Wie funktioniert die Einsatzplanung/ Ressourcenplanung?
Eine funktionale Einsatzplanung und eine klare Übersicht ist häufig der Schlüssel, um Büro & Außendienst zu organisieren und die Zusammenarbeit zu optimieren. Mehr Informationen zu der Planung von Mitarbeiter:innen findest Du in diesem Artikel.
Das Programm bietet dir zwei verschiedene Ansichten der Einsatzplanung:
a. Die Kalenderansicht
Die Kalenderansicht ist häufig sehr beliebt, weil Du hier einen schnellen und klaren Überblick über die Termine & Einsätze deiner Mitarbeiter:innen finden kannst.
Beispiel Wochenansicht
b. Die Ressourcenansicht
In unserer Ressourcenansicht findest Du ebenfalls eine Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Sie wird bevorzugt dafür genutzt, um Kapazitäten langfristig klarer erkennen und planen zu können.
Beispiel Ressourcenansicht
Sowohl reguläre Termine als auch Einsätze wie z.B. terminierte Aufträge, Arbeitsberichte & Projektaufgaben werden hier für dich zusammengefasst. Durch ein Anklicken des Termins kannst Du dessen Beschaffenheit verändern und umplanen. In der Zeiterfassung angegebene Urlaube, Krankheiten etc. werden hier ebenfalls für dich angezeigt. Über den “+-Knopf” oben rechts im Aktionsmenü oder auf dem Kalender selbst kannst Du kinderleicht neue Termine erstellen.
TIPP:
Du kannst Termine erst planen und sie später erst auf deine Mitarbeite:innen verteilen. Plane deine Termine regulär, lasse aber das “Mitarbeiter”-Feld leer. Deine geplanten Termine erscheinen in der Spalte “keine Zuweisung” ganz oben in deinem Kalender. Sobald Du sie verteilen willst, fügst Du deine Mitarbeiter:innen einfach hinzu und Sie erhalten eine Benachrichtigung.
Mitarbeiter-Feedback Funktion
Über die App haben deine Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Termine & Einsätze anzunehmen, unter Vorbehalt anzunehmen oder abzulehnen. Dieses Feedback ist in jeder Planungstafel an der Hintergrundfarbe des Einsatzes erkennbar:
Blau: Kein Feedback
Grün: Angenommen
Orange: Unter Vorbehalt
Rot: Abgelehnt
Termin-Status Funktion
Häufig ist es wichtig zu wissen, auf welchem Status sich ein Termin befindet. Auch hier kannst Du und deine Mitarbeiter:innen in App und Browser einfach den Status anpassen.
Den Status deines Termins siehst Du dann ebenfalls anhand des farbigen Punktes in der linken oberen Ecke.
Rot: geplant
Blau: bestätigt
Orange: in Arbeit
Grün: erledigt
Nutze rollover oder die Zoom-Option (oben rechts der Regler), um zu Detailansichten zu gelangen.
