Support Übersicht> Datenimport: Import Assistent & Excel Import
Der Stammdatenimport ist Teil vom Basispaket Büro und Mobil. Nur Mitarbeiter mit einer Bürolizenz können Stammdaten importieren.
Der Import deiner DATEV Kreditoren, Debitoren und Sachkonten stellt die Grundlage für eine saubere vorbereitende Buchhaltung dar. Die Idee dahinter ist, dass das Programm für Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) identische Nummerkreise benutzt, wie DATEV. Deine Handwerker Software und deine Buchhaltungssoftware sprechen auf diese Weise die gleiche Sprache. Dein Steuerberater muss also weniger Zeit aufwenden, um Datensätze abzugleichen. Bei den Sachkonten gilt das gleiche Prinzip. Kontierst du im Programm automatisch richtig vor, muss dein Steuerberater weniger Zeit in deine vorbereitende Buchhaltung stecken.
ACHTUNG
Der Import deiner DATEV Kreditoren, Debitoren und Sachkonten stellt die Grundlage für eine saubere vorbereitende Buchhaltung dar. Die Idee dahinter ist, dass das Programm für Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) identische Nummerkreise benutzt, wie DATEV. Deine Handwerker Software und deine Buchhaltungssoftware sprechen auf diese Weise die gleiche Sprache. Dein Steuerberater muss also weniger Zeit aufwenden, um Datensätze abzugleichen. Bei den Sachkonten gilt das gleiche Prinzip. Kontierst du im Programm automatisch richtig vor, muss dein Steuerberater weniger Zeit in deine vorbereitende Buchhaltung stecken.
Hat dein Steuerberater die Daten jedoch gut gepflegt, empfehlen wir dir unbedingt, die Debitoren und Kreditoren Nummer aus DATEV zu übernehmen, denn dadurch eröffnen sich erweiterte Funktionen der DATEV Datenservices, wie der Buchungsstapel Transfer und andere vorbereitende Buchhaltung Funktionen.
Mehr zu DATEV Datenservices und der vorbereitenden Buchhaltung im Programm erfährst du hier.
Übrigens: Sollte dein Steuerbüro nicht mit DATEV arbeiten, ist das oft trotzdem kein Problem. Addison kann Debitoren und Kreditoren ebenfalls im DATEV Format exportieren. Spreche deinen Steuerberater darauf an!
Um deine Debitoren und Kreditoren aus DATEV in das Programm zu importieren, brauchst du beide Datensätze als Listen-Datei. DATEV Exporte sind immer CSV-Dateien. Kontaktiere deinen Steuerberater und lasse dir die Dateien von dem Steuerbüro zuschicken.
Gehe links im Hauptmenü in Einstellungen. Wähle “Excel Import” und scrolle nach unten zum Ende der Seite. Hier siehst du neben einer kurzen Erklärung zwei Auswahlfelder jeweils für das Hochladen der Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten).
Klicke auf den blauen hochladen-Aktionsknopf neben dem jeweiligen Feld. Abhängig davon, ob du Windows oder Mac benutzt, öffnet sich dein Explorer oder dein Finder. Suche von hier aus die jeweilige Datei aus.
Gehe links im Hauptmenü in Einstellungen. Wähle “Excel Import” und scrolle nach unten zum Ende der Seite. Hier siehst du neben einer kurzen Erklärung zwei Auswahlfelder jeweils für das Hochladen der Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten).
ACHTUNG
Um deine Sachkonten aus DATEV zu importieren, brauchst du das Programm Pro. Alle Infos zum Programm Pro findest du auf unserer Preise Seite. Hier geht’s zur Preise Seite.
Um deine Sachkonten aus DATEV in das Programm zu importieren, bitte deinen Steuerberater um die CSV-Datei mit den DATEV Konten. Sobald du die Listendatei hast, gehe in das Programm und klicke links im Hauptmenü auf den kleinen Pfeil neben “Buchhaltung”. Klicke im Buchhaltung Untermenü auf “DATEV Import”. Mit einem Klick auf den blauen hochladen-Aktionsknopf öffnet sich entweder der Explorer oder der Finder, anbhängig davon ob du Windows oder Mac nutzt. Suche nun die Sachkonten Listendatei und wähle die Datei aus.
TIPP
Du siehst den Menü-Punkt “Buchhaltung” nicht, obwohl du das Programm Pro nutzt? Stelle sicher, dass du die Funktion in den Einstellungen aktiviert hast. Gehe links im Hauptmenü zu den Einstellungen und wähle hier “Funktionen”. Prüfe, ob die Schaltfläche bei “Buchhaltung” mit einem Häkchen aktiviert ist.
In unserem Artikel zur Mitarbeiterverwaltung liest du alles über die Zugriffsrechte im Programm.
Hier geht’s zum Abschnitt über Zugriffsrechte.
Der Importassistent nimmt dir den Großteil der Übertragungsarbeit ab, die du leisten musst, wenn du deine Daten manuell via Excel-, oder CSV-Listen importierst. Das Programm ist dabei so konfiguriert, dass es keine Rolle spielt, wie die Liste, die du hochlädst, konfiguriert ist. Das heißt beim Import von Daten aus einer anderen Handwerker Software erkennt das Programm automatisch den Inhalt, ohne dass du die Liste vorab bearbeiten musst. Wenn du zusätzlich noch angibst, aus welcher Software du die Liste exportiert hast, geht die Zuordnung der Daten noch flüssiger.
Um deine Daten aus einer anderen Software in das Programm zu importieren, exportiere deine Kunden, Lieferanten, Materialien und Leistungen jeweils als Excel oder CSV Datei aus deiner alten Software und speichere die Dateien auf deinem Computer.
Gehe nun ins Programm. Wähle links im Hauptmenü die Einstellungen. Wähle in den Einstellungen “Excel Import”. Am Kopf der Seite findest du den Import Assitent.
Klicke auf das Datei-Feld, um eine deiner CSV Dateien auszuwählen.
Wähle nun im Dokument Feld aus, ob deine Liste Kunden, Lieferanten, Materialien oder Leistungen beinhaltet. Trage zuletzt im Software Feld ein, aus welcher Software deine Liste stammt. Klicke zuletzt auf die blaue “importierern” Schaltfläche.
Das Programm verarbeitet deine Liste. In aller Regel erkennt es die verschiedenen Datenfelder von gängiger Software. Es kann aber sein, dass du etwas nachhelfen musst. In diesem Fall gibt dir das Programm eine Übersicht der Datenfelder, die das Programm nicht zuordnen kann. Wähle aus den verschiedenen Optionen in den Schaltflächen aus, um welche Daten es sich jeweils handelt.
Der Spaltenname zeigt dir, wie die Spalte aktuell in der Liste benannt ist.
Unter “Importieren als” fragt dich das Programm, ob es den Inhalt der Spalte richtig verstanden hat. Beispielsweise enthält die Liste eine Spalte benannt “Artikelnummer”. Im Vokabular vom Programm heißt diese Spalte nur “Nummer”. Auch wenn sich das Programm schon gedacht hat, dass es sich um die richtige Zuordnung handelt, gibt es dir trotzdem die Möglichkeit, ein anderes Feld zuzuordnen. Klicke auf das Auswahlfeld um eine Auswahl an Zuordungsmöglichkeiten zu erhalten.
Über die Beispieldaten siehst du jeweils den Inhalt der ersten drei Spalten.
WICHTIG
Wenn du deine Debitoren und Kreditoren aus DATEV übernehmen und gleichzeitig Daten aus deiner alten Software importieren möchtest, macht es Sinn, die Debitoren und Kreditoren vorab in die Listen zu integrieren.
Dieser Schritt ist arbeitsintensiv, lohnt sich aber schon auf mittelfirstige Sicht, denn du sparst jeden Monat bei der Buchhaltung Zeit und Geld dank einer sauberen, schnellen Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro.
Du kannst deine Stammdaten selbstständig via Excel oder CSV Liste selbst importieren. Klicke links im Hauptmenü auf “Einstellungen”. In den Einstellungen angelangt, wähle “Excel Import”.
In der Import Ansicht angekommen, hast du mehrere Möglichkeiten. Am Kopf findest du den Import Assitent. Der Import Assistent hilft dir, Daten aus einer anderen Software zu importieren. Mehr zum Import Assistenten liest du im Abschnitt 3, Import Assistent – Daten aus einer anderen Software importieren.
Nach dem Importassistent folgen eigene Sektionen für den Kundenimport, Lieferantenimport und Materialienimport. Der Prozess für jeden Importer ist einfach, beinhaltet aber ein paar Dinge, die du beachten musst:
Alle Importer funktionieren gleich:
Das Programm verarbeitet deine Liste. In aller Regel erkennt es die verschiedenen Datenfelder von gängiger Software. Es kann aber sein, dass du etwas nachhelfen musst. In diesem Fall gibt dir das Programm eine Übersicht der Datenfelder, die das Programm nicht zuordnen kann. Wähle aus den verschiedenen Optionen in den Schaltflächen aus, um welche Daten es sich jeweils handelt.
WICHTIG
Wenn du ohnehin drauf und dran bist, deinen Kundenstamm neu ins Programm zu integrieren, empfehlen wir, die Debitorennummern aus DATEV zu übernehmen. Es ist zwar eine Heidenarbeit, alle Kundennummern in der Liste manuell zu ersetzen, bevor du die Liste ins Porgramm lädst, doch die Arbeit zahlt sich schon mittelfristig aus, wenn du jeden Monat bei der vorbereitenden Buchhaltung Zeit sparst.
Übernimmst du die Debitorennummern für deine Kunden, solltest du auch die Kreditorennummern für deine Lieferanten übernehmen.
Um deinen bestehenden Kundenstamm ins Programm zu importieren, nutze diese Excel Datei oder CSV Datei:
Kunden-Import-Excel
Kunden-Import-CSV
Nachdem du eine der beiden Dateien heruntergeladen hast und öffnest, siehst du in der obersten Zeile alle Spalten mit den verschiedenen Informationen, die du über deine Kunden im Programm sammeln kannst. Jede Zeile steht für einen Kunden oder eine Kundin.
Hier die wichtigsten Spalten:
Nummer | Diese Spalte ist sehr wichtig, denn das Programm erkennt deine Kunden anhand dieser Nummer. Vor allem, wenn du bereits einen bestehenden Kundenstamm im Programm hast, erkennt das Programm anhand der Nummer, ob es sich um ein Dublikat handelt. |
Typ | Hier gibt es drei Möglichkeiten: 2. Privat 3. Öffentlich
Bleibt das Feld leer, wird der Kunde oder die Kundin automatisch als Privat abgespeichert. |
Firmenname | Nur relevant, wenn es sich um einen Firmenkunden handelt. |
UmsatzsteuerID | Für Kunden nicht so wichtig, wie bei Lieferanten. Mehr dazu im Abschnitt 1.b, Lieferanten importieren. |
Vor – und Nachname | Bei Privatkunden erscheinen beide im Briefkopf. |
Kontaktangaben | E-Mail, Telefon etc. sind wichtige Daten, um beispielsweise aus dem Programm heraus Mails direkt an den Kunden zu schicken oder aus der App einen Anruf auszulösen. |
Mit Ausnahme des Typ werden alle Spalten, die du auslässt, nicht übertragen. Änderungen an den Kundendaten kannst du später im Programm problemlos vornehmen.
WICHTIG
Im Excel / CSV Importer kannst du pro Kunde höchstens zwei weitere Objektadressen angeben. Sollte es sich beispielsweise um eine Hausverwaltung mit mehr Objektadressen handeln, kannst du diese später im Programm problemlos eintragen.
WICHTIG
Wenn du ohnehin drauf und dran bist, deinen Lieferantenstamm neu ins Programm zu integrieren, empfehlen wir, die Kreditorennummern aus DATEV zu übernehmen. Es ist zwar eine Heidenarbeit, alle Lieferantennummern in der Liste manuell zu ersetzen, bevor du die Liste ins Porgramm lädst, doch die Arbeit zahlt sich schon mittelfristig aus, wenn du jeden Monat bei der vorbereitenden Buchhaltung Zeit sparst.
Übernimmst du die Kreditorennummern für deine Lieferanten, solltest du auch die Debitorennummern für deine Kunden übernehmen.
Um deine Lieferanten ins Programm zu importieren, nutze entweder diese Excel Datei oder CSV Datei:
Lieferanten-Import-Excel
Lieferanten-Import-CSV
Nachdem du eine der beiden Dateien heruntergeladen hast und öffnest, siehst du in der obersten Zeile alle Spalten mit den verschiedenen Informationen, die du über deine Lieferanten im Programm sammeln kannst. Jede Zeile steht für einen Lieferanten.
Hier die wichtigsten Spalten:
Nummer | Das Programm erkennt deine Lieferanten anhand der Lieferantennummer. |
Adressdaten | Die Adressdaten erscheinen im Briefkopf. |
IBAN & BIC | Die Kontodaten sind für Zahlungen sowie die DATEV Übertragung wichtig. Mehr zum Banking liest du hier. |
UmsatzsteuerID | Wichtig für die KI Eingangsrechnung Erkennung. Nur wenn die Umsatzsteuer ID deiner Lieferanten hinterlegt ist, kann die KI automtatisch Eingangsrechnungen zu den jeweiligen Lieferanten zuordnen. |
Um deine Leistungen und Materialien ins Programm zu importieren, nutze diese Excel Datei oder CSV Datei:
Leistungen-Materialien-Import-Excel
Leistungen-Materialien-Import-CSV
Nachdem du eine der beiden Dateien heruntergeladen hast und öffnest, siehst du in der obersten Zeile alle Spalten mit den verschiedenen Informationen, die du über dein Material oder deine Leistung im Programm sammeln kannst. Jede Zeile steht für eine Leistung bzw. ein Material.
Hier die wichtigsten Spalten:
Nummer | Das Programm erkennt deine Leistungen und Materialien anhand der Nummern. Achte darauf, deine Nummernkreise für Leistungen und Materialien zu pflegen, so vermeidest du Duplikate, wenn du nochmal einen Excel / CSV Import durchführst. |
Typ | Hier gibt es zwei Möglichkeiten: 2. Leistung
Trägst du etwas anderes ein, ist das Feld fehlerhaft und wird icht übernommen. Zeilen mit einem leeren Typ sind ebenfalls fehlerhaft und werden nicht übernommen. |
Einkaufspreis und Angebotspreis | Trägst du nur den EK ein, berechnet das Programm den Angebotspreis anhand der Zuschläge, die du in den Unternehmenseinstellungen festgelegt hast.
ACHTUNG |
Um ein Angebot via Excel / CSV Liste zu importieren, gehe links im Hauptmenü zu “Angebote” und klicke den kleinen Pfeil, um das Angebote Untermenü zu öffnen. Wähle hier Import. Im Import Fenster angekommen, klicke auf das Auswahlfeld, um die verschiedenen Import Optionen zu sehen. Wähle “Ich möchte ein Angebot aus einer Excel Datei erzeugen”.
Lade die Angebots-Import-Excel oder CSV Datei herunter:
Angebots-Import-Excel
Angebots-Import-CSV
Nachdem du eine der beiden Dateien heruntergeladen hast und öffnest, siehst du in der obersten Zeile alle Spalten mit den verschiedenen Informationen, die du zu deinem Angebot eintragen kannst. Pro Liste kannst du jeweils nur ein Angebot einspeisen.
Jede Excel oder CSV-Liste entspricht einem Angebot. Wenn du 3 Angebote via Excel / CSV-Liste ins Programm spielen möchtest, lädst du drei Listen hoch.
Buchst Du das Einrichtungspaket M oder darüber, betreuen wir deinen Stammdaten Import.
Du erhältst von deinem persönlichen Berater Excel Listen für deine Kunden-, Leistungs- und Artikeldaten sowie deine Lieferanten. Fülle die Excel Listen aus und schicke sie zurück an deinen Berater. Wir pflegen die Daten für dich ein.
Mehr zu den Einrichtungspaketen findest du auf unserer Preise Seite.
Ja, problemlos. Exportiere deine Kunden, Lieferanten, Leistungen und Materialien jeweils als Excel oder CSV Datei. Nutze dann unseren Import Assistenten, um die Übertragung schnell und einfach zu vollziehen.
Schau nochmal in Abschnitt 3: Importassitent – Daten aus einer anderen Software importieren
Debitoren sind deine Kunden, denn sie beziehen deine Leistung und schulden dir dafür die Rechnungssumme.
Kreditoren sind deine Lieferanten, denn du beziehst Waren oder Leistungen von ihnen.
Wenn das Programm und DATEV mit identischen Nummerkreisen arbeiten, erlaubt dir das, die vorbereitende Buchhaltung extrem zu vereinfachen, indem du beispielsweise Funktionen, wie den Buchungsstapel Transfer zu nutzen.
Der größte Vorteil ist aber die Zeitersparnis, die sich für deinen Steuerbüro ergibt, wenn es um die Bearbeitung deiner Daten geht. Muss dein Steuerbüro weniger Zeit auf deine Buchhaltung aufwenden, sollten sich für dich bessere Konditionen ergeben.
Schau gerne nochmal in Abschnitt 1. DATEV Importe
Du kannst deine Kunden, Lieferanten, Leistungen und Materialien sowie ganze Angebote via Excel oder CSV Liste importieren.
Kann ich meine Daten komplett eigenständig in das Programm importieren?
Ja, schnapp dir einfach die Excel oder CSV Vorlage für die Daten, die du importieren möchtest, fülle die Liste entsprechend unserer Anleitung aus und lade die Datei mittels des Import Assistenten hoch.
Buchst du das Einrichtungspaket M oder höher, musst du nur die Listen mit deinen Daten ausfüllen, wir übernehmen den Rest.
Der Import Assistent sowie der DATEV Kreditoren und Debitoren Upload ist Teil der Basisausstattung des Programms.
Um deine Sachkonten ins Programm zu integrieren, benötigst du die DATEV Datenservices Schnittstelle, die im Programm Pro enthalten ist.
Das Programm ist so flexibel wie das Handwerk selbst, denn es wurde in enger Zusammenarbeit mit Handwerk:innen aus einer Vielzahl verschiedener Gewerke konzipiert. Das Programm hat, was Du brauchst, um Deinen Betrieb sicher und effizient zu leiten.
Hast Du Lust, in zwei Minuten dein erstes Angebot über das Programm zu verschicken? Dann tu es.
Ein Tutorial hilft dir bei den ersten Schritten.
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