Kann meine Software E-Rechnungen?
Das ist wahrscheinlich die erste Frage, die du dir gerade stellst. Und natürlich sollte deine Software E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Dazu gehören insbesondere die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD. Aber die reine Unterstützung eines Dateiformats sagt noch nichts über die Qualität deines Rechnungsprozesses aus.
- Denn was passiert, nachdem die E-Rechnung eingegangen ist?
- Liegt sie anschließend wieder irgendwo im E-Mail-Postfach?
- Musst du die Daten manuell in deine Software übertragen?
- Suchst du selbst den passenden Auftrag heraus?
- Und müssen die Informationen für die Buchhaltung später noch einmal aufbereitet werden?
Wenn die Antwort auf mehrere dieser Fragen „ja“ lautet, hast du zwar eine E-Rechnung verarbeitet, aber noch keinen wirklich digitalen Prozess. Somit schöpfst du nicht das ganze Potenzial aus, was eine gute Handwerkersoftware für dich leisten kann.
Die 5 wichtigen Fragen
Der große Vorteil der E-Rechnung liegt darin, dass die Rechnungsdaten bereits strukturiert vorliegen. Genau diese Daten können mehr leisten, als nur auf einer Rechnung zu stehen.
Stell dir beispielsweise folgenden Ablauf vor:
E-Rechnung kommt an → Rechnungsdaten werden erkannt → Rechnung wird verarbeitet → Auftrag wird zugeordnet → Kosten fließen in die Nachkalkulation → Daten gehen an die Buchhaltung → Rechnung wird archiviert
Wenn jeder dieser Schritte manuell erledigt werden muss, bleibt von den Vorteilen der E-Rechnung nicht besonders viel übrig. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
Wenn du wegen der E-Rechnung über deine Software nachdenkst, lohnt sich deshalb ein etwas größerer Blick.
1. Kann die Software E-Rechnungen wirklich verarbeiten?
Wie wir nun wissen, reicht der Empfang allein nicht. Deine Software sollte E-Rechnungen nicht nur anzeigen können, sondern die enthaltenen strukturierten Daten auch verarbeiten.
Je mehr Daten automatisch übernommen werden können, desto weniger musst du selbst abtippen.
2. Was passiert nach dem Eingang der Rechnung?
Hier trennt sich die reine E-Rechnungsfähigkeit von einem automatisierten Prozess.
Eine Rechnung sollte nach dem Eingang nicht einfach in einem digitalen Ordner verschwinden. Idealerweise werden die vorhandenen Daten direkt für den nächsten Arbeitsschritt genutzt.
Das bedeutet: Die Rechnung wird erfasst, geprüft und kann anschließend ohne erneute Dateneingabe weiterverarbeitet werden.
Je weniger du zwischen den einzelnen Schritten manuell übertragen musst, desto größer ist der tatsächliche Nutzen der Digitalisierung.
3. Sind Rechnung und Auftrag miteinander verbunden?
Für einen Handwerksbetrieb ist eine Rechnung selten ein isoliertes Dokument. Sie gehört normalerweise zu einem Auftrag.
Deshalb sollte deine Software nicht nur wissen, was auf der Rechnung steht, sondern auch, zu welchem Auftrag die Kosten gehören.
Das wird spätestens bei der Nachkalkulation wichtig. Wenn Material- oder Fremdleistungskosten automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet werden, musst du diese Informationen nicht später noch einmal zusammensuchen und übertragen.
So wird aus der Rechnung ein Teil deines gesamten Auftragsprozesses.
4. Muss ich die Daten für die Buchhaltung erneut erfassen?
Auch hier lohnt sich ein Blick auf den gesamten Weg der Daten.
Wenn du Rechnungen bereits digital erfasst hast, sollte die Information nicht am Ende des Prozesses wieder auf Papier, in einer Excel-Tabelle oder bei einer manuellen Eingabe landen.
Schnittstellen zur Buchhaltung können dafür sorgen, dass relevante Daten digital weitergegeben werden.
5. Wie viele Programme benötige ich eigentlich?
Vielleicht kennst du diesen Büroalltag:
- Die Rechnung kommt per E-Mail.
- Die Daten werden in die Handwerkersoftware übertragen.
- Die Kosten werden in einer anderen Liste gesammelt.
- Für die Buchhaltung werden die Belege wieder exportiert.
- Und am Ende wird noch irgendwo eine PDF abgelegt.
Jeder einzelne Schritt funktioniert. Aber zusammen entsteht ein Prozess aus vielen kleinen Insellösungen. Doch eigentlich braucht es keine mehreren Programme, um einen einzigen Vorgang abzubilden. Eine gute Software ermöglicht es sogar, viele dieser Schritte miteinander zu verbinden.
Die E-Rechnung als Anlass für einen Software-Check
Die E-Rechnung kann ein guter Zeitpunkt sein, deine aktuelle Software einmal grundsätzlich zu prüfen. Aber nicht nur mit der Frage, ob sie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
Schau dir stattdessen deinen gesamten Büroalltag an. Denn gerade im Handwerk entstehen viele manuelle Arbeitsschritte nicht erst bei der Rechnung.
Stell dir z. B. auch Fragen zu den folgenden Themen:
- Angebot: Wie schnell kann ich aus einer Anfrage ein fertiges Angebot erstellen? Muss ich Leistungen und Preise immer wieder neu zusammensuchen?
- Aufträge: Werden Informationen aus Angeboten automatisch in den Auftrag übernommen oder musst du sie erneut erfassen?
- Zeiterfassung: Werden Arbeitszeiten mobil erfasst und direkt dem richtigen Auftrag zugeordnet oder automatisch für die Nachkalkulation verwendet?
- Auf der Baustelle: Können Mitarbeiter Aufmaße, Arbeitsberichte und Bautagebücher direkt mobil erfassen – auch wenn sie gerade nicht im Büro sind?
- Planung: Habe ich Termine, Mitarbeiter und Ressourcen an einer Stelle im Blick?
- Rechnungen: Werden Rechnungen aus den vorhandenen Auftragsdaten erstellt, statt sie jedes Mal neu aufzubauen?
- Eingangsrechnungen: Können Rechnungsdaten automatisch erkannt und dem richtigen Auftrag zugeordnet werden?
- Buchhaltung: Werden Belege und Buchungsdaten über Schnittstellen an die Buchhaltung übergeben?
- Auswertungen: Kann ich schnell erkennen, welche Aufträge gut laufen, wo Kosten aus dem Ruder laufen oder welche Rechnungen noch offen sind?
Genau bei diesen Punkten zeigt sich, ob eine Software deinen Betrieb wirklich digital unterstützt oder lediglich einzelne Aufgaben digitalisiert.
Denn wenn du für jedes Problem ein eigenes Programm, eine Excel-Tabelle oder einen manuellen Arbeitsschritt brauchst, hast du zwar viele digitale Werkzeuge – aber noch lange keine digitale Prozesskette.
Und was kann deine Software automatisch erledigen?
Besonders interessant wird es bei wiederkehrenden Aufgaben. Moderne Handwerkersoftware kann heute weit mehr, als Daten speichern und anzeigen.
Das Programm verbindet beispielsweise Büro und Baustelle: Aufmaß, Arbeitsberichte, Bautagebuch und Zeiterfassung können mobil erfasst und mit den Aufträgen verknüpft werden. Arbeitszeiten fließen automatisch in die Nachkalkulation ein.
Noch einen Schritt weiter geht die KI Schnittstelle im programm. Sie kann unter anderem
✓ Angebote erstellen,
✓ Arbeitsberichte aus diktierten Notizen formulieren,
✓ Eingangsrechnungen erkennen,
✓ Aufträge zuordnen oder
✓ Auswertungen und Prognosen erstellen.
Über die MCP-Schnittstelle kann die KI sogar direkt auf Daten im Programm zugreifen und – je nach Aufgabe – Aktionen ausführen. Damit verändert sich auch die Frage, die du dir beim Vergleich einer Software stellen solltest:
Nicht nur: „Welche Funktionen hat die Software?“ Sondern: „Welche Arbeit nimmt sie mir tatsächlich ab?“
Ein Gedankenanstoß: Wenn du bei mehreren Punkten noch viel manuell erledigst, ist die E-Rechnung vielleicht gar nicht der eigentliche Grund, deine Software infragezustellen. Sie ist vielmehr der Anlass, einmal genauer hinzusehen, wie digital dein gesamter Betrieb bereits arbeitet und wie viel Potenzial noch in deinen bestehden Handwerksprozessen steckt.
E-Rechnung mit dem Programm: Ein Prozess statt vieler Einzelschritte
Genau hier setzt das Programm an. Die E-Rechnung ist dabei nur ein Teil des gesamten Prozesses.
E-Rechnungen können direkt empfangen und verarbeitet werden. Die enthaltenen Rechnungsdaten werden übernommen, sodass du sie nicht vollständig manuell erfassen musst. Auch XML-Dateien, wie sie beispielsweise bei einer XRechnung verwendet werden, können verarbeitet werden.
Noch einen Schritt weiter geht die Verknüpfung mit deinen Aufträgen: Eingangsrechnungen können mithilfe von KI direkt dem passenden Auftrag zugeordnet werden. Die entstehenden Kosten können dadurch in die Nachkalkulation einfließen, ohne dass du sie an anderer Stelle erneut erfassen musst.
Auch bei den Ausgangsrechnungen endet der digitale Prozess nicht beim Erstellen des Dokuments. Rechnungen können als XRechnung ausgegeben oder als ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden.
Und auch die Buchhaltung lässt sich anbinden. Über entsprechende Schnittstellen wie den DATEV-Datenservice können Belege und Buchungsdaten digital an die Buchhaltung übergeben werden.
So entsteht ein zusammenhängender Prozess. Und genau das ist der entscheidende Unterschied: Es geht nicht darum, eine Software zu haben, die gerade so die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt. Es geht darum, die Daten, die durch die E-Rechnung bereits digital vorliegen, im gesamten Betrieb sinnvoll weiterzuverwenden.
Die E-Rechnung ist nur der Anfang
Wenn du deine Software wegen der E-Rechnung infrage stellst, ist das also durchaus nachvollziehbar. Aber vielleicht solltest du die Gelegenheit nutzen und nicht nur prüfen, ob deine aktuelle Software E-Rechnungen verarbeiten kann. Schau dir den gesamten Prozess an.
- Wo musst du noch Daten abtippen?
- Wo werden Informationen doppelt erfasst?
- Wo wechselst du zwischen verschiedenen Programmen?
- Und welche Aufgaben könnte deine Software eigentlich automatisch übernehmen?
Denn Digitalisierung bedeutet nicht, möglichst viele digitale Werkzeuge zu benutzen.
Digitalisierung bedeutet, dass deine Werkzeuge dir Arbeit abnehmen.
Die E-Rechnung liefert dafür die passenden strukturierten Daten. Eine gute Handwerkersoftware sorgt dafür, dass daraus mehr wird als nur eine andere Art von Rechnung.
Fazit: Nicht nur die E‑Rechnung kann Prozesse verbinden
Die E-Rechnung ist ein guter Anlass, die eigene Software zu hinterfragen. Sie sollte aber nicht die einzige Frage sein.
Eine moderne Handwerkersoftware sollte E-Rechnungen nicht nur empfangen oder versenden können. Sie sollte die enthaltenen Daten möglichst automatisch weiterverarbeiten und mit den anderen Bereichen deines Betriebs verbinden.
Von der Eingangsrechnung über den Auftrag und die Nachkalkulation bis hin zur Buchhaltung können so viele manuelle Arbeitsschritte entfallen.
Damit ist die E‑Rechnung nur der Anfang des digitalen Wandels.
Weiterführende Informationen
- Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur E-Rechnung
- Merksätze zur E‑Rechnung
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)
- BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- Das Programm – Rechnungsprogramm für Handwerker
- Das Programm – XRechnung und ZUGFeRD
Teil 7 „E-rechnungen im Handwerk regelkonform erstellen“ aus unserer Blogbeitragsreihe zur E-Rechnung folgt am Donnerstag, den 14.10.2026.
