Was ist eine elektronische Rechnung?
Beginnen wir mit dem Begriff der elektronischen Rechnung, kurz auch E-Rechnung genannt. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem speziellen strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend ist also nicht allein, dass eine Rechnung digital verschickt wird. Entscheidend ist, wie die Rechnungsdaten gespeichert und strukturiert sind.
Bei einer klassischen PDF-Rechnung sind die Rechnungsinformationen vorwiegend für Menschen lesbar. Bei einer E-Rechnung liegen sie dagegen in einer Form vor, die auch Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann.
Damit bietet die E-Rechnung einen entscheidenden Vorteil: Sie ermöglicht eine medienbruchfreie digitale Verarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung.
Ist eine Rechnung als PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist keine E‑Rechnung. Sie ist zwar digital, aber nicht elektronisch einwandfrei auslesbar.
Das Bundesministerium der Finanzen stellt in seinen aktuellen FAQ ausdrücklich klar: Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur dann gegeben, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Das bedeutet: Wer eine Rechnung mit seiner Software erstellt, als PDF speichert und anschließend per E-Mail verschickt, verschickt damit zwar eine digitale Rechnung, aber grundsätzlich keine E‑Rechnung. Das ist ein wichtiger Unterschied zwischen dem allgemeinen Sprachgebrauch und der gesetzlichen Definition.
Warum reicht eine PDF nicht aus?
Eine PDF-Datei bildet eine Rechnung in erster Linie visuell ab. Sie zeigt beispielsweise:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungssteller
- Rechnungsempfänger
- Positionen
- Mengen
- Preise
- Umsatzsteuer
- Rechnungsbetrag
Die Informationen sind für Menschen lesbar. Für eine Buchhaltungssoftware sind sie aber nicht automatisch als strukturierte Datensätze verfügbar. Eine E-Rechnung ist dagegen so aufgebaut, dass einzelne Informationen eindeutig maschinenlesbar vorliegen. Die Software kann beispielsweise erkennen, welche Zahl die Rechnungsnummer ist, welcher Betrag die Umsatzsteuer darstellt und welcher Gesamtbetrag zu bezahlen ist.
Eine PDF kann zwar mit Texterkennung (OCR) ausgelesen werden. Das macht sie aber nicht automatisch zu einer E-Rechnung.
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Die typische E-Rechnung sieht für Menschen zunächst gar nicht unbedingt wie eine klassische Rechnung aus.
Ein verbreitetes Format ist die XRechnung. Dabei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz. XML ist für Maschinen gedacht und nicht für die direkte Sichtprüfung durch Menschen. Für die menschliche Darstellung kann die XML-Datei mithilfe eines Viewers visualisiert werden.
Das bedeutet: Öffnest du eine XRechnung mit einem normalen Programm, sieht sie möglicherweise eher nach Daten als nach einer klassischen Rechnung aus. Das ist kein Fehler, sondern genau der Sinn des Formats.
Die Rechnung soll nicht in erster Linie hübsch aussehen, sondern eindeutig strukturiert und automatisiert verarbeitbar sein.
Was ist das E-Rechnungsformat EN 16931?
Vielleicht bist du bei der Beschäftigung mit E-Rechnungen bereits über den Begriff EN 16931 gestolpert.
Die EN 16931 ist eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie definiert unter anderem ein semantisches Datenmodell für Rechnungen und bildet die Grundlage für verschiedene E-Rechnungsformate.
Vereinfacht gesagt legt die Norm fest, welche Rechnungsinformationen wie strukturiert sein müssen, damit sie europaweit elektronisch verarbeitet werden können.
In Deutschland sind insbesondere zwei Formate relevant:
- XRechnung
- ZUGFeRD
Das Bundesfinanzministerium nennt beide als in Deutschland übliche Formate, die die Voraussetzungen für eine E-Rechnung erfüllen.
XRechnung und ZUGFeRD: Wo liegt der Unterschied?
XRechnung
Eine XRechnung ist ein rein strukturiertes XML‑Format. Sie enthält keinen zusätzlichen PDF-Bildteil. Wer sie als Mensch lesen möchte, benötigt daher eine entsprechende Visualisierung bzw. einen Viewer.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist dagegen ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert einen strukturierten XML-Datensatz mit einer menschenlesbaren PDF-Darstellung in einer gemeinsamen Datei. Dadurch können sowohl Menschen als auch Software mit der Rechnung arbeiten.
Wichtig: Bei einem solchen hybriden Format ist der strukturierte Teil entscheidend. Weichen die Informationen im PDF-Teil von den strukturierten Rechnungsdaten ab, sind grundsätzlich die strukturierten Daten maßgeblich.
Kann man eine PDF in eine E-Rechnung umwandeln?
Grundsätzlich ist die Umwandlung von einer gewöhnlichen PDF Rechnung zu einer E-Rechnung möglich.
Da eine vorhandene PDF die Rechnungsdaten nicht automatisch in der für eine E-Rechnung erforderlichen strukturierten Form enthält, müssen die Informationen der PDF in das strukturierte E-Rechnungsformat überführt werden. Je nach Ausgangslage kann das beispielsweise durch eine entsprechende Software erfolgen.
Was hat sich seit 2025 geändert und was kommt noch auf uns zu?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Grundsätzlich ist bei solchen B2B-Umsätzen die E-Rechnung vorgesehen. Gleichzeitig gibt es Übergangsregelungen.
Für die Jahre 2025 und 2026 können Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin eine sogenannte sonstige Rechnung ausstellen. Dazu gehören etwa Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers auch PDF‑Rechnungen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 € gilt die Übergangsregelung zur Ausstellung noch bis Ende 2027.
Wichtig ist dabei: Eine E-Rechnung empfangen können müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus. Die Übergangsregelungen zur Ausstellung bedeuten also nicht, dass Unternehmen das Thema E-Rechnung ignorieren können. Im Gegenteil: 2026 ist ein guter Zeitpunkt, die eigenen Prozesse umzustellen, bevor die Übergangsfristen auslaufen.
Warum lohnt sich die Umstellung auf E-Rechnungen?
Die E-Rechnung ist nicht nur eine neue gesetzliche Vorgabe. Sie kann auch dabei helfen, Rechnungsprozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten. Wenn Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, können sie beispielsweise:
- automatisch in Buchhaltungssysteme übernommen werden,
- ohne erneute manuelle Eingabe verarbeitet werden,
- schneller geprüft werden,
- Fehler bei der Übertragung reduzieren,
- und Prozesse zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinfachen.
Das Bundesfinanzministerium nennt insbesondere die Vermeidung von doppelten Arbeitsgängen und daraus entstehenden Fehlern sowie mögliche Einsparpotenziale als Ziele der E-Rechnung.
Gerade für Handwerksbetriebe kann das interessant sein. Denn zwischen Baustelle, Büro und Steuerberatung entstehen schnell mehrere Medienbrüche: Rechnung erstellen, PDF verschicken, Daten auslesen, Buchung übernehmen, Zahlung kontrollieren.
Je mehr dieser Schritte automatisiert ablaufen, desto weniger manuelle Arbeit bleibt übrig.
Was bedeutet das für Handwerksbetriebe?
Für Handwerksbetriebe ist die E-Rechnung vorwiegend eine Frage der Prozesse. Wer heute seine Rechnungen bereits digital erstellt, hat einen wichtigen Schritt geschafft. Trotzdem sollte geprüft werden, ob die verwendete Software tatsächlich ein zulässiges E-Rechnungsformat erzeugen kann.
Kann meine Software E-Rechnungen in einem geeigneten strukturierten Format erstellen, versenden und empfangen? Das ist ein entscheidender Unterschied.
Eine moderne Handwerkersoftware sollte den Betrieb dabei unterstützen, Rechnungen aus den bereits vorhandenen Auftragsdaten zu erstellen. Idealerweise müssen Rechnungsdaten nicht noch einmal manuell übertragen werden.
E-Rechnung mit dem Programm
Mit dem Programm lässt sich der gesamte betriebliche Prozess digital abbilden, vom ersten Auftrag über die Arbeitsvorbereitung und Leistungserfassung bis hin zur E-Rechnung.
So werden Informationen nicht mehrfach erfasst, übertragen oder zusammengesucht, sondern können im gesamten Prozess weiterverwendet werden.
Und mit den neuen KI-Funktionen lassen sich viele dieser Abläufe zusätzlich beschleunigen. Aufgaben, die bisher Zeit gekostet haben, können noch schneller erledigt werden. In der Software, die speziell auf die Anforderungen des Handwerks zugeschnitten ist.
Die E-Rechnung ist damit nicht das Ziel, sondern ein weiterer Baustein eines durchgängig digitalen Betriebs.
Unser Fazit zum Vergleich
Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, aber keine E‑Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen und automatisch verarbeitet werden können.
Für Handwerksbetriebe ist die E-Rechnung deshalb mehr als eine neue Pflicht: Sie ist eine Chance, Prozesse durchgängig digital abzubilden. Mit moderner Handwerkersoftware und KI lassen sich diese Abläufe zusätzlich vereinfachen und beschleunigen.
Die E-Rechnung ist damit ein weiterer Schritt auf dem Weg zu deinem digitalen Handwerksbetrieb.
Weiterführende Informationen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Informationen zur XRechnung
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Informationen zu ZUGFeRD
- Europäische Kommission: Informationen zur europäischen Norm EN 16931
- Europäische Kommission: Informationen und Services zur elektronischen Rechnung
Teil 2 „XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied und was brauchst du als Handwerker?“ aus unserer Blogbeitragsreihe zur E-Rechnung folgt am Mittwoch, den 23.09.2026.
