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Die DATEV Datenservices ist eine Programm Pro Funktion. Du brauchst einen Programm Pro Zugang, um die Funktionen nutzen zu können. Alles zur Standard DATEV Integration liest du hier:
DATEV Schnittstelle im Programm
Die DATEV Datenservices sparen dir massig Zeit, vor allem weil es kein Runterladen von Dateien mehr benötigt. Du überträgst stattdessen deine Daten direkt an das DATEV Rechenzentrum. Einige der Übertragungen sind dabei sogar automatisiert:
Alles zum Programm Pro erfährst du hier: Das Programm Pro – Funktionen, Leistungen, Preise
Die DATEV Datenservices Schnittstelle automatisiert die Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro weitgehend. Vorab brauchst du aber einige Informationen von deinem Steuerberater, um die Schnittstelle einzurichten. Lese dir diesen Absatz komplett durch, bevor du mit der Einrichtung beginnst.
Alternativ bieten wir dir auch einen Einrichtungsservice an. Wir übernehmen die Kommunikation mit deinem Steuerberater, nehmen alle Einstellungen im Programm vor und richten den Buchungsdatenservices sowie den Belegbilderservice so ein, dass du jeden Monat nur noch wenige Kontrollaufgaben selbst übernehmen musst. Parallel schulen wir dich und dein Team, damit die vorbereitende Buchhaltung auch in Zukunft einfach von der Hand geht.
Das DATEV-Einrichtungspaket kostet pauschal 899,- €. Wenn du Interesse hast, melde dich gerne via Mail an info@das-programm.io
In diesem Artikel geht es ausschließlich um die Einrichtung und Funktionalität der im Pro Paket enthaltenen DATEV Datenservices. Wenn du Fragen zu den Standard DATEV Funktionen hast, dann schau gerne hier in den Artikel:
Hilfe Artikel für die DATEV Schnittstelle im Programm
Bevor du mit der Einrichtung von DATEV beginnen kannst, brauchst du einen DATEV Unternehmen Online Account und die Zugangsdaten zu deinem Account. Außerdem musst du in deinem DATEV Unternehmen Online Account mindestens den Belegbildservice, optional auch den Buchungsdatenservices freischalten, beziehungsweise freischalten lassen.
Du brauchst ebenfalls die Beraternummer deines Steuerbüros sowie deine Mandatennummer, um eine Verbindung zum DATEV Rechenzentrum herstellen zu können.
Um die DATEV Funktionen nutzen zu können, musst du für dich und / oder dein Büroteam die nötigen Berechtigungen erteilen und in den Einstellungen die Funktion aktivieren. Insgesamt sind es drei Schritte:
1. Um die Berechtigung zu erteilen, wähle links im Hauptmenü Mitarbeiter. Klicke auf den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin in Frage. Klicke auf den Reiter “Berechtigungen” und scrolle bis zu DATEV. Aktiviere die Schaltbox “DATEV Verwaltung”.
Mitarbeiter → Berechtigung → DATEV
2. Um die Funktion zu aktivieren, wähle links im Hauptmenü die Einstellungen. Klicke auf “Funktionen”. Unter “Pro Funktionen” findest du die Schaltfläche “Buchhaltung”. Klicke hier.
Einstellungen → Funktionen → Pro Funktionen → Buchhaltung
3. Zuletzt musst du noch die DATEV Transfer Status Anzeige aktiviere. Ebenfalls in den Funktionen Einstellungen, scrolle runter bis du bei “Rechnungen” angelangst. Aktiviere hier die Schaltfläche “DATEV Transfer Status anzeigen”.
Mit dieser Funktion aktivierst du eine Kontrollansicht in deiner Rechnungsübersicht, die dir auf einen Blick zeigt, ob eine Rechnung bereits an DATEV übertragen wurde, oder nicht.
Einstellungen → Funktionen → Rechnungen → DATEV Transfer Status anzeigen
Um die Verbindung zu DATEV herzustellen, klicke links im Hauptmenü auf “Buchhaltung”. Du bist nun im Hauptfenster der DATEV Schnittstelle. Von hier aus stellst du eine Verbindung mit dem DATEV Rechenzentrum her und startest die verschiedenen Übertragungen.
Mehr zu den jeweiligen Übertragungen erfährst du in den dazugehörigen Abschnitten:
Abschnitt 2: Belegbilder übertragen
Abschnitt 3: Buchungsstapel übertragen
Abschnitt 4: Kreditoren und Debitoren übertragen
Verbinde dich mit dem DATEV Rechenzentrum, indem du am Kopf des Fensters die Beraternummer und die Mandantennummer in die jeweiligen Felder einträgst. Erst, wenn du beide Nummern eingetragen hast, erscheint die Schaltfläche, mit der du die Verbindung zu DATEV auslöst. Wähle aus, ob du dich für den Belegbildservice oder die Buchungsstapelservices verbinden möchtest.
Mit einem Klick auf die “Mit DATEV verbinden” Schaltfläche, wirst du zu DATEV Unternehmen Online (DUO) weitergeleitet. Die Konfiguration geht von hier aus weiter:
Nachdem du dich mit deinen Anmeldedaten bei DUO angemeldet hast, wirst du gebeten, dem Datenzugriff durch das Programm zuzustimmen.
Stimme der Verarbeitung zu. Du wirst darauffolgend zum Programm zurückgeleitet. Ist die Verbindung erfolgreich hergestellt, siehst du nun anstelle der “Mit DATEV verbinden” Schaltfläche eine “Verbinung trennen” Schaltfläche. Außerdem erhältst du Informationen dazu, bsi wann die Verbinudung gültig ist und welche Services aktiviert sind.
Um die DATEV Datenservices vollumfänglich nutzen zu können, musst du deine Debitoren, Kreditoren und deine Sachkonten im Programm zu denen in DATEV angleichen. Zudem musst du die Nummerkreise aus DATEV übernehmen.
Dieser Schritt entfällt, wenn du ausschließlich den Belegservice – also die Übertragung deiner Ein- und Ausgangsrechnung PDFs – nutzen möchtest.
Sage deinem Steuerbüro einfach, dass du jeweils eine CSV-Datei mit den Debitoren, Kreditoren und den Sachkonten benötigst. Klicke im Programm links im Hauptmenü auf den kleinen Pfeil neben “Buchhaltung”, um das Untermenü zu öffnen. Wähle im Untermenü “DATEV Import”. Im DATEV-Importfenster angelangt, klickst du auf das jeweilige Uploadfeld, um die dafür vorgesehene Datei auf deinem Gerät ausfindig zu machen und hochzuladen.
Buchhaltung Untermenü → DATEV Import → Hochladen der jeweiligen Datei
Für den Angleich der Nummerkreise im Programm angeht, kontaktiere unseren Support, wir übernehmen das für dich.
WICHTIG
Grundlegend für die erfolgreiche vorbereitende Buchhaltung sind korrekte Einstellungen. Wende dich bei Fragen rund um die korrekte Eingabe an deinen Steuerberater. Unser Support kann dir bei Fragen zu Funktionen im Programm helfen, nicht aber bei Fragen zur Buchhaltung oder Belangen rund um DATEV, die nichts mit dem Programm zu tun haben.
Die Einstellungen für die verschiedenen Funktionen innerhalb der vorbereitenden Buchhaltung im Programm findest du links im Hauptmenü. Klicke auf den kleinen Pfeil rechts neben “Buchhaltung”, um das Untermenü zu öffnen. Wähle hier “Einstellungen”.
Für den Belegbildservice sind zwei Einstellungen wichtig:
Die fünf Felder (Beraternummer, Mandantenummer, Wirtschaftsjahrbeginn, Nummernlänge der Sachkonten, Kontenrahmen) werden durch die erfolgreiche Verbindung mit DATEV vorausgefüllt und sind in Folge ausgegraut. Du kannst keine Änderungen daran vornehmen.
Wichtig sind die beiden Schaltflächen, mit denen du den Beleglink und die Zahlungsverknüpfung aktivierst:
1. Mit dem Beleglink wird in deiner Buchungsstapel Datei automatisch für jede Buchung eine Verbindung zum gehörigen Beleg hergestellt. Diese Option ist besonders nützlich, da dein Steuerbüro für die Zuweisung von Beleg und Buchung oft viel Zeit aufwenden muss. Voraussetzung hierfür ist, dass du deine Belege via Belegbildtransfer direkt an das DATEV Rechenzentrum übertragen hast.
2. Mit der Zahlungsverknüpfung nutzt das Programm die Daten aus deinem Banking so, dass eingegangene Zahlungen im Buchungsstapel ebenfalls automatisch verzeichnet und zugeordnet werden.
Hast du also Beleglink und Zahlungslink aktiviert, sieht dein Steuerberater Buchunegen mit Belegverknüpfung. Zusätzlich wird die dazugehörige Zahlung ebenfalls aufgeführt.
WICHTIG
Nutzt du das Banking im Programm, werden deine Zahlungen automatisch importiert. Auf diese Weise sparst du dir lange händisches Einpflegen deiner Daten, denn das Programm ordnet Zahlungen wenn möglich automatisch den zugehörigen Rechnungen zu.
Du hast Fragen zum Banking? Dann schau gerne in unseren Hilfe Artikel zum Thema:
Bankverbindung im Programm – Hilfe Artikel
Hier trägst du die Nummern deiner Sachkonten ein. Spreche dich mit deinem Steuerberater ab, insofern dir die Schkontennummern nicht bekannt sind.
Buchungsschlüssel sind immer dann relevant, wenn du nicht über sogenannte Automatikkonten verfügbst. Halte Rücksprache mit deinem Steuerberater und erfrage ggf. die jeweiligen Buchungsschlüssel.
Der Buchungstext erlaubt dir, deine Buchungsstapel Datei auf die Arbeitsweise deines Steuerberaters anzupassen. Frage deinen Steuerberater, welche Textelemente relevant sind und füge sie entsprechend ein.
Mit dem Belegbilderservice überträgst du deine Belege entweder manuell mit wenigen Klicks oder automatisch jede Nacht an das DATEV Rechenzentrum. Der Vorteil liegt auf der Hand: Kein langes Suchen nach Belegen, kein Schuhkarton voller Rechnungen. Vor allem die automatische Übermittlung erleichtert deinen Arbeitsalltag nachhaltig und zuverlässig.
ACHTUNG
Du überträgst beim Belegbilderservice ausschließlich die PDFs deiner Ein- und Ausgangsrechnungen. Um Buchungen zu übertragen, nutze den Buchungsstapel Transfer.
Das Programm bietet dir die Möglichkeit, deine Ausgangs- oder Eingangsrechnungenen, beziehungsweise auch beide jede Nacht automatisch an das DATEV Rechenzentrum übertragen zu lassen. Natürlich kannst du aber genauso die Übertragung manuell auslösen.
Um die manuelle Übertragung zu starten, klicke links im Hauptmenü auf “Buchhaltung”. Wähle den Zeitraum aus, aus dem die Rechnungen, die du übertragen möchtest, stammen. Wähle, ob du Ein- und Ausgangsrechnungen oder nur jeweils eine der beiden übertragen möchtest. In den beiden “Anzahl” feldern zeigt dir das Programm, wie viele Ein- und Ausgangsrechnungen du jeweils für den ausgewählten Zeitraum übertragen wirst. Klicke auf “Rechnungen übertragen”, um den Tranfer durchzuführen.
Sobald du den Transfer ausgeführt hast, leitet dich das Programm zur Übersicht deines aktuellen Transfers weiter. Hier siehst du die Eckdaten deiner Übertragung inklusive dem Status. Sobald der Tranwfer durchgeführt ist, wechselt der Status von “in progress” zu erfolgreich oder zu fehlerhaft, sollte ein Fehler aufgetreten sein. Außerdem erhältst du eine Übersicht, welche Rechnungen du übertragen hast.
Das Programm erstellt natürlich für jede Belegbildertransfer eine Übersicht. Einsehen kannst du diese Übersichten, indem du im Hauptmenü links auf den kleinen Pfeil neben “Buchhaltung” klickst. Wähle im Untermenü nun “Belegbildtransfer”. Du siehst nun ein Logbuch über alle durchgeführten Übertragungen. Klicke auf eine der Übertragungen, um in die Detailansicht zu gelangen.
Zusätzlich notiert das Programm innerhalb der Rechnungsansicht jeder übertragenen Rechnung, mit welchem Belegbildtranfer die Rechnung an DATEV übertragen wurde. Weiterhin zeigt dir das Programm an, welche Nummer deine Rechnung in DATEV hat (DATEV-GUID).
WICHTIG
Mit dem roten Knopf in der oberen rechten Ecke löst du eine erneute Übertragung der jeweiligen Rechnung an das DATEV Rechenzentrum aus. Diese erneute Übertragung ist für den Fall, dass die Rechnung einen Fehler hatte, der nachträglich korrigiert wurde.
Du kannst die erneute Übertragung nicht einfach so auslösen, denn DATEV ordnet weltweit jeder Rechnung eine eindeutige Nummer zu (DATEV GUID). Du bzw. dein Steuerbüro muss zuerst DATEV kontaktieren, um die Freigabe dieser einmaligen Nummer zu erbitten. Erst wenn DATEV die Freigabe bestätigt, kannst du die erneute Übertragung erfolgreich durchführen.
Koordiniere solche Schritte unbedingt mit deinem Steuerbüro!
Zuletzt ist auch in deiner Rechnungsübersicht verzeichnet, ob eine Rechnung an DATEV übertragen wurde. Rechnungen, die übertragen wurden, sind in der Rechnungsübersicht mit einem grünen Punkt markiert.
WICHTIG
Du siehst den DATEV Prüfpunkt nicht in deiner Rechnungsübersicht? Prüfe, ob du die Funktion in den Rechnungseinstellungen aktiviert hast. Schau nochmal in Abschnitt 1.b Berechtigung & Funktion freischalten .
Mit dem Buchungsstapel Transfer professionalisiert du deine vorbereitende Buchhaltung, denn du beendest die Zuordnungsarbeit, die dein Steuerbüro zwischen Buchungen und Belegen mühselig machen muss. Einmal eingerichtet, nimmt dir das Programm den größten Teil der Arbeit für die Erstellung ab. Es prüft deine Buchungsstapel Datei gemäß der Vorgaben von DATEV, um umständliches Nacharbeiten zu vermeiden und überträgt deine Daten zuverlässig, vollständig und sicher direkt an das DATEV Rechenzentrum.
ACHTUNG
Das Programm kann nur prüfen, ob deine Buchungsstapel Datei die von DATEV vorgegebenen Datensätze aufweist, nicht aber, ob deine Eingaben korrekt sind. Beispielsweise erkennt das Programm, dass eine Rechnung kontiert ist, kann aber nicht feststellen, ob die Rechnung dem richtigen Konto zugewiesen wurde.
Eine Buchungsstapel Datei ist ein Listendokument im CSV Format. Die Liste enthält jede Buchung, die in einem bestimmten Zeitraum getätigt wurde. Ein einzelner Buchungssatz enthält Informationen zu Betrag, Datum, Kontierung (Soll/Haben) und Belegtexte. Das Ziel ist es, Buchungsdaten für die digitale Verarbeitung zu vereinheitlichen und damit maschinell verarbeitbar zu machen.
Im Programm können Buchungssätze zusätzlich entweder mit dem zugehörige Beleg PDF oder der Zahlung verknüpft werden.
Der Buchungsstapel Transfer funktioniert auf zwei Ebenen:
Bei der Prüfung stellt das Programm für dich sicher, dass deine Buchungsstapel Datei alle notwendigen Daten enthält, um vollständig verarbeitbar zu sein. Diese Prüfung passiert automatisch und zeigt dir etwaige Fehler an, bevor du den Transfer durchführen kannst.
Um den Buchungsstapel Transfer durchzuführen, klicke links im Hauptmenü auf “Buchhaltung”. Wähle den gleichen Zeitraum aus, wie bei deiner Prüfung und klicke auf “Buchungsstapel übertragen” um die Übertragung durchzuführen.
TIPP
Über die beiden Fenster “Rechnung angelegt ab” und “Rechnung angelegt bis” kannst du dem Programm sagen, dass es nach Rechnungen suchen soll, die zwar zum jeweiligen Monat gehören, aber später reingekommen sind. Das Programm durchsucht dann die Datenbank und fügt die Nachzügler hinzu.
Auch für deine Buchungsstapel Transfers erstellt das Programm ein Logbuch. Hier siehst du alle durchgeführten Transfers chronologisch aufgelistet. Dazu zählen auch Transfers, die aus irgendwelchen Gründen nicht erfolgreich an DATEV übermittelt wurden. Diese sind anhand des Status erkenntlich.
Mit der Debitoren und Kreditoren Übertragung werden n eue Kunden (und Lieferanten insofern vorhanden) am Ende des Monats mit einem Klick an das DATEV Rechenzentrum zu übertragen.
Wähle links im Hauptmenü “Buchhaltung”. Unter “Debitoren und Kreditoren übertragen” findest du Eingabefenster, mit denen du jeweils den Zeitraum auswählst, aus dem du neue Debitoren und Kreditoren an DATEV übertragen möchtest. Mit einem Klick auf die orangene Schaltfläche löst du den jeweiligen Export aus.
Du brauchst:
– Programm Pro
– DATEV Unternehmen Online Zugang
– Freischaltung Belegbilderservice
– Freischaltung Buchungsdatenservices
– Berater- und Mandantennummer von deinem Steuerberater
– Informationen zu deinen Sachkonten
Alternativ können wir die komplette Einrichtung für dich übernehmen. Wir berechnen pauschal 899,- € für dein rundum-sorglos DATEV Einrichtungspaket inklusive der Kommunikation mit deinem Steuerbüro. Melde dich bei uns, wenn du Interesse hast.
In aller Regel ja, denn ohne gleiche Kennnummern, kann keine Zuordnung erfolgen. Die Ausnahme bildet der Fall, dass du ausschließlich den Belegbilderservice nutzen willst. In diesem Fall steht es dir frei, ob du den Angleich machen möchtest oder nicht.
Mehr dazu erfährst du im Abschnitt 1.d. Datenimport aus DATEV (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten) & Nummernkreise angleichen
Das Programm überträgt jede Nacht deine neuen Ein- und Ausgangsrechnungen an das DATEV Rechenzentrum. Über das Logbuch hast du volle Einsicht in jeden Transfer.
Schau nochmal in Abschnitt 3.a Belegbildservice: manuell vs automatisch, um mehr zu erfahren.
Beim Belegbildservice werden nur die PDFs deiner Belege an DATEV übertragen. Der Buchungsdatenservice beinhaltet Buchungen aus einem bestimmten Zeitraum. Das Programm kann zu jedem Buchungssatz den zugehörigen Beleg und die Zahlung verknüpfen.
Schau nochmal in Abschnitt 3. Buchungsdatenserice, um mehr dazu zu erfahren.
Nein, die automatische Übertragung funktioniert nicht, wenn die Datei Fehler aufweist. Korrigiere die angezeigten Fehler, um die Übertragung auslösen zu können.
Wir raten auch davon ab, fehlerhafte Buchungsstape Dateien herunterzuladen. Dein Steuerberater wird in aller Regel aufgrund der Fehler auf dich zukommen müssen. Spätestens dann musst du die Korrektur ohnehin vornehmen. Spar dir die Zeit und das Geld.
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