GAEB Schnittstelle: Import & Export von Leistungen und Angeboten
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Inhaltsverzeichnis
1. Was ist eine GAEB-Datei?
GAEB Dateien gehören zum Prozess der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) vor allem im Bau. Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen hat das Dateiformat etabliert, um einen einheitlichen Standard für den Austausch von AVA- und Bauinformationen zu unterstützen.
Der Ausschuss stellt dabei nur die Dateiformate zur Verfügung, nicht aber eine dazugehörige Software. GAEB fungiert viel mehr als Software-übergreifendes Dateiformat, dass von so vielen Anwendungen wie möglich unterstützt werden soll. Nicht zuletzt auch, um den Bauprozess und alle damit verbundenen administrativen Aufgaben zu digitalisieren.
Der Ausschuss entwickelt die GAEB-Dateien stetig weiter, um modernen Standards gerecht zu werden. Die neueste GAEB Version „GAEB DA XML 3.3” unterstützt zum Beispiel die Einbindung von E-Rechnungen im XRechnung Format.
2. Was ist ein GAEB Format?
| GAEB DA 1990 / GAEB 90 (d) | Wegen seiner Einfachheit immer noch weit verbreitet. |
| GAEB DA 2000 V. 1.0 – 1.2 (p) | Vor allem in der Elektrobranche verbreitet. |
| GAEB DA XML V. 2.0 – 3.2 (x) | Die ersten GAEB Formate auf XML Basis. Ältere Software kann diese Formate nicht mehr lesen. |
| GAEB DA XML V. 3.3 (x) | Das aktuellste Format. Branchenübergreifend weit verbreitet. Nicht abwärtskompatibel. |
2.a GAEB Phasen
Jedes GAEB Format hat mehrere Phasen. Eine Phase steht dabei für einen bestimmten Teil des AVA Prozesses. Zwar gibt es eine Vielzahl an Phasen, die häufigsten sind aber 81-86.
| 81 | Allgemeines Leistungsverzeichnis |
| 82 | Kostenansatz |
| 83 | Ausschreibung |
| 84 | Angebot |
| 85 | Nebenangebot |
| 86 | Auftragserteilung |
Erhältst Du also ein GAEB Angebot im Format GAEB DA 1990, hat die Datei die Bezeichnung d84. Du brauchst also eine Software, die GAEB Dateien im Format d (1990) lesen kann und die Phase 84 (Angebote) unterstützt.
TIPP
Das Programm liest nicht nur alle gängigen GAEB Formate und Phasen, die Du im AVA Prozess benötigst. Du kannst beispielsweise im Angebot direkt aus dem Programm heraus auch GAEB Dateien in den Formaten 1990, 2000, XML 3.1, 3.2 und 3.3 jeweils in den Phasen 81-85 exportieren.
2.b GAEB X31 - Rechnungen mit angehängtem Aufmaß
Abseits der gängigen 80er Phasen kannst Du deine Rechnungen inklusive dem Aufmaß als GAEB X31 exportieren.
Gehe dazu: Rechnungsübersicht → Rechnung R xy → DA11 Export → X31
Rechnungen müssen nicht festgeschrieben sein, um sie als GAEB X31 exportieren zu können.
3. Wofür brauche ich GAEB?
GAEB erleichtert die Auftragsvergabe nicht nur immens, viele Bauherren und Architekturbüros bestehen auf die Verwendung von GAEB, denn der Vergabeprozess ist elektronisch nicht nur schneller, sondern auch transparenter und sicherer. Mit GAEB bleibt dein Betrieb also vor allem zeitgemäß. Nebenbei spart dir GAEB viel Zeit und Ärger, denn mit den standardisierten Dateien ist es unwahrscheinlich, dass mal wieder wichtige Infos im Angebot fehlen und das große umher telefonieren beginnt. Gleichzeitig vermeidest Du mit GAEB Übertragungs- und Leichtsinnsfehler, die sich im Trubel des Alltags gerne mal einschleichen.
TIPP
Erhältst Du einen Auftrag als GAEB-Datei, kannst Du alle Folgedokumente wie Abschlags- und kumulierte Rechnungen, Bautagebücher uvm. erstellen.
3.a Was ist der Unterschied zwischen GAEB beantworten & GAEB erzeugen?
Der Unterschied zwischen dem Beantworten eines GAEB Angebots und dem Erzeugen liegt in der Kontrolle, die Du über das Angebot hast:
- Bekommst Du ein GAEB Angebot zugeschickt und beantwortest es, siehst Du zwar alle Positionen, Du kannst sie aber nicht verändern oder neue Positionen hinzufügen. Du kannst lediglich deine Preise eintragen und das GAEB-Angebot dann exportieren und verschicken. Das Beantworten eines GAEB Angebots ist besonders nützlich für eine schnelle Rückmeldung oder auch den Austausch von Angeboten. Du kannst deshalb auch nur eine 84-Phase im Format 90, 2000 und XML 3.1 – 3.3 exportieren, wenn Du ein GAEB-Angebot beantwortest.
- Möchtest Du jedoch im Detail mit dem erhaltenen Angebot weiterarbeiten, ist es besser, eine GAEB Datei zu erstellen. Hier hast Du nämlich vollen Zugriff auf alle Positionen, kannst auf deine vorkalkulierten Materialien zugreifen, Leistungstexte verändern, neue Positionen hinzufügen und natürlich auch bepreisen. Auch beim Export der GAEB-Datei stehen dir mehr Optionen zur Verfügung, denn Du hast nun die Möglichkeit, zwischen den Phasen 81-85 zu wählen.
Zusammenfassend ist es also eine Frage der Zeit und des Aufwands. Dementsprechend ist es immer situationsabhängig, welche Option nun die bessere ist.
4. GAEB Angebote / Angebotsanfrage importieren
Du kannst ganz leicht & kostenlos GAEB-Dateien des Typs P-, D-, oder X81-86 importieren.
Um ein GAEB Angebot zu importieren, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Klicke im grauen Hauptmenü links im Programm auf „Angebote“. Du befindest dich nun in der Angebote Übersicht. In der Angebote Übersicht findest Du oben rechts drei blaue Aktionsknöpfe. Wähle den linken blauen Upload-Aktionsknopf, um zum Import Fenster zu gelangen.
- Klicke im grauen Hauptmenü links im Programm auf den kleinen Pfeil neben „Angebote“ Das Angebote Untermenü öffnet sich. Klicke hier auf „Import“. Du befindest dich nun im Import Fenster
Zusätzlich gibt es für Angebote zwei Versionen des Imports:
- GAEB Angebotsanfrage beantworten:
Beantwortest Du die Anfrage, kannst Du keinen Einfluss auf die Datei nehmen, sondern lediglich Deine Preise eintragen. Hierbei handelt es sich um eine Sicherheitsmaßnahme, denn viele Architekturbüros akzeptieren beispielsweise keine veränderten GAEB-Dateien. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Änderung bewusst oder unbewusst vorgenommen wurde. - Angebot aus der GAEB Datei erzeugen:
Erzeugst Du hingegen ein Angebot aus der vorliegenden GAEB, kannst Du frei Einfluss nehmen auf die GAEB Datei. Das heißt Du kannst Positionen hinzufügen und löschen wie es dir beliebt. Es sind alle bekannten Funktionen aus dem normalen Angebot freigeschaltet.
ACHTUNG
Erzeugst Du ein Angebot aus der GAEB Datei, überschreibt das Programm die Struktur der originalen GAEB. Im Ausschreibungsprozess kann das Probleme verursachen.
Du kannst beim Export die originale Struktur wiederherstellen, dabei werden dann aber nur Mengen und Preise in die GAEB übernommen. Neu hinzugefügte oder gelöschte Positionen werden nicht übernommen.
Klicke hier, um mehr zu erfahren: Abschnitt 6.a. Originale Struktur wiederherstellen
5. Leistungen via GAEB-Datei importieren
“Leistungen“ → “aufklappen“ → GAEB Import
Alternativ kannst Du auch GAEBs einlesen, um deinen vorhandenen Material- und Artikelkatalog im Programm auszuweiten.
Hierfür gehst Du im Hauptmenü zu ‘Leistungen’ oder ‘Material’ und klickst den kleinen Pfeil zum ‘aufklappen’ an. Hier findest Du den GAEB Import.
6. Angebote als GAEB exportieren
“Angebote“ → Angebot auswählen → nach unten scrollen zu “GEAB Export“
In der Angebots Ansicht navigierst Du zum unteren Ende, wählst die Austauschphase und das GAEB-Format aus und lädst die GAEB-Datei herunter.
6.a Originale GAEB Struktur beim Export beibehalten
GAEB Dateien arbeiten mit einer tiefen Titelstruktur, die vom Programm beim Erzeugen eines Angebotes aus der GAEB Datei optimiert wird. Dabei flacht das Programm die Titelstruktur der GAEB Datei ab.
Du kannst diesen Prozess rückgängig machen, indem Du beim Export die Schaltfläche “Struktur der originalen GAEB beibehalten” aktivierst. Das Programm ordnet die Titel deiner GAEB den Titeln der originalen GAEB zu und trägt dann deine Mengen und Preise in die originale GAEB Datei ein.
ACHTUNG
Wie der Hinweis neben der Checkbox schon sagt, bedingt das Beibehalten der originalen Struktur, dass in der erzeugten GAEB weder neue Positionen noch gelöschte Positionen berücksichtigt werden. Einzig Preise und Mengen werden eingetragen.
Außerdem musst Du darauf achten, die Titel- und Positionsnummern in deinem Angebot nicht zu verändern. Mit veränderten Titel- und Positionsnummern kann das Programm keine Verbindung zur originalen GAEB herstellen und somit deine Mengen und Preise nicht korrekt eintragen!
Die Checkbox für die originale GAEB Struktur erscheint nur, wenn Du zuvor eine GAEB Datei hochgeladen hast. Erstellst Du ein neues Angebot und möchtest dieses als GAEB exportieren, erscheint die Checkbox nicht.
7. FAQ
Frage: Was ist eine GAEB Datei?
Antwort: Kurzgesagt: GAEB ist ein vereinheitlichtes Dateiformat, das den Prozess der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) vereinfacht. Im Programm hast Du zusätzlich die Möglichkeit, Leistungen als GAEB zu importieren und GAEB-Angebote auszutauschen.
Schau gerne nochmal in Abschnitt 1, Was ist GAEB?
Frage: Was ist der Unterschied zwischen einem GAEB Format und einer GAEB Phase?
Antwort: Das Format sagt aus, aus welcher Entwicklungsperiode die GAEB stammt. Die Phase bestimmt den Zweck der Datei.
In Abschnitt 2, GAEB Formate und Phasen hast Du eine vollständige Liste aller Formate und Phasen.
Frage: Wo lese ich GAEB ein?
Antwort: GAEB Angebote liest Du über das Import-Fenster ein. Dorthin gelangst Du entweder über die Angebote Übersicht, oder über das Angebote Untermenü. Schau nochmal in Abschnitt 4, GAEB Angebote importieren.
GAEB Leistungen importierst Du analog entweder aus der Leistungen Übersicht, oder dem Leistungen Untermenü.
Frage: Warum kann ich nichts an dem importierten GAEB Angebot verändern?
Antwort: Wählst Du beim GAEB Import „Auf eine GAEB Angebotsanfrage antworten“, kannst Du lediglich Mengen und Preise eintragen. Für die meisten Ausschreiben macht das aber auch Sinn, denn der Auftraggeber gibt einen definierten Leistungsrahmen vor.
In Abschnitt 4, GAEB Angebote kannst Du nachlesen, wo der Unterschied zwischen den verschiedenen Import Typen liegt.
Frage: Warum kann ich beim Beantworten von GAEB Anfragen meine Kalkulation nicht hinterlegen?
Antwort: Wenn Du eine Kalkulation hinterlegen möchtest, wähle im Import Fenster „ein Angebot aus der GAEB Datei erzeugen„. Nun kannst Du beliebige Anpassungen vornehmen.
Frage: Wieso kann mein Architekt die GAEB Datei, die ich aus dem Programm exportiert habe, nicht einlesen?
Antwort: Das kann mehrere Ursachen haben. Achte darauf, beim Export das richtige Format und die richtige Phase zu wählen. Ansonsten wähle beim Export die Option, „originale GAEB Struktur beibehalten. Achte dabei darauf, dass Du die Titel- und Positionsnummern nicht verändert hast.
Frage: Wie verschicke ich meine GAEB Datei?
Antwort: Wenn Du die GAEB aus dem Programm exportierst, erhältst Du eine Datei auf deinen PC. Diese Datei kannst Du wie jede andere Datei via Mail verschicken.
8. Videoerklärung
Im Video kannst Du Gregor Schritt für Schritt dabei zuschauen, wie er GAEB Dateien importiert, eine Schnellantwort oder eigene GAEBs erstellt und verschiedene Formate und Phasen exportiert. Wie Du siehst, dank dem Programm alles andere als ein Hexenwerk!
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