Das Familienunternehmen mit Sitz in Puchenau verzeichnete seit 2023 eine stark steigende Nachfrage nach Lüftungs- und Klimatechnik. Gleichzeitig wurden interne Strukturen modernisiert und der Betrieb in eine GmbH umgewandelt.
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4048 Puchenau
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Für die Geschäftsführer Daniel und Philipp Hörtenhuber war klar: Wenn das Unternehmen weiter wachsen soll, müssen auch die Abläufe im Büro professioneller werden. Als Ziel galt nicht nur, fachlich zu überzeugen, sondern auch organisatorisch moderner aufgestellt zu sein.
Eigentlich ging es nur um die Nachkalkulation
Die Suche nach einer neuen Software begann mit einem konkreten Problem. Die Nachkalkulation war aufwendig, wenig transparent und lieferte wichtige Erkenntnisse erst dann, wenn ein Auftrag bereits abgeschlossen war. Gesucht wurde deshalb zunächst eine Lösung, die genau diesen Bereich verbessert.
Doch während der Recherche wurde schnell deutlich, dass moderne Handwerkersoftware deutlich mehr leisten kann.
Eine Software für alle Bürotätigkeiten – Angebot, Abrechnung, Zeiterfassung und Nachkalkulation – wurde durch das Programm möglich. Besonders interessant war für Hörtenhuber, dass gleich mehrere bestehende Systeme ersetzt werden konnten. Statt mit drei verschiedenen Programmen zu arbeiten, laufen heute sämtliche relevanten Büroprozesse in einer zentralen Lösung zusammen.
Viele Arbeitsschritte, die früher manuell erledigt werden mussten, laufen inzwischen automatisch im Hintergrund.
Endlich sehen, wie ein Auftrag wirklich läuft
Der größte Gewinn zeigte sich genau dort, wo die Suche begonnen hatte: in der Nachkalkulation.
Arbeitszeiten, Materialverbrauch und erledigte Leistungen werden automatisch den jeweiligen Projekten zugeordnet und laufend ausgewertet. Dadurch entsteht ein aktuelles Bild der Wirtschaftlichkeit – nicht erst nach Abschluss eines Projekts, sondern während der laufenden Arbeiten.
„Diese Übersicht ist für uns sehr wertvoll. Denn mit ihr können wir den Auftrag nicht erst nachträglich, sondern schon während der Durchführung auf betriebswirtschaftlicher Ebene bewerten und gegebenenfalls gegensteuern.“ – Daniel Hörtenhuber
Gerade bei größeren Projekten schafft das deutlich mehr Sicherheit. Statt erst Wochen später festzustellen, dass eine Kalkulation nicht aufgegangen ist, können Abweichungen früh erkannt und Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden.
Weniger Papier. Weniger Übertragungsfehler. Weniger Rückfragen.
Die neue Arbeitsweise wirkt sich inzwischen auf nahezu alle Bereiche des Unternehmens aus.
Arbeitszeiten werden digital erfasst, Stundenzettel entfallen. Materialverbräuche und Leistungspositionen stehen zentral zur Verfügung. Wiederkehrende Leistungen können über Vorlagen genutzt werden, ohne jedes Mal neu angelegt werden zu müssen. Auch die Rechnungserstellung läuft deutlich schneller.
Da alle relevanten Daten bereits im System vorhanden sind, können Rechnungen unmittelbar nach Abschluss eines Auftrags erstellt werden. Das spart nicht nur intern Zeit, sondern macht auch beim Kunden einen professionellen Eindruck. Schnelle Auskünfte, transparente Aufwände und zeitnahe Rechnungen sorgen für Vertrauen – und häufig auch für Folgeaufträge.
Flexibilität war ein entscheidender Faktor
Während der Einführung der Software befand sich Hörtenhuber mitten in einer Wachstumsphase. Wie viele Mitarbeiter künftig mit dem System arbeiten würden, ließ sich damals noch gar nicht genau abschätzen. Deshalb war die Sorge groß, sich mit einer Lösung langfristig einzuschränken. Diese Bedenken verschwanden jedoch schnell.
„Mit einem Anruf konnten wir direkt klären, dass jederzeit auf Veränderungen in unserer Mitarbeiterzahl reagiert werden kann. Diese Flexibilität kam unserer eigenen Arbeitsweise sehr entgegen.“
Denn genauso wie sich Märkte verändern, verändert sich auch ein wachsender Handwerksbetrieb.
Eine Software muss diese Entwicklung unterstützen – nicht ausbremsen.
Das Fazit: Mehr Überblick, weniger Verwaltungsaufwand
Was als Suche nach einer besseren Nachkalkulation begann, entwickelte sich bei Hörtenhuber zu einer vollständigen Modernisierung der Büroarbeit.
Heute arbeitet das Unternehmen mit deutlich mehr Transparenz, weniger doppelten Arbeitsschritten und einer wesentlich besseren Übersicht über laufende Projekte. Vor allem aber hat die Umstellung gezeigt, dass Digitalisierung nicht bedeutet, bestehende Prozesse einfach nur digital abzubilden.
Sie bietet die Möglichkeit, Abläufe grundlegend zu vereinfachen. Für Daniel und Philipp Hörtenhuber hat sich genau das bestätigt: mehr Wachstum, mehr Professionalität und gleichzeitig weniger Aufwand im Büro.
Oder anders gesagt: Die Nachfrage nach ihren Leistungen ist gestiegen. Gut, dass die internen Prozesse dabei mithalten können.
