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Baustellendokumentation!
Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie Du anhand
des intelligenten Dokuments ganz einfach
dein Team koordinieren kannst.
Abnahmeprotokoll: Erklärung und Schritt für Schritt Anleitung
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Abnahmeprotokoll?
Im Handwerk funktioniert das Abnahmeprotokoll wie folgt: Auftraggeber:in, beziehungsweise Bauherr:in und Handwerker:in begehen nach Fertigstellung das Objekt und identifizieren etwaige Mängel. Dabei stellt das Abnahmeprotokoll die letzte Möglichkeit für den oder die Auftraggeber:in dar, festzuhalten, ob der Auftrag zufriedenstellend ausgeführt wurde, oder ob weitere Arbeiten nötig sind. Es muss sich nicht unbedingt um Mängel im engeren Sinne handeln, auch eine unzufriedenstellende Ausführung kann dazu führen, dass eine Abnahme von Seiten der Auftraggeber:in verweigert wird.
Bei Großprojekten sind zudem auch Teilabnahmen gängig. Hierbei werden einzelne Projekte innerhalb eines umfangreichen Auftrags abgenommen.
WICHTIG:
Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) ist das Abnahmeprotokoll nur im Bauwesen, bei Großprojekten und bei Aufträgen aus der öffentlichen Hand rechtlich verpflichtend. Baust Du also das Wohnzimmer eines Privatkunden aus, ist ein Abnahmeprotokoll nicht notwendig. Doch aufgepasst: In beiden Szenarien kehrt sich, nachdem das Abnahmeprotokoll von beiden Seiten unterzeichnet wurde, die Beweislast um. Das heißt, werden Mängel noch während dem Bau oder bei der Abnahme festgestellt, bist Du als Handwerker:in nach Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) verpflichtet, der Ausbesserung nachzukommen. Werden jedoch nach der gegengezeichneten Abnahme vom Bauherren oder vom Auftraggeber Mängel festgestellt, muss jener beweisen, dass diese Mängel schon vor dem Abnahmeprotokoll bestanden. Kann er das nicht, musst Du keine Zusatzleistung erbringen.
a) Abnahmeprotokoll bei der öffentlichen Hand, Großprojekten & im Bauwesen
Arbeitest Du an einem Großprojekt, für die öffentliche Hand oder im Bauwesen, wirst Du regelmäßig mit Abnahmeprotokollen konfrontiert werden, denn sie sind vom BGB vorgeschrieben und rechtlich bindend. Die Verantwortung, ein Abnahmeprotokoll anzufertigen, liegt dabei beim Bauherren beziehungsweise dem Auftraggeber, jener wird also auf dich zukommen. Für den Bauherren stellt die Abnahme die letzte Möglichkeit dar, Mängel festzustellen und von dir eine unverzügliche Verbesserung einzufordern. Ist das Abnahmeprotokoll einmal unterzeichnet, muss der Bauherr erst beweisen, dass die Mängel schon vor der Abnahme bestanden. Kann er das nicht, bist Du zu keiner Leistung verpflichtet.
VOB-Abnahmeprotokoll
Aufträge aus der öffentlichen Hand unterliegen immer der sogenannten Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB). Die VOB basiert auf dem BGB, beinhaltet aber eine zeitliche Frist für die Abnahme, verkürzt die Gewährleistungsfrist von 5 auf 4 Jahre nach Abnahme und setzt eine Abnahme in Person voraus.
Auch bei privaten Bauprojekten ist eine Abnahme nach VOB möglich, aber nur insofern sich beide Vertragspartner ausdrücklich im Vertrag darauf einigen. Nutze das Anmerkungsfeld, um bei der Abnahme mit einem Satz wie „Abnahme erfolgt nach VOB“ einzutragen.
b) Abnahmeprotokoll bei den Privatkund:innen
Bei Privatkund:innen ist ein Abnahmeprotokoll nicht rechtlich verpflichtend/ und weniger gängig. Trotzdem kannst Du auch bei Privatkund:innen eine Abnahme mitsamt Protokoll durchführen. Oft lohnt sich das, denn mit dem Abnahmeprotokoll bescheinigt deine Kund:in, dass bei der Abnahme keine Mängel vorhanden waren und der Auftrag zu ihrer Zufriedenheit ausgeführt wurde. Anders als bei Großprojekten, Aufträgen aus der öffentlichen Hand und im Bauwesen muss die Initiative dazu aber von dir kommen. Dein Vorteil: Du bist rechtlich abgesicherter, wenn der oder die Kund:in nach Fertigstellung des Auftrags auf einmal mit Mängeln ankommt und beispielsweise auf Grundlage dessen verlangt, den Rechnungsbetrag zu vermindern.
Auch hier gilt, sobald das Abnahmeprotokoll unterzeichnet wurde, muss der Auftraggeber beweisen, dass die Mängel vor der Abnahme vorhanden waren und nicht nachträglich entstanden sind.
Im Fall der Fälle kann das Abnahmeprotokoll als eine Art doppelten Boden für dich fungieren.
Wie schreibe ich ein Abnahmeprotokoll
Egal ob dein Abnahmeprotokoll für ein Großprojekt oder einen Privatauftrag ausgestellt wird, einige Informationen sind zwingend notwendig, damit das Dokument den Vorschriften des BGB entspricht..
- Auftraggeber und Auftragnehmer
- Objektadresse
- Auftragsgegenstand / Bauleistung
- Datum Baubeginn und Fertigstellung
- Auftragsnummer des Bauvertrags
- Mängelbeschreibung
- Frist zur Mängelbeseitigung
- Ort und Datum der Abnahme
- Unterschrift
Zum Zweck der Dokumentation kann dein Abnahmeprotokoll weitere Elemente beinhalten, wie beispielsweise eine Aufstellung der Restleistungen, Freifelder für Anmerkungen oder eine Bilddokumentation. Grundsätzlich ist ein möglichst detailliertes Abnahmeprotokoll immer besser.
Das Abnahmeprotokoll im Programm
Im Programm erstellst Du mit einem Klick aus jedem Auftrag ein Abnahmeprotokoll. Vollständig ausgefüllt ist diese Vorlage nicht nur BGB- sondern auch VOB-konform.
a) Auftraggeber & Auftragnehmer
Dein Abnahmeprotokoll ist von Anfang an mit einigen Informationen versehen, die das Programm aus deinen Unternehmenseinstellungen und den Informationen aus dem Auftrag nimmt. Dementsprechend sind die Informationen deines Auftraggebers bereits ausgefüllt.
Mit den Pfeilen neben den Informationen deiner Auftrageber:in kannst Du die Kundeninformationen ändern. Außerdem ist die Auftragsnummer und die Auftragsbezeichnung bereits eingetragen.
b) Objektadresse
Die Objektadresse ist vor allem dann relevant, wenn Du an mehr als einem Objekt für deine Auftraggeber:in arbeitest. Ein Klick auf das Feld offenbart die verschiedenen Objekte, die Du in deiner Kundendatenbank hinterlegt hast.
Falls Du wissen möchtest, wie Du mehrere Objektadressen für eine Kund:in hinterlegst, besuche gerne unseren Support Artikel.
c) Abnahmetyp, Bezeichnung, Baubeginn und Fertigstellung
Dieser Felder sind wichtig, denn sie sind rechtlich relevant. Achte darauf, dass sie richtig und vertragstreu ausgefüllt sind. Unter Abnahmetyp hältst Du fest, ob es sich um eine Gesamt- oder Teilabnahme handelt. In der Bezeichnung sollte genau die Tätigkeit stehen, die vertraglich vereinbart wurde und Baubeginn und Fertigstellung datieren das Bauvorhaben.
d) Mitarbeiter:innen
Wähle hier die Mitarbeiter:in aus, die für das Abnahmeprotokoll zuständig ist. Deine Kolleg:in erhält in Folge eine Push-Benachrichtigung über eine neue Aufgabe.
e) Mängel und Restleistungen
f) Anmerkungen
g) Dateien
Unter dem Unterschriften Feld hast Du die Möglichkeit, zusätzlich Dateien, wie zum Beispiel Bilder, an das Abnahmeprotokoll hinzuzufügen. Vor allem die Bilddokumentation unterstützt den Abnahmeprozess ungemein und sollte in jedem Fall genutzt werden, vor allem da Du direkt aus der Programm App auf deine Handykamera zugreifen und so Bilder machen kannst.
h) Unterschrift und Festschreibung
Hier werden beide Parteien, Du und dein Auftraggeber, nochmal aufgeführt, sowie Datum und Ort konkretisiert.
Zuletzt unterschreibst Du sowie dein Auftraggeber das Dokument digital. Sobald Du das Protokoll mit dem roten Knopf festschreibst, kannst Du keine Änderungen mehr vornehmen, geh also sicher, dass dein Abnahmeprotokoll alle wichtigen Informationen enthält.
Abnahmeprotokoll vor Ort in der App (auch offline)
- Mit dem Programm brauchst Du nur wenige Augenblicke
- Danke der App hast Du das Abnahmeprotokoll immer parat
- Du bist rechtlich abgesicherter
Ein mobiles Abnahmeprotokoll kannst Du entweder vom Büro aus vorbereiten und einer Mitarbeiter:in als Aufgabe zuteilen, oder direkt in der App vor Ort erstellen.
a) Vorbereiten im Büro
Erstelle ein Abnahmeprotokoll wie beschrieben im Abschnitt Das Abnahmeprotokoll im Programm. Sobald Du eine:n Mitarbeiter:in zuteilst, wird dein:e Kolleg:in via Push-Nachricht über das Abnahmeprotokoll als neue Aufgabe informiert. (siehe auch: Mitarbeiter:innen)
b) Direkt vor Ort erstellen
Möchtest Du das Abnahmeprotokoll direkt vor Ort aus der App erstellen, geht das mit wenigen Klicks. Wähle zuerst den Kunden oder die Kundin aus, für die Du ein Abnahmeprotokoll erstellen möchtest. Wähle dann via dem blauen Pluszeichen das Abnahmeprotokoll aus der Liste.
c) Abnahmeprotokoll in der App
Hast Du das mobile Abnahmeprotokoll erstellt, stehen dir dieselben Funktionen und Felder wie im Browser zur Verfügung:
Im Adressfeld siehst Du alle nötigen Kund:inneninformationen, wie Name, Anschrift, Objektadresse und Auftragsnummer.
In der App haben deine Mitarbeiter:innen zusätzlich die Möglichkeit, die Aufgabe anzunehmen, unter Vorbehalt anzunehmen oder abzulehnen, beispielsweise um einen Doppeltermin zu vermeiden.
Im weiteren Verlauf hast Du die Fenster zur Mängel- und Restleistung Feststellung. Trage hier etwaige Mängel ein und terminiere direkt die Behebungsfrist.
d) Bilder hinzufügen
Eine Besonderheit beim Abnahmeprotokoll in der App ist die Funktion, direkt Bilder aufzunehmen und dem Dokument anzufügen. Dank Cloud-Technologie sind die unmittelbar gesichert und stehen ebenfalls im Büro zur Verfügung. Wähle dafür einfach das blaue Pluszeichen und klicke auf das Kamera Symbol.
e) Digitale Unterschrift und festschreiben
Sobald Du den Arbeitsbericht festgeschrieben hast, erscheinen die beiden Felder für die Unterschrift. Klicke auf das jeweilige Feld, um die Unterschrift einzuholen.
Fazit
Neben Großaufträgen, Aufträgen aus der öffentlichen Hand und im Bauwesen, wo Abnahmeprotokolle gesetzlich vorgeschrieben sind, macht die protokollierte Abnahme auch bei Privatkund:innen viel Sinn, vor allem für dich. Nicht nur sicherst Du dich rechtlich um einen Schritt mehr ab, auch geht die Beweislast im Reklamationsfall auf die Kund:in über. Vor allem mit dem digitalen Abnahmeprotokoll vom Programm sparst Du massig Zeit und hast dank der Mitarbeiter:innen Einteilung auch noch die Möglichkeit, deinen Betrieb anhand des intelligenten Dokuments zu koordinieren.
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