Wie funktioniert die E-Mail Verwaltung im Programm?
Vorab ist wichtig zu wissen, dass nur dein E-Mail Postausgang via SMTP synchronisiert ist. Das heißt, Du verschickst Mails an deine Kund:innen aus dem Programm heraus.
Um eingehende E-Mails einzusehen, musst Du dich mit deinem E-Mail-Klienten verbinden.
Der Vorteil eines synchronisierten Postausgangs ist, dass Du beispielsweise Rechnungen nahtlos aus dem Auftrag heraus verschicken kannst, ohne dich in deiner E-Mail extra anzumelden. Gleichzeitig bleibt das Programm dein Arbeitswerkzeug, das dich nicht bei jeder beliebigen Mail, die eintrudelt, ablenkt. So kommt zusammen, was zusammen gehört und du kannst dich auf deine Arbeit konzentrieren.
Solltest Du Hilfe bei der Einrichtung deines Postausgangs via SMTP haben, besuche gerne unseren Support Artikel.
a. Wie prüfe ich, ob meine E-Mail angekommen ist?
“Kunde“ → runter scrollen zu “gesendete Email“
In deiner Kundenübersicht findest Du immer den aktuellen E-Mail Verlauf.
Hier kannst Du dich am Status „gesendet“ orientieren – das „Zugestellt“ und „Geöffnet“ Datum wird nicht von allen E-Mail-Servern zurückgespielt und kann daher irrelevant für dich sein.
Zusätzlich erhältst Du beim erfolgreichen Verschicken als Bearbeiter:in auch immer eine Kopie der Email, so kannst Du ganz sicher sein.
Über die blaue Lupe kannst Du jederzeit die versendeten E-Mails öffnen und deren Inhalt prüfen.
b. Wer erhält eine Kopie, wenn aus dem Programm eine Mail verschickt wird?
1) Der/Die Bearbeiter:in des entsprechenden Dokuments, welches verschickt worden ist:
Das Programm versteht, welche:r Nutzer:in in deinem Betrieb eingeloggt ist und das Dokument verschickt hat. Die Kopie der versendeten E Mail wird automatisch an die im Mitarbeiter hinterlegte E Mail-Adresse verschickt.
2) Zusätzlich können Sie Kopien an Ihre betriebliche E-Mail Adresse erhalten. Dies ist optional und kann ausgestellt werden:
“Einstellungen“ → “Unternehmen“ → runter scrollen zu “Kontaktdaten“
