das bedeutet: Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 darf nicht einfach nach ein paar Monaten gelöscht werden, nur weil der Kunde bereits bezahlt hat.
Die Aufbewahrung betrifft dabei nicht nur klassische Papierrechnungen. Auch E-Rechnungen fallen unter die Aufbewahrungspflicht.
Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Sobald E-Rechnungen im täglichen Rechnungswesen angekommen sind, braucht es einen verlässlichen Prozess für deren Ablage und Aufbewahrung.
E-Rechnung richtig archivieren: Was muss erhalten bleiben?
Wie wir aus vorangegangenen Beiträgen zur R-Rechnung wissen, ist eine E-Rechnung mehr als eine Rechnung, die auf einem Bildschirm angezeigt werden kann. Entscheidend ist das strukturierte Datenformat.
Bei einer XRechnung liegt die Rechnung beispielsweise als strukturierter XML-Datensatz vor. Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine hybride Rechnung: Sie verbindet einen menschenlesbaren PDF-Teil mit einem strukturierten XML-Teil.
Für die Aufbewahrung gilt deshalb nicht einfach: „PDF herunterladen und fertig.“
Das BMF stellt klar, dass bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren ist, dass er während der gesamten Aufbewahrungsfrist unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Bei einer hybriden E-Rechnung wie ZUGFeRD muss der menschenlesbare Teil zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die im strukturierten Teil nicht enthalten sind. (Quelle: Bundesministerium der Finanzen)
Beispiel: ZUGFeRD-Rechnung
Du erhältst von einem Lieferanten eine ZUGFeRD-Rechnung. Auf den ersten Blick sieht die Datei wie eine normale PDF-Rechnung aus. Im Hintergrund enthält sie zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten. Der strukturierte Teil darf nicht verloren gehen. Einfach die Rechnung auszudrucken und den Ausdruck abzuheften, ersetzt die elektronische Aufbewahrung nicht.
Genau hier liegt einer der häufigsten Denkfehler bei der E‑Rechnung. Nur weil eine Rechnung für Menschen als PDF sichtbar ist, ist die PDF automatisch der komplette aufzubewahrende Datensatz.
E-Rechnungen ordnungsgemäß archivieren: Was bedeutet GoBD-konform?
Bei der elektronischen Archivierung spielen die GoBD eine zentrale Rolle. Sie beschreiben die Anforderungen an die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen.
Für die Praxis eines Handwerksbetriebs sind 3 Dinge wichtig:
1. Unverändert
Die archivierte Rechnung muss inhaltlich unverändert erhalten bleiben. Nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein.
2. Nachvollziehbar
Es muss nachvollziehbar sein, woher eine Rechnung stammt und wie sie verarbeitet wurde. Die Archivierung sollte deshalb nicht zu einer Sammlung beliebiger Dateien ohne Zusammenhang werden.
3. Verfügbar und auswertbar
Die Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und bei Bedarf lesbar bzw. maschinell auswertbar, sein.
Das BMF hat 2025 ausdrücklich klargestellt, wie diese Grundsätze bei strukturierten E-Rechnungen anzuwenden sind. Bei empfangenen strukturierten Datensätzen wie E-Rechnungen kommt es auf die inhaltliche Übereinstimmung an.
Reicht ein Ordner auf dem Computer zum E-Rechnung-Archivieren?
Ein Ordner mit dem Namen „E-Rechnungen 2026“ ist schnell angelegt. Für einen wachsenden Handwerksbetrieb ist das aber selten eine gute langfristige Lösung.
Stell dir vor, du suchst in 3 Jahren eine bestimmte Lieferantenrechnung. Weißt du dann noch, ob sie im Download-Ordner, im E-Mail-Postfach, auf dem Server oder auf dem Rechner des Büros liegt?
Hinzu kommt: Eine Datei einfach abzuspeichern beantwortet noch nicht die Frage, wie ihre Unverändertheit, Zuordnung und Verfügbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer sichergestellt werden.
Das bedeutet nicht, dass jede E-Rechnung zwingend in einem speziellen Dokumentenmanagementsystem liegen muss. Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems nicht automatisch einen Verstoß gegen § 14b UStG bedeutet. Entscheidend ist vielmehr, dass die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllt werden.
Für den Betriebsalltag ist eine geeignete Software trotzdem häufig der deutlich einfachere Weg.
E-Rechnung archivieren mit einer Software: Weniger Suchen, weniger Übertragungsarbeit
Eine passende E-Rechnung-Software beziehungsweise Handwerkersoftware kann mehrere Schritte miteinander verbinden:
Eingang → Prüfung → Zuordnung → Buchhaltung → Archivierung
Damit landet die Rechnung nicht an beliebiger Stelle zwischen E-Mail-Postfach und Downloads, sondern wird direkt im vorgesehenen Prozess verarbeitet.
Das ist gerade bei vielen Eingangsrechnungen ein Vorteil. Denn neben der eigentlichen Rechnung müssen im Handwerksbetrieb häufig auch Lieferant, Auftrag, Projekt und Kostenstelle berücksichtigt werden.
Eine gute Lösung sollte deshalb nicht nur E-Rechnungen anzeigen können. Sie sollte sie in den bestehenden Rechnungs- und Buchhaltungsprozess integrieren.
E‑Rechnung clever archivieren mit dem Programm
Mit unserem Programm wird die Verarbeitung von E-Rechnungen direkt in den Arbeitsablauf integriert. Im Pro-Paket können Rechnungen etwa automatisch aus einem verknüpften E-Mail-Postfach übernommen werden. Die integrierte KI erkennt wichtige Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer sowie Netto- und Bruttobetrag und kann anhand einer Auftragsnummer auch den passenden Auftrag erkennen und die Kosten zuordnen.
So landet die E-Rechnung nicht nur im System, sondern wird direkt dem richtigen Vorgang zugeordnet. ZUGFeRD- und XRechnungen können verarbeitet und für die weitere Buchhaltung vorbereitet werden.
Die KI übernimmt dabei die Erkennung sowie die Zuordnung und die Software sorgt für die strukturierte Verwaltung und Aufbewahrung der Rechnung.
Checkliste: Wie archiviere ich E-Rechnungen richtig?
Für den Alltag im Handwerksbetrieb lässt sich daraus eine einfache Vorgehensweise ableiten:
✓ E-Rechnung empfangen
Die Rechnung kommt beispielsweise per E-Mail oder über einen anderen elektronischen Übermittlungsweg.
✓ Rechnung prüfen
Bei strukturierten E-Rechnungen sollten die enthaltenen Daten verarbeitet und – soweit erforderlich – validiert werden.
✓ Originaldaten erhalten
Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
✓ Rechnung zuordnen
Lieferant, Projekt, Auftrag und gegebenenfalls Kostenstelle sollten eindeutig zugeordnet werden.
✓ Buchhaltung vorbereiten
Die erforderlichen Daten können an die Buchhaltung beziehungsweise über eine entsprechende Schnittstelle an DATEV übergeben werden.
✓ Geordnet aufbewahren
Die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar, nachvollziehbar und unverändert erhalten bleiben.
Mit einer geeigneten Software lassen sich mehrere dieser Schritte miteinander verbinden. Das reduziert manuelle Übertragungen und sorgt dafür, dass Rechnungen nicht an verschiedenen Stellen im Betrieb verschwinden.
Fazit: E-Rechnungen archivieren muss kein zusätzlicher Papierkram sein
Die E-Rechnung soll Prozesse digitalisieren und vereinfachen. Das funktioniert allerdings nur dann, wenn der digitale Prozess auch nach dem Rechnungseingang konsequent weitergeführt wird.
Für Handwerksbetriebe bedeutet das vor allem: E-Rechnungen nicht einfach herunterladen, irgendwo speichern und vergessen. Der strukturierte Rechnungsdatensatz muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben und der gesamte Prozess sollte nachvollziehbar organisiert sein.
Eine Handwerkersoftware kann dabei helfen, E-Rechnungen direkt in die bestehenden Abläufe einzubinden. Im Programm lassen sich ZUGFeRD- und XRechnungen empfangen, Rechnungsdaten automatisch übernehmen, Eingangsrechnungen Aufträgen zuordnen und die Belege für die weitere Buchhaltung vorbereiten.
So wird aus der E-Rechnung nicht der nächste digitale Ablageort, sondern ein Bestandteil eines durchgängigen Prozesses – von der Rechnung im Postfach bis zur Buchhaltung und Nachkalkulation.
Weiterführende Informationen
Teil 6 „5 typische Fehler bei der E-Rechnung und wie du sie vermeidest“ aus unserer Blogbeitragsreihe zur E-Rechnung folgt am Donnerstag, den 08.10.2026.
