XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Im letzten Blogbeitrag zum Thema E‑Rechnung haben wir uns damit beschäftigt, warum eine PDF nicht gleich eine E‑Rechnung ist. Nun beschäftigen wir uns mit den E‑Rechnungsformaten.
In Deutschland gibt es zwei gängige Hauptformate für elektronische Rechnungen, die die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllen:
- XRechnung: Ein rein strukturiertes XML-Format, das vorwiegend im Kontakt mit der öffentlichen Verwaltung (B2G) Standard ist.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit integrierten strukturierten XML-Daten kombiniert.
XRechnung: Die Rechnung als strukturierter Datensatz
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält die Rechnungsdaten strukturiert und so, dass eine Software sie automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann.
Das ist für Menschen zunächst ungewohnt: Öffnest du eine XRechnung einfach auf deinem Computer, sieht sie nicht aus wie eine klassische Rechnung mit Logo, Positionen und Zahlungsziel.
Genau das ist aber auch ihre Stärke. Die Informationen stehen strukturiert zur Verfügung und können von Buchhaltungs- oder Rechnungssystemen automatisiert verarbeitet werden. Die XRechnung wurde insbesondere für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt.
Für Handwerksbetriebe ist XRechnung deshalb besonders relevant, wenn du für Städte, Gemeinden, Behörden oder andere öffentliche Auftraggeber arbeitest.
Du führst z. B. als SHK-Betrieb Arbeiten für eine Kommune aus. Nach Abschluss des Auftrags soll die Rechnung elektronisch an die öffentliche Verwaltung übermittelt werden. Der Auftraggeber verlangt eine XRechnung.
Dann solltest du die Anforderungen des konkreten Auftraggebers und des jeweiligen Rechnungseingangsportals beachten.
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich die XRechnung in der jeweils gültigen Fassung vorgesehen. Unter bestimmten Voraussetzungen werden dort aber auch andere EN-16931-konforme Standards akzeptiert, darunter ZUGFeRD mit dem entsprechenden XRECHNUNG-Profil.
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Rechnung
Eine ZUGFeRD-Rechnung hingegen funktioniert anders. Sie besteht in der hybriden Variante aus:
- einer für Menschen lesbaren PDF-Datei und
- einer eingebetteten XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten.
Das PDF ist also die sichtbare Rechnung. Die XML-Datei liefert die Daten für die automatische Verarbeitung. Genau diese Kombination macht ZUGFeRD für viele Unternehmen besonders interessant.
Sie sieht zwar wie eine ganz normale Rechnung aus, enthält unter der Haube aber strukturierte Rechnungsdaten, ähnlich wie eine XRechnung.
ZUGFeRD oder XRechnung: deine Entscheidungshilfe
Wichtig: Nicht jede ZUGFeRD-Version oder jedes Profil ist automatisch für jeden Anwendungsfall geeignet. Das BMF weist beispielsweise darauf hin, dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die Voraussetzungen erfüllen kann, bestimmte Profile wie MINIMUM und BASIC-WL aber ausgenommen sind.
Vom richtigen Format zur passenden Lösung
Die Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist wichtig – für den Arbeitsalltag eines Handwerksbetriebs ist sie aber nur ein Teil der Lösung. Denn eine E-Rechnung muss nicht nur das richtige Format haben. Sie sollte möglichst ohne zusätzlichen Aufwand aus den bereits vorhandenen Auftragsdaten entstehen.
Genau hier kommt die richtige Software ins Spiel.
Wenn Angebote, Aufträge, Leistungen, Arbeitszeiten, Material und Aufmaße bereits digital erfasst sind, müssen die Daten für die Rechnung nicht noch einmal manuell zusammengestellt oder in ein separates Rechnungsprogramm übertragen werden. Die Rechnung entsteht direkt aus dem bestehenden Arbeitsprozess und kann anschließend im passenden E-Rechnungsformat ausgegeben werden.
Der ideale Ablauf sieht beispielsweise so aus:
Kunde → Angebot → Auftrag → Leistungen → Zeiten → Aufmaß → Rechnung → E-Rechnung → Buchhaltung
Das reduziert doppelte Dateneingaben und vermeidet Medienbrüche. Die E-Rechnung wird damit nicht zu einem zusätzlichen Arbeitsschritt, sondern zum nächsten logischen Schritt im bestehenden Prozess.
So funktioniert die E-Rechnung mit dem Programm
Mit dem Programm lassen sich Rechnungen direkt aus dem bestehenden Auftragsprozess erstellen. Für E-Rechnungen stehen beide erforderlichen Formate zur Verfügung.
Gerade bei größeren Projekten zeigt sich der Vorteil: Aufmaß, Arbeitszeiten, Material und erbrachte Leistungen können direkt in die Rechnung einfließen. Die Daten müssen nicht noch einmal in ein separates Rechnungsprogramm übertragen werden.
Eine gute E-Rechnung beginnt deshalb nicht erst beim Versand. Sie beginnt bereits bei der digitalen Erfassung des Auftrags.
Fazit: ZUGFeRD oder XRechnung?
XRechnung und ZUGFeRD sind keine konkurrierenden Formate, zwischen denen jeder Handwerksbetrieb wählen muss.
- XRechnung ist einfach vorwiegend bei öffentlichen Auftraggebern relevant, die ein strukturiertes Rechnungsformat verlangen.
- und ZUGFeRD verbindet eine für Menschen lesbare Rechnung mit strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung.
Für viele Handwerksbetriebe kann ZUGFeRD daher besonders praktisch sein. Wer öffentliche Auftraggeber abrechnet, sollte zusätzlich prüfen, welche Variante der XRechnung beziehungsweise welches Format der jeweilige Auftraggeber verlangt.
Entscheidend ist letztlich nicht nur das Format, sondern die Software dahinter. Eine wirklich digitale Rechnung ist mehr als eine PDF im E-Mail-Anhang: Sie sollte sich vom Auftrag bis zur Buchhaltung möglichst ohne Medienbruch weiterverarbeiten lassen.
Redaktioneller Hinweis: Für Pflicht, Übergangsfristen und aktuelle ZUGFeRD-Versionen sollten im finalen Beitrag insbesondere die Angaben des BMF und des FeRD als Primärquellen herangezogen und auf den Stand August 2026 geprüft werden.
Weiterführende Informationen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): Informationen zur XRechnung
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Informationen zu ZUGFeRD
- Europäische Kommission: Informationen zur europäischen Norm EN 16931
- Europäische Kommission: Informationen und Services zur elektronischen Rechnung
Teil 3 „E-Rechnung empfangen: Was braucht ein Handwerksbetrieb wirklich?“ aus unserer Blogbeitragsreihe zur E-Rechnung folgt am Mittwoch, den 30.09.2026.
