Handwerkersoftware gibt es wie Sand am Meer. Wie findest Du die beste Lösung für Dich und Deinen Betrieb? Was bedeutet Digitalisierung im Handwerk und was hat die Cloud damit zu tun? Hier wollen wir Dir auf diese und andere Fragen unsere Perspektive zeigen. Welches Potenzial steckt in moderner und Cloud-basierter Handwerkersoftware? Und vor allem wie kann das Werkzeug Handwerkersoftware Dein Leben einfacher machen.
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Digitalisierung ist in aller Munde. Was genau steckt aber dahinter und was hat das alles mit Deinem Betriebsalltag zu tun?
Grundsätzlich ist die Entwicklung der Online-Straßenkarten sinnbildlich: Du erinnerst Dich sicherlich an die frühen Karten, die Dir nur den Weg zeigen konnten. Heute findest Du allerlei Informationen auf Maps. Ob Restaurants, Tankstellen, Geldautomaten, meistens das, was Du gerade brauchen könntest. Flexibler sind sie auch geworden. Du kannst zoomen, Satellitenbilder aufrufen und die Verkehrslage abfragen. Das heißt, mehr Informationen sind nun zu Deinen Gunsten an einem Ort strukturiert gebündelt. In unserer Auffassung bedeutet gute Digitalisierung also vor allem, dass die Daten für Dich arbeiten und nicht andersherum.
Gute Digitalisierung im Handwerk nutzt die vielen Daten, die Dich ohnehin den ganzen Tag umgeben, um ein Netzwerk aus Werkzeugen zu schaffen, die miteinander kommunizieren. Konkret heißt das aber nicht, dass Du mehr Handwerkersoftware brauchst, um gut digitalisiert zu sein. Im Gegenteil: Im besten Fall hast Du genau eine Handwerkersoftware, die alle Deine Werkzeuge vernetzt und Deine Daten so für Dich arbeiten lässt.
Beim Programm passieren beispielsweise die spannendsten Dinge, wenn alle Mitarbeiter:innen via App Zugriff auf die Handwerkersoftware und die für sie relevanten Funktionen haben. Da werden gerne mal aus 60 Aktenordnern 5.
Genau wie Digitalisierung ist "Cloud" zu einem Modewort geworden. Aber warum heißt es überhaupt Cloud? Informatiker haben in technischen Zeichnungen das Internet immer mit einer Wolke (englisch Cloud) veranschaulicht.
In der Praxis heißt das beispielsweise, dass Cloud-basierte Handwerkersoftware im Gegensatz zu konventioneller Software von Deinem PC unabhängig ist. Keine Sorge, Deine Daten siehst weiterhin nur Du. Du musst nur nicht mehr vor Deinem PC sitzen, um auf sie zuzugreifen, denn alles ist im Internet gespeichert.
Das bringt einige nützliche Änderungen in Deinen Betriebsalltag: Zuallererst musst Du keine Programme mehr von einem IT-Spezialisten installieren lassen und auch einen eigenen Server brauchst Du nicht. Updates etc. sind ebenfalls Schnee von gestern, darum musst Du Dich nicht mehr kümmern. Ein Browser und die Handwerker App auf Deinem Smartphone reichen für die Digitalisierung im Handwerk.
Digitales Handwerk dank Cloud heißt also mehr Mobilität, wie zum Beispiel wenn Deine Handwerkersoftware Dein Büro und die Baustelle nahtlos koordiniert. Deine Mitarbeiter:innen erstellt in der Handwerker App ein Aufmaß inklusive angehängter Bilder. Dank Cloud sind die Daten unverzüglich im Büro verfügbar und werden dort zum Angebot weiterverarbeitet. Der Kunde kriegt das Angebot daraufhin direkt als Mail. Deine Handwerkersoftware muss so mobil sein, wie das Handwerk selbst. Egal wie groß Dein Betrieb ist, mit Cloud & App sparst Du Zeit, Nerven und Geld.
Du kennst die Situation sicherlich: Die Kommunikation mit Deinen Kolleg:innen hast Du im Messenger. Die Angebote befinden sich zu Hause auf dem Computer. Die Kommunikation mit dem Kunden findest Du in Deinem E-Mail Programm. Für Arbeitszeiten hast Du vielleicht eine App und Leistungsverzeichnisse werden ausgedruckt. Das Aufmaß ist in Deinem Notizbuch. So sind alle Informationen verteilt und wenn Du den Verlauf eines Projektes nachvollziehen willst, bist Du lang mit Suchen beschäftigt.
Das Ziel der Digitalisierung im Handwerk muss unserer Meinung nach sein, diese sogenannten Informationsinseln abzuschaffen. Stattdessen hast Du alles auf einen Blick in Deiner Handwerkersoftware verfügbar. Benutzt Du nun mehrere Softwares, läufst Du Gefahr, die alte Situation zu reproduzieren, nur auf Deinem digitalen Schreibtisch.
Jeder Handwerksbetrieb ist individuell. Nur weil eine Handwerkersoftware gut für einen Betrieb ist, heißt es noch lange nicht, dass diese Software auch für Deinen Betrieb passt. Daher lautet der wichtigste Tipp: Testen, testen und nochmals testen. Lass Dir ein kostenloses und unverbindliches Testkonto geben.
Spiele Deine täglichen Abläufe einmal durch.
Wie einfach ist es, ein Angebot zu erstellen?
Wo finde ich die Nachkalkulation?
Kann ich GAEB einlesen oder Bestellungen mittels IDS-Connect auslösen?
Wie einfach ist die Zeiterfassung?
Kann ich kumulierte Rechnungen erstellen?
Was macht die Handwerkersoftware konkret einfacher für mich?
Hier kannst Du das Programm kostenlos und unverbindlich testen. Oder Du buchst einen kostenlosen Beratungstermin, bei dem wir alle Deine Fragen beantworten.
Ist eine passende Handwerkersoftware gefunden, kommt schnell die Frage nach den alten Daten auf. Unserer Erfahrung nach gehen die Handwerksbetriebe damit unterschiedlich um. Die einen wollen alle Daten mitnehmen, die anderern sehen die neue Handwerkersoftware als Chance, einmal die Daten auszumisten und nur das mitzunehmen, was wirklich von Belang ist. Wir unterstützen Euch auf beiden Wegen. Solange Eure Software einen Export der Daten in zum Beispiel Excel oder CSV erlaubt, können wir in der Regel diese Daten auch einlesen und Euch im Programm zur Verfügung stellen.
Vielleicht ist das eine größere Umgewöhnung: Moderne, Cloud-basierte Software erlaubt den Zugriff für Deine gesamte Belegschaft. Wichtig hier ist aber, dass Du präzise Kontrolle darüber hast, wer welche Informationen sehen kann.
Auch hier ist jeder Handwerksbetrieb unterschiedlich: Wer kalkuliert die Angebote, wer macht den Vertrieb und was sollen die Mitarbeiter:innen sehen? Es hat viele Vorteile, wenn alle im Betrieb Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben. Die Kalkulation bleibt vielleicht Chefsache, aber wenn die Mitarbeiter:innen mittels App Zugriff auf das Leistungsverzeichnis haben, ist auch klar, was vereinbart und was ein Nachtrag ist.
Außerdem können die Mitarbeiter:innen mittels App Fotos direkt in Kunden oder Projektmappen hochladen. Mit der Zeiterfassung auf den Auftrag landen die Zeiten direkt in der Nachkalkulation und gleichzeitig im Stundenkonto. Digitales Handwerk lebt von Datenflüssen. Beim Programm liegt das letzte Wort immer bei dir, so richtig entfaltet sich gute Handwerkersoftware aber erst, wenn das gesamte Team dabei ist. Stichwort Gute Digitalisierung im Handwerk.
Häufig erleben wir, dass den Betrieben eine Handwerkersoftware grundsätzlich gefällt. Die Umstellung hingegen wirkt zeitintensiv und umständlich. Das ist verständlich – immerhin müssen Angebote und Rechnungen geschrieben und die Belegschaft termininert werden, Softwareumstellung hin oder her. Auf den ersten Blick wirkt die Hürde zur Digitalisierung im Handwerk besonders hoch.
Viele bleiben deshalb bei ihren alten Softwares, tragen Informationen doppelt oder gar nicht ein und vergessen aus Gewohnheit, wie viel Zeit das frisst. So macht digitales Handwerk aber keinen Sinn, im Gegenteil.
Für die erfolgreiche Umstellung zu Deiner neuen Handwerkersoftware gibt es keine Standardformel. Aus unserer Erfahrung hängt der Erfolg aber unabhängig von der Größe Deines Betriebs von der Betreuung und dem Support ab, den Du von den jeweiligen Spezialist:innen erfährst.
Bei den meisten unserer Kund:innen, die einen Betrieb mit bis zu 15 Mitarbeiter:innen unterhalten, reicht eine Schulung. Bei größeren Betrieben stellen wir einen Onboarding-Plan zur Verfügung, den unsere Spezialist:innen mit Dir gemeinsam besprechen und ausführen. So wird von Büro-Mitarbeiter:innen über Meister bis hin zu den Lehrlingen jeder in dem geschult, was seinen/ihren Alltag bestimmt. In jedem Fall kannst Du verschiedene Einrichtungspakete buchen und erhältst so den Support, den Dein Betrieb benötigt.
Die Datenübertragung ist leicht: Nachdem Du eine Datensicherung von Deiner vorherigen Handwerkersoftware gezogen hast, kannst Du uns über das passende Einrichtungspaket Kundenstamm, Artikelstamm (.csv) und Datanorm-Dateien Deiner Großhändler zukommen lassen, wir übernehmen dann den Rest. So hast Du bereits ein bequem befülltes System, aus dem Du direkt arbeiten kannst. Digitales Handwerk muss nicht mit Mühen und Ärgernissen verbunden sein. Es kommt einfach auf die richtigen Ansprechpartner:innen an.
In den meisten Betrieben ist die gängige Wahrnehmung, dass die Zeit, um eine neue Handwerkersoftware einzuführen, schlicht fehlt. Zusätzlich kommt der Glaube hinzu, dass der Wechsel nur zum Jahresende vorgenommen werden kann. Dabei mangelt es gerade zum Jahresabschluss erfahrungsgemäß an Zeit.
Beides hat sich als Irrglaube herausgestellt. Grundsätzlich ist der richtige Zeitpunkt gekommen, wenn Dir bewusst wird, dass in Deinem Betriebsalltag viel Zeit für Nebensächliches liegen bleibt.
Die kurze Phase der Umgewöhnung ist schnell vorbei, sobald man seine ersten Arbeitsberichte auf dem Tablet unterschrieben bekommt und nach einem Klick Arbeitsbericht samt Rechnung einfach so verschicken kann. Höre am Besten auf Dein Gefühl, probiere die passende Handwerkersoftware aus und lasse Dir von unseren Spezialist:innen die Handwerker App vorstellen - dann ist der erste Schritt in Deine Zukunft mit weniger Nacharbeiten bereits getan!
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