Die Software vom Handwerk fürs Handwerk

Weniger Zeit im Büro -
mehr Zeit beim Kunden

Die Software
so mobil wie das Handwerk

1. Einführung das Programm

Dieses Video gibt Euch einen ersten Eindruck:

  • Nutzung via Browser auf allen Endgeräten (Windows-, Apple- und Google-PC, Tablet´s und Smartphones IOS und Android)
  • Stündliche Sicherung auf einem deutschen Server
  • GoBD- und DSVGO-konforme Datenhaltung
  • Mitarbeiter-Rechte frei einstellbar
  • Integrierte Zeiterfassung für Mitarbeiter und Aufträge
  • Intuitive Bedienung
  • Chat- und Fotofunktion auftragsbezogen
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2. Vom Aufmaß zum Angebot

Dieses Video zeigt Euch, wie Ihr von einem Aufmaß zum Angebot kommt. Somit kann ein Mitarbeiter vor Ort die Aufmaße erfassen, die sofort im Büro (oder ggf. auf dem Tablet oder PC beim Kunden, sofern notwendig) in ein Angebot umgewandelt werden können.

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3. Chat

DAS PROGRAMM bringt ALLES zusammen, was vorher einzeln war, in EINER Anwendung: Angebote und Rechnungen auf dem PC, Kommunikation im Messenger, Zeiterfassung auf dem Papier und Bilder auf dem Handy....

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, alle diese Inseln zusammenzuführen. Deshalb bieten wir einen Projektchat, der andere, häufig nicht sichere Messenger-Dienste (speziell whatsapp...) für den Betrieb überflüssig macht. Aus einem Projekt wird automatisch eine Chat Gruppe, über die alle beteiligten Mitarbeiter Nachrichten austauschen können. So ist auch im Nachgang noch klar, was wem und wann bei einem Projekt alles passiert ist. Bilder können zu jedem Dokumenttyp erfasst werden und stehen allen Mitarbeitern überall zur Verfügung.

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4. Zeiterfassung, Vor- und Nachkalkulation

Dieses Video zeigt Euch, wie einfach Angebotskalkulation, IST-Zeiterfassung und die Nachkalkulation ineinandergreifen. Mittels App erfasste Zeiten werden einem Auftrag zwecks Nachkalkulation zugeordnet. Die Summer der monatlichen Stunden steht als Export für die Lohnbuchhaltung zur Verfügung.

Eingangsrechnungen können zum Auftrag erfasst werden, auch mit Splitfunktion. Damit kann ich als Chef sofort sehen, wie erfolgreich der Auftrag abgearbeitet werden konnte.

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5. Zusammenarbeit zwischen Büro und Mobil

Beispiel: Meldung einer Störung - Arbeitsbericht/Serviceauftrag - Rechnung

Ruft der Kunde zum Beispiel wegen einer defekten Heizung an, kann das Büro einen Arbeitsbericht vorbereiten, telefonisch erfasste Informationen einpflegen und den Arbeitsbericht einem Mitarbeiter zuweisen. Der Mitarbeiter kann dann vor Ort erbrachte Leistungen erfassen, Fotos hinzufügen und die Unterschrift vom Kunden einsammeln. Im Büro geht es anschließend weiter, indem aus dem Arbeitsbericht direkt eine Rechnung erzeugt wird. Diese hier im Beispiel gezeigte Push Benachrichtigungen für einen Arbeitsbericht gibt es auch für diverse andere Dokumente wie das Aufmaß, den Termin, das Abnahmeprotokoll oder die Projektaufgabe. Alles lässt sich Mitarbeitern direkt zuweisen. Jeder zugeteilte Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung auf die App mit dem neuen Dokument.

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6. Vom Arbeitsbericht zur Rechnung

Mit Arbeitsberichten erlauben wir die Erfassung von Tätigkeiten, für die kein Angebot erstellt wurde. Typische Einsatzszenarien sind Reparaturtätigkeiten oder Nachträge. Mittels App werden Leistungen erfasst, Bilder aufgenommen und Unterschriften eingesammelt, aus denen dann im Büro sofort eine Rechnung generiert werden kann. Das ganze funktioniert auch Offline.

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7. Stundenkonten/Einsatzplanung

Jeder Mitarbeiter bekommt ggf. sein persönliches Wochenzeitarbeitsmodell, dies kann auch wechselnd geschehen, wenn z.B. im Sommer länger gearbeitet wird. Die Stundenkonten enthalten Urlaubs- und Überstundenberechnung, so dass auch Gleitzeitmodelle abbildbar sind.

Die mitarbeiterbezogenen Arbeitszeitmodelle enthalten die Sollarbeitszeiten. Diese werden dann mit den tatsächlichen erfassten Stunden abgeglichen, um die Überstunden/Fehlstunden zu berechnen. Diese Auswertungen gibt es auch als PDF und kann mit einem Klick an den Mitarbeiter per Email geschickt werden.

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8. Stückliste / Tiefenkalkulation

Eine Leistung kann mit einer Stückliste erstellt werden. Dazu können beliebig viele Materialien mit Menge, Verschnitt und Aufschlag hinterlegt werden. Weiterhin unterstützen wir diverse Lohngruppen, die wiederum mit Minuten und Aufschlag hinterlegt werden können. Um das Paket rund zu machen, erlauben wir auch die Einbeziehung von Fremdleistungen in die Stückliste. Stücklisten sind aber nicht an Leistungen gebunden. In einem Angebot oder Auftrag kann pro Position ebenso eine Stückliste hinterlegt werden. Ins Leistungsverzeichnis haben wir die Materialien und Arbeiten integriert und erzeugen im Anhang noch eine Pack/Einkaufsliste.

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9. Über 1.000.000 Leistungstexte von über 600 Herstellern

Wir haben ausschreiben.de für Euch integriert. Damit stehen Euch über 1.000.000 Leistungstexte von über 600 Herstellern zur Verfügung.

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10. GAEB Integration

Wir bieten das Importieren sämtlicher GAEB-Dateiformate (Formate 1990/2000/XML). Dann kann man entweder eine "Schnell-Bepreisung" durchführen oder eine positionsgenaue Kalkulation mit den eigenen Leistungsbausteinen erzeugen. Danach exportiert man die Datei als *.d84 (Formate 1990/2000/XML) Erhält man den Auftrag, wird einfach die *.d86 importiert, somit können keine Fehler passieren. Daraus erzeugt man dann ALLE Folgedokumente wie kumulierte Abschlagsrechnungen, ggf. direkt aus den Bautagebüchern, siehe die anderen Kapitel.

So wird die Zusammenarbeit mit Architekten oder öffentlichen Auftraggebern noch leichter.

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11. Bautagebuch

Ihr könnt aus einem Auftrag mehrere Bautagebücher erstellen und somit den Mitarbeitern die Aufgaben auf der Baustelle direkt zuweisen. Dazu einfach die Positionen aus dem Auftrag auswählen, an denen gearbeitet werden soll und diese dann einem Mitarbeiter zuteilen. Der bekommt das dann direkt auf das mobile Gerät. Vor Ort kann pro Position ein Aufmaß hinterlegt werden. Außerdem können Zeiten des Teams erfasst werden und auch Verbrauchsmaterialien und Fotos können hinzugefügt werden. Die Unterschriften vom Mitarbeiter und Kunden runden das Bautagebuch ab. Im Büro können dann sofort kumulierte Rechnungen aus den Bautagebüchern eines Auftrages erstellt werden.

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12. Projekt Management

Wir haben eine übersichtliche Darstellung aller Projekte erstellt, damit Ihr den Überblick behaltet. Weiterhin könnt Ihr eigene Projektzustände erstellen, um das Programm perfekt an die Prozesse in Eurem Unternehmen anzupassen. Um ein einzelnes Projekt besser zu planen, ermöglichen wir die Verwaltung von Projektaufgaben. Diese können einem oder mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden, die die Mitarbeiter sofort automatisch per App erhalten. Außerdem können Aufgaben auch direkt mit dem Handy erstellt werden, z.B. könnt Ihr festgestellte Mängel bei einer Abnahme direkt in konkrete Aufgaben mit Bild und Beschreibung umwandeln. Schneller und direkter geht es nicht…

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13. Kumulierte Rechnungen & Sicherheitseinbehalt

Hier siehst Du, wie kumulierte Rechnungen, Abzüge/Aufschläge für Baunebenkosten und Sicherheitseinbehalte im Programm erzeugt werden. Es kann so einfach sein.

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14. DATEV Integration

Wir erlauben das Anlegen von Konten. Eingangs- und Ausgangsrechnungen können jeweils einem Konto zugeordnet werden. Beim DATEV Export integrieren wir diese Informationen. So wird die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung noch leichter.

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Funktionen

Meister unter den Allroundern

Kunden- und Projektverwaltung

Kunden- und Projektverwaltung

Kunden und Projektdaten bilden das Fundament. Neben den diversen Adressen und Ansprechpartnern können auch beliebige Dateien wie Grundrisse, Vereinbarungen, Fotos oder Videos gespeichert werden. Kommentare erlauben den Projektverlauf im Nachgang nachzuvollziehen.

Terminverwaltung

Terminverwaltung

Termine sind ein zentraler Baustein. Neben Termintypen kann auch hinterlegt werden, welche Mitarbeiter eingeplant sind. Die Tages- Wochen und Monatsansicht sowie eine Tabellenansicht erlaubt Dir schnell einen Überblick über die aktuelle Auslastung zu gewinnen.

Leistungs- und Materialverzeichnis

Leistungs- und Materialverzeichnis

Über die Integration von ausschreiben.de hast Du Zugriff auf über 1.000.000 Leistungstexte von über 600 Herstellern. Das Programm erlaubt sowohl die Anlage eigener Materialien und Leistungen sowie den Import mit der Datanorm (4&5) oder GAEB XML. Optional kann direkt eine Kalkulation hinterlegt werden. Hinter jeder Leistung kann auch eine Stückliste mit Materialien, Lohngruppen und Fremdleistungen hinterlegt werden.

Aufmaß

Aufmaß

Das Programm erlaubt die Aufmaßerstellung. Neben Meßwerten für Wände, Boden, Decke ... lassen sich Bilder und Kommentare hinterlegen. Bei Bedarf erstellt das Programm ein Aufmaßprotokoll PDF. Aus dem Aufmaß lässt sich direkt ein Angebot erstellen. Bei Änderungen im Aufmaß können die veränderten Werte in das Angebot reimportiert werden.

Angebote

Angebote

Die gepflegten Leistungen und Materialien lassen sich direkt im Angebot nutzen. Eigene Titel und Leistungsgruppen sowie Positionen lassen sich direkt im Angebot einfügen. An Leistungen hintelegte Lohnminuten und Materialkosten werden Dir in der Kalkulation des Angebots inklusive Gemeinkosten und Gewinnzuschläge angezeigt. Angebote lassen sich auch direkt aus einem Aufmaß erzeugen und bei Änderungen im Aufmaß neu importieren. Hinter jeder Angebotsposition kann auch eine Stückliste mit Materialien, Lohngruppen und Fremdleistungen hinterlegt werden.

Arbeitsberichte

Arbeitsberichte

Arbeitsberichte erlauben Dir direkt beim Kunden festzuhalten, welche Leistungen erbracht wurden, und welche Materialien verbaut wurden. Mittels App können direkt Bilder hinzugefügt werden um die getane Arbeit zu dokumentieren. Danach noch die Unterschrift vom Kunden einsammeln und später im Büro aus dem Arbeitsbericht direkt eine Rechnung generieren. So einfach kann einfach sein.

Aufträge

Aufträge

Der Auftrag wird direkt aus einem Angebot generiert. Ein Export als Leistungsverzeichnis PDF ohne Preise ist problemlos möglich. Auf Basis der erfassten Zeiten und erfassten Materialkosten für den Auftrag kann die Vorkalkulation übersichtlich mit der Nachkalkulation verglichen werden.

Kalkulation

Kalkulation

Das Programm unterstützt Dich bei der Kalkulation von Leistungen, Angeboten und Aufträgen. In den Unternehmenseinstellungen werden Gemeinkostenzuschlagssätze für Material und Lohn, Gewinnzuschläge für Material und Lohn sowie der Stundenverrechnungssatz hinterlegt. Auf dieser Basis können die Preise von Leistungen aus einem Mix von Lohnminuten und Materialeinsatz berechnet werden. In Angeboten und Aufträgen werden die kalkulierten Leistungen über die Menge auf das gesamte Angebot hochgerechnet. Du siehst aufgeschlüsselt, die Einzelkosten für Material und Lohn sowie die Gemeinkostenzuschäge und Gewinnzuschläge. Erfasste Zeiten und Eingangsrechnungen werden Aufträgen zugeordnet. Dies erlaubt die Nachkalulation auf Basis der Ist Materialwerte sowie der Stundensätze und Zeiten.
Zudem können Stücklisten oder Tiefenkalkulationen angelegt werden. Einer Leistung oder einer Angebotsposition können mehrere Materialien, Lohngruppen und Fremdleistungen zugeordnet werden. In das Leistungsverzeichnis werden diese Detail integriert inklusive einer Einkaufsliste.

Zeiterfassung

Zeiterfassung

Jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeit/Ausbildungszeit oder Urlaub bequem mittels App erfassen. Dabei werden Start-, End- und Pausenzeiten sowie der Auftrag erfasst. Das Programm berechnet automatisch Überstunden und Fehlstunden sowie den verbleibenden Urlaubsanspruch.

Abnahmeprotokolle

Abnahmeprotokolle

Abnahmeprotokolle werden für einen Auftrag generiert. Hier können Anmerkungen von Kunden und Auftragnehmer hinterlegt werden. Fotos lassen sich problemlos einfügen und erlauben eine präzise Dokumentation. Die Unterschrift erfolgt dabei digital: Direkt auf dem Tablett oder Telefon.

Rechnungen

Rechnungen

Rechnungen können direkt angelegt werden oder aus einem Auftrag erzeugt werden. Das Programm unterstützt Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen, kumulierte Rechnungen sowie Rechnungen und Rechnungskorrekturen. Die Rechnungen generieren wir auch im Entwurfsmodus um die Abstimmung mit der Auftraggeber zu vereinfachen. Steuerkonform wird eine fortlaufende Nummer generiert und die Rechnung steht als PDF zum Download zur Verfügung. Wir unterstützen außerdem einen DATEV Export, sowie ein Export als XRechnung. Außerdem unterstützen wir den ZUGFeRD Standard.
Für die perfekte Nachkalkulation unterstützen wir auch Eingangsrechnungen (inklusive ZUGFeRD). Die Eingangsrechnungen sind ebenso im DATEV Export verfügbar.

Zahlungen

Zahlungen

Du kannst Zahlungseingänge im Programm verwalten und den jeweiligen Rechnungen zuordnen. So behälst Du den Überblick je Kunde, Projekt und Rechnung, wieviele Forderungen noch offen sind.

Chat

integrierter Chat

Jedes Projekt wird automatisch zur Chat Gruppe, der alle zugewiesenen Mitarbeiter hinzugefügt werden. So lässt sich auch später noch einwandfrei nachvollziehen was bei einem Projekt alles passiert ist. Kein lästiges Suchen in diversen Apps, sondern alles auf einen Blick.

Aufgaben

Aufgaben

Das Programm unterstützt dich dabei Übersicht zu behalten. Für welches Aufmaß wurde noch kein Angebot erstellt? Für welche Angebote gibt es noch keine Beauftragung? Für welche Beauftragungen gibt es noch keine Abnahmeprotokolle oder Rechnungen? Welche Rechnungen sind noch offen? All diese Fragen beantwortet das Programm übersichtlich aufbereitet.

Auswertungen

Auswertungen

Das Programm erstellt Auswertungen von Angebots- Auftrags- und Umsatzvolumen. Jeweils für das aktuelle Jahr sowie aufgeschlüsselt auf einzelne Monate. Diese Zahlen sind ebenso auf Kunden- und Projektebene verfügbar.

Rechteverwaltung

Rechteverwaltung

Das Programm erlaubt feingranulare Vergabe von Berechtigungen. Für alle relevanten Geschäftsobjekte (Kunde, Projekt, Angebot, Auftrag, Rechnung, ...) kann eingestellt werden, wer diese nur sehen und wer diese auch verändern darf. Für Angebote und Aufträge gibt es eine Berechtigung diese ohne Preise zu sehen.

Datenspeicherung und Sicherheit

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Unsere Server befinden sich in Deutschland. Die Kommunikation zwischen Browser/App und dem Server findet verschlüsselt statt (SSL). Wir führen stündlich ein Backup der Daten durch.

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Datensicherung 1 pro Stunde
Die Daten werden 1 mal pro Stunde gesichert.
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Kommunikation zwischen App/Browser und Server ist SSL verschlüsselt.
Mit Liebe in Berlin programmiert.
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Das Programm in der Presse:

Handwerk magazin digital spezial
bauhandwerk das Profimagazin für Ausbau, Neubau und Sanierierung Ausgabe 1-2/2021
Malerblatt: Software So einfach wie möglich
Digitalisierung als Chance für das Handwerk Tipps
BM EDV-Magazin Software und IT-Praxis
Computern im Handwerk
Das elektrohandwerk

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Das Programm ganz konkret

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  1. Allgemeines
  2. Leistungstext
  3. Kunden
  4. Projekte
  5. Aufmaß
  6. Angebot
  1. Auftrag
  2. Zeiterfassung
  3. Nachkaluklation
  4. Aufgaben
  5. Abnahme
  1. Leistungsverzeichnis
  2. Rechnung
  3. Terminplanung
  4. Rechnung Export (Datev)
  5. Mitarbeiterstammdaten