Ein Video sagt mehr als
tausend Worte

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung das Programm
2. Vom Aufmaß zum Angebot
3. Chat
4. Zeiterfassung, Vor- und Nachkalkultation
5. Zusammenarbeit zwischen Büro und Mobil
6. Vom Arbeitsbericht zur Rechnung
7. Stundenkonten/Einsatzplanung
8. Stückliste / Tiefenkalkulation
9. Über 1.000.000 Leistungstexte
10. GAEB Integration
11. Bautagebuch
12. Projekt Management
13. Kumulierte Rechnungen & Sicherheitseinbehalt
14. Datev Integration

1. Einführung das Programm

Dieses Video gibt Euch einen ersten Eindruck:

• Nutzung via Browser auf allen Endgeräten (Windows-, Apple- und Google-PC, Tablet´s und Smartphones IOS und Android)
• Stündliche Sicherung auf einem deutschen Server
• GoBD- und DSVGO-konforme Datenhaltung
• Mitarbeiter-Rechte frei einstellbar
• Integrierte Zeiterfassung für Mitarbeiter und Aufträge
• Intuitive Bedienung
• Chat- und Fotofunktion auftragsbezogen

2. Vom Aufmaß zum Angebot

Dieses Video zeigt Euch, wie Ihr von einem Aufmaß zum Angebot kommt. Somit kann ein Mitarbeiter vor Ort die Aufmaße erfassen, die sofort im Büro (oder ggf. auf dem Tablet oder PC beim Kunden, sofern notwendig) in ein Angebot umgewandelt werden können.

3. Chat

DAS PROGRAMM bringt ALLES zusammen, was vorher einzeln war, in EINER Anwendung: Angebote und Rechnungen auf dem PC, Kommunikation im Messenger, Zeiterfassung auf dem Papier und Bilder auf dem Handy....

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, alle diese Inseln zusammenzuführen. Deshalb bieten wir einen Projektchat, der andere, häufig nicht sichere Messenger-Dienste (speziell whatsapp...) für den Betrieb überflüssig macht. Aus einem Projekt wird automatisch eine Chat Gruppe, über die alle beteiligten Mitarbeiter Nachrichten austauschen können. So ist auch im Nachgang noch klar, was wem und wann bei einem Projekt alles passiert ist. Bilder können zu jedem Dokumenttyp erfasst werden und stehen allen Mitarbeitern überall zur Verfügung.

4. Zeiterfassung, Vor- und Nachkalkulation

Dieses Video zeigt Euch, wie einfach Angebotskalkulation, IST-Zeiterfassung und die Nachkalkulation ineinandergreifen. Mittels App erfasste Zeiten werden einem Auftrag zwecks Nachkalkulation zugeordnet. Die Summer der monatlichen Stunden steht als Export für die Lohnbuchhaltung zur Verfügung.

Eingangsrechnungen können zum Auftrag erfasst werden, auch mit Splitfunktion. Damit kann ich als Chef sofort sehen, wie erfolgreich der Auftrag abgearbeitet werden konnte.

5. Zusammenarbeit zwischen Büro und Mobil

Beispiel: Meldung einer Störung - Arbeitsbericht/Serviceauftrag - Rechnung

Ruft der Kunde zum Beispiel wegen einer defekten Heizung an, kann das Büro einen Arbeitsbericht vorbereiten, telefonisch erfasste Informationen einpflegen und den Arbeitsbericht einem Mitarbeiter zuweisen. Der Mitarbeiter kann dann vor Ort erbrachte Leistungen erfassen, Fotos hinzufügen und die Unterschrift vom Kunden einsammeln. Im Büro geht es anschließend weiter, indem aus dem Arbeitsbericht direkt eine Rechnung erzeugt wird. Diese hier im Beispiel gezeigte Push Benachrichtigungen für einen Arbeitsbericht gibt es auch für diverse andere Dokumente wie das Aufmaß, den Termin, das Abnahmeprotokoll oder die Projektaufgabe. Alles lässt sich Mitarbeitern direkt zuweisen. Jeder zugeteilte Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung auf die App mit dem neuen Dokument.

6. Vom Arbeitsbericht zur Rechnung

Mit Arbeitsberichten erlauben wir die Erfassung von Tätigkeiten, für die kein Angebot erstellt wurde. Typische Einsatzszenarien sind Reparaturtätigkeiten oder Nachträge. Mittels App werden Leistungen erfasst, Bilder aufgenommen und Unterschriften eingesammelt, aus denen dann im Büro sofort eine Rechnung generiert werden kann. Das ganze funktioniert auch Offline.

7. Stundenkonten/Einsatzplanung

Jeder Mitarbeiter bekommt ggf. sein persönliches Wochenzeitarbeitsmodell, dies kann auch wechselnd geschehen, wenn z.B. im Sommer länger gearbeitet wird. Die Stundenkonten enthalten Urlaubs- und Überstundenberechnung, so dass auch Gleitzeitmodelle abbildbar sind.

Die mitarbeiterbezogenen Arbeitszeitmodelle enthalten die Sollarbeitszeiten. Diese werden dann mit den tatsächlichen erfassten Stunden abgeglichen, um die Überstunden/Fehlstunden zu berechnen. Diese Auswertungen gibt es auch als PDF und kann mit einem Klick an den Mitarbeiter per Email geschickt werden.

8. Stückliste / Tiefenkalkulation

Eine Leistung kann mit einer Stückliste erstellt werden. Dazu können beliebig viele Materialien mit Menge, Verschnitt und Aufschlag hinterlegt werden. Weiterhin unterstützen wir diverse Lohngruppen, die wiederum mit Minuten und Aufschlag hinterlegt werden können. Um das Paket rund zu machen, erlauben wir auch die Einbeziehung von Fremdleistungen in die Stückliste. Stücklisten sind aber nicht an Leistungen gebunden. In einem Angebot oder Auftrag kann pro Position ebenso eine Stückliste hinterlegt werden. Ins Leistungsverzeichnis haben wir die Materialien und Arbeiten integriert und erzeugen im Anhang noch eine Pack/Einkaufsliste.

9. Über 1.000.000 Leistungstexte von über 600 Herstellern

Wir haben ausschreiben.de für Euch integriert. Damit stehen Euch über 1.000.000 Leistungstexte von über 600 Herstellern zur Verfügung.

10. GAEB Integration

Wir bieten das Importieren sämtlicher GAEB-Dateiformate (Formate 1990/2000/XML). Dann kann man entweder eine "Schnell-Bepreisung" durchführen oder eine positionsgenaue Kalkulation mit den eigenen Leistungsbausteinen erzeugen. Danach exportiert man die Datei als *.d84 (Formate 1990/2000/XML) Erhält man den Auftrag, wird einfach die *.d86 importiert, somit können keine Fehler passieren. Daraus erzeugt man dann ALLE Folgedokumente wie kumulierte Abschlagsrechnungen, ggf. direkt aus den Bautagebüchern, siehe die anderen Kapitel.

So wird die Zusammenarbeit mit Architekten oder öffentlichen Auftraggebern noch leichter.

11. Bautagebuch

Ihr könnt aus einem Auftrag mehrere Bautagebücher erstellen und somit den Mitarbeitern die Aufgaben auf der Baustelle direkt zuweisen. Dazu einfach die Positionen aus dem Auftrag auswählen, an denen gearbeitet werden soll und diese dann einem Mitarbeiter zuteilen. Der bekommt das dann direkt auf das mobile Gerät. Vor Ort kann pro Position ein Aufmaß hinterlegt werden. Außerdem können Zeiten des Teams erfasst werden und auch Verbrauchsmaterialien und Fotos können hinzugefügt werden. Die Unterschriften vom Mitarbeiter und Kunden runden das Bautagebuch ab. Im Büro können dann sofort kumulierte Rechnungen aus den Bautagebüchern eines Auftrages erstellt werden.

12. Projekt Management

Wir haben eine übersichtliche Darstellung aller Projekte erstellt, damit Ihr den Überblick behaltet. Weiterhin könnt Ihr eigene Projektzustände erstellen, um das Programm perfekt an die Prozesse in Eurem Unternehmen anzupassen. Um ein einzelnes Projekt besser zu planen, ermöglichen wir die Verwaltung von Projektaufgaben. Diese können einem oder mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden, die die Mitarbeiter sofort automatisch per App erhalten. Außerdem können Aufgaben auch direkt mit dem Handy erstellt werden, z.B. könnt Ihr festgestellte Mängel bei einer Abnahme direkt in konkrete Aufgaben mit Bild und Beschreibung umwandeln. Schneller und direkter geht es nicht…

13. Kumulierte Rechnungen & Sicherheitseinbehalt

Hier siehst Du, wie kumulierte Rechnungen, Abzüge/Aufschläge für Baunebenkosten und Sicherheitseinbehalte im Programm erzeugt werden. Es kann so einfach sein.

14. DATEV Integration

Wir erlauben das Anlegen von Konten. Eingangs- und Ausgangsrechnungen können jeweils einem Konto zugeordnet werden. Beim DATEV Export integrieren wir diese Informationen. So wird die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung noch leichter.