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GAEB Dateien gehören zum Prozess der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) vor allem im Bau. Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen hat das Dateiformat etabliert, um einen einheitlichen Standard für den Austausch von AVA- und Bauinformationen zu unterstützen.
Der Ausschuss stellt dabei nur die Dateiformate zur Verfügung, nicht aber eine dazugehörige Software. GAEB fungiert viel mehr als Software-übergreifendes Dateiformat, dass von so vielen Anwendungen wie möglich unterstützt werden soll. Nicht zuletzt auch, um den Bauprozess und alle damit verbundenen administrativen Aufgaben zu digitalisieren.
Der Ausschuss entwickelt die GAEB-Dateien stetig weiter, um modernen Standards gerecht zu werden. Die neueste GAEB Version „GAEB DA XML 3.3” unterstützt zum Beispiel die Einbindung von E-Rechnungen im XRechnung Format.
Das GAEB Format beschreibt die Version, mit der Du arbeitest. Hier gibt es zum Teil signifikante Unterschiede und nicht alle GAEB Formate sind softwareübergreifend kompatibel. Dazu hat jedes Format eine eigene Kennzeichnung:
| GAEB DA 1990 / GAEB 90 (d) | Wegen seiner Einfachheit immer noch weit verbreitet. |
| GAEB DA 2000 V. 1.0 - 1.2 (p) | Vor allem in der Elektrobranche verbreitet. |
| GAEB DA XML V. 2.0 - 3.2 (x) | Die ersten GAEB Formate auf XML Basis. Ältere Software kann diese Formate nicht mehr lesen. |
| GAEB DA XML V. 3.3 (x) | Das aktuellste Format. Branchenübergreifend weit verbreitet. Nicht abwärtskompatibel. |
Jedes GAEB Format hat mehrere Phasen. Eine Phase steht dabei für einen bestimmten Teil des AVA Prozesses. Zwar gibt es eine Vielzahl an Phasen, die häufigsten sind aber 81-86.
| 81 | Allgemeines Leistungsverzeichnis |
| 82 | Kostenansatz |
| 83 | Ausschreibung |
| 84 | Angebot |
| 85 | Nebenangebot |
| 86 | Auftragserteilung |
Erhältst Du also ein GAEB Angebot im Format GAEB DA 1990, hat die Datei die Bezeichnung d84. Du brauchst also eine Software, die GAEB Dateien im Format d (1990) lesen kann und die Phase 84 (Angebote) unterstützt.
Das Programm liest nicht nur alle gängigen GAEB Formate und Phasen, die Du im AVA Prozess benötigst. Du kannst beispielsweise im Angebot direkt aus dem Programm heraus auch GAEB Dateien in den Formaten 1990, 2000, XML 3.1, 3.2 und 3.3 jeweils in den Phasen 81-85 exportieren.
Abseits der gängigen 80er Phasen kannst Du deine Rechnungen inklusive dem Aufmaß als GAEB X31 exportieren.
Gehe dazu: Rechnungsübersicht → Rechnung R xy → DA11 Export → X31
Rechnungen müssen nicht festgeschrieben sein, um sie als GAEB X31 exportieren zu können.
GAEB erleichtert die Auftragsvergabe nicht nur immens, viele Bauherren und Architekturbüros bestehen auf die Verwendung von GAEB, denn der Vergabeprozess ist elektronisch nicht nur schneller, sondern auch transparenter und sicherer. Mit GAEB bleibt dein Betrieb also vor allem zeitgemäß. Nebenbei spart dir GAEB viel Zeit und Ärger, denn mit den standardisierten Dateien ist es unwahrscheinlich, dass mal wieder wichtige Infos im Angebot fehlen und das große umher telefonieren beginnt. Gleichzeitig vermeidest Du mit GAEB Übertragungs- und Leichtsinnsfehler, die sich im Trubel des Alltags gerne mal einschleichen.
Erhältst Du einen Auftrag als GAEB-Datei, kannst Du alle Folgedokumente wie Abschlags- und kumulierte Rechnungen, Bautagebücher uvm. erstellen.
Der Unterschied zwischen dem Beantworten eines GAEB Angebots und dem Erzeugen liegt in der Kontrolle, die Du über das Angebot hast:
Zusammenfassend ist es also eine Frage der Zeit und des Aufwands. Dementsprechend ist es immer situationsabhängig, welche Option nun die bessere ist.
Du kannst ganz leicht & kostenlos GAEB-Dateien des Typs P-, D-, oder X81-86 importieren. Zusätzlich gibt es für Angebote zwei Versionen des Imports:
Beantwortest Du die Anfrage, kannst Du keinen Einfluss auf die Datei nehmen, sondern lediglich Deine Preise eintragen. Hierbei handelt es sich um eine Sicherheitsmaßnahme, denn viele Architekturbüros akzeptieren beispielsweise keine veränderten GAEB-Dateien. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Änderung bewusst oder unbewusst vorgenommen wurde.
Erzeugst Du hingegen ein Angebot, wird aus der GAEB-Datei ein flexibles Angebot erstellt. Es sind alle bekannten Funktionen aus dem normalen Angebot freigeschaltet.
"Leistungen" → "aufklappen" → GAEB Import
Alternativ kannst Du auch GAEBs einlesen, um deinen vorhandenen Material- und Artikelkatalog im Programm auszuweiten.
Hierfür gehst Du im Hauptmenü zu ‘Leistungen’ oder ‘Material’ und klickst den kleinen Pfeil zum ‘aufklappen’ an. Hier findest Du den GAEB Import.
"Angebote" → Angebot auswählen → nach unten scrollen zu "GEAB Export"
In der Angebots Ansicht navigierst Du zum unteren Ende, wählst die Austauschphase und das GAEB-Format aus und lädst die GAEB-Datei herunter.
Im Video kannst Du Gregor Schritt für Schritt dabei zuschauen, wie er GAEB Dateien importiert, eine Schnellantwort oder eigene GAEBs erstellt und verschiedene Formate und Phasen exportiert. Wie Du siehst, dank dem Programm alles andere als ein Hexenwerk!
Hast Du Lust, in zwei Minuten dein erstes Angebot über das Programm zu verschicken? Dann tu es.
Ein Tutorial hilft dir bei den ersten Schritten.
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