Alles rund ums Thema Kalkulation
Voreinstellungen, Leistungs- und Angebotskalkulation,
Nachkalkulation im Auftrag und alles, was dazu gehört.
Stückliste, Nachkalkulation, Angebotskalkulation und mehr! So geht’s!
Inhaltsverzeichnis
Warum ist Kalkulieren so wichtig?
Die Kalkulation liegt uns beim Programm sehr am Herzen, denn wir möchten, dass dein Betrieb ruhig, sicher und profitabel läuft. Dementsprechend viel Herzblut haben wir in die Funktionsweise der Leistungs- und Angebotskalkulation gesteckt, um auch fortgeschrittene Tätigkeiten, wie die Tiefenkalkulation anhand einer Stückliste für Einsteiger und Einsteigerinnen zugänglich zu machen.
Doch wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen einfacher Kalkulation und der sogenannten Tiefenkalkulation anhand einer Stückliste? Beide haben ihre Berechtigung, die Stückliste ist aber vor allem für komplexe Leistungen essenziell, wenn mehrere Materialien und die Arbeit von mehreren Lohngruppen beansprucht wird. Denn nur mit der Stückliste bist Du in der Lage, die Kosten deiner Leistung genau zu berechnen und erfährst darüber, wie deine Gewinnspanne für jede einzelne Leistung ausfällt. Je umfangreicher deine Leistungen und je größer dein Angebotsvolumen ist, desto mehr fällt also auch ins Gewicht, wenn deine Kalkulation ungenau ist.
Wir wissen, dass viele Betriebe sich auf eine Pi-mal-Daumen-Kalkulation verlassen und für die alten Hasen, die das Handwerk aus dem Effeff kennen, mag das hier und da funktionieren. Für die Allermeisten gilt aber, wer nicht präzise kalkuliert, lässt entweder bei jedem Auftrag Geld liegen, weil sie zu günstig sind, oder bekommen erst gar keine Aufträge, weil sie zu großzügig kalkuliert haben. Abgesehen davon wirst Du merken – und das werden dir auch die Alteingesessenen bestätigen –, je mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Du hast, desto größer ist die Herausforderung der Betriebsführung. Zum einen aus Verantwortung deiner Belegschaft gegenüber, zum anderen aber auch aus reiner Betriebswirtschaftlichkeit ist es daher essenziell, dass die Kalkulation von Anfang an zu deiner Routine gehört.
Uns ist auch bewusst, dass die Kalkulation ein komplexes und zeitaufwändiges Thema sein kann, aber Du wirst sehen, hier macht das Programm den Unterschied. Berücksichtigst Du einige wenige Grundsätze, wird dir die Kalkulation jeder Form einfach von der Hand gehen und dein Betrieb wird spürbar ruhiger laufen.
Was brauche ich für die Kalkulation?
Die Kalkulation setzt sich aus Lohn- und Materialkosten sowie Gerätekosten, sonstigen Kosten und externen Fremdleistungen zusammen. Das heißt, bevor Du kalkulieren kannst, brauchst Du Zugriff auf diese innerbetrieblichen Vorgänge und Zahlen. Dabei ist es äußerst wichtig, dass deine Zahlen exakt sind. Die Kalkulation ist das genaue Gegenteil vom groben Überschlagen, es macht also keinen Sinn, wenn deine Materialkosten nur größtenteils präzise sind, Du in etwa einen Überblick über deine Betriebskosten hast oder deine Lohnkosten auf ungefähr so und so viel kommen. Ohne präzise Zahlen kann die Kalkulation nicht den gewünschten Effekt – eine effiziente betriebswirtschaftliche Leitung deines Unternehmens – haben.
a) Was sind Gemeinkosten?
Unter dem Begriff “Gemeinkosten” werden im Handwerk und im Baugewerbe Baustellengemeinkosten, allgemeine Geschäftskosten und Lohnkosten zusammengefasst, die nicht direkt auf bestimmte Leistungen zuzuschreiben sind. Klassische Gemeinkosten sind beispielsweise Miet- und Nebenkosten für deine Betriebsstätte, Verwaltungskosten sowie Sozialabgaben und Krankenversicherungskosten bei Löhnen. Die Höhe der Gemeinkosten sagt etwas über die Betriebswirtschaftlichkeit deines Unternehmens aus. Entstehen dir sehr hohe Gemeinkosten beispielsweise weil deine Verwaltung ineffizient arbeitet, musst Du eine höhere Summe auf deine Kundschaft umlegen, was sich wiederum auf deine Konkurrenzfähigkeit oder auf deinen Gewinn auswirkt.
b) Was ist ein Gewinnzuschlag?
Der Gewinnzuschlag ist der Betrag, den Du obendrauf rechnest, damit Du nicht einfach nur bei Null rauskommst, sondern Gewinn mit dem Auftrag machst. Das heißt, um deinen Gewinnzuschlag zu ermitteln, musst Du erstmal wissen, wie hoch deine Gemeinkosten sind. Erfasst Du den Gemeinzuschlag Pi-Mal-Daumen und er fällt zu gering aus, verlierst Du Gewinn. Berechnest Du ihn zu hoch, schränkst Du deine Konkurrenzfähigkeit durch zu hohe Zuschläge ein.
c) Fazit: Was kann das Programm für mich machen?
Die Kür besteht also aus dem Dreieck niedrige Gemeinkosten, branchenüblich bepreiste Leistungen und vernünftige Gewinnmarge. Dabei bedingen sich die drei Elemente gegenseitig:
- Gemein- und Gewinnzuschläge zu hoch? Deine Leistungen sind überteuert
- Branchenüblich bepreiste Leistungen, zu hohe Gemeinkosten? Der Gewinn leidet
- Branchenüblich bepreiste Leistungen und vernünftiger Gewinn? Sieht gut aus, weiter so!
Das Programm hilft dir in zweierlei Hinsicht:
- Deine Verwaltungskosten werden sich senken, weil deine Verwaltung schneller und effizienter arbeitet, beispielsweise indem deine Kolonne die Arbeitszeit selbständig erfasst, keine Übertragungsarbeiten anfallen und extra Fahrtwege eingespart werden. Das heißt, deine Gemeinkosten werden runter gehen und Du kannst mehr Gewinn pro Auftrag erwirtschaften.
- Du findest die goldene Mitte aus branchenüblich bepreisten Leistungen, betriebswirtschaftlich vertretbaren Gemeinkosten und vernünftigem Gewinn leichter, indem Du schnell und unkompliziert mit verschiedenen Zuschlägen experimentieren kannst. Du hast die Möglichkeit, auf Angebotsbasis so lange die Gewinnzuschläge anzupassen, bis Du zu einem Angebotspreis gelangst, der dir gefällt. Im Umkehrschluss siehst Du daran, wo Du die Anpassungen machen musst, welche Stellschrauben es zu justieren gilt.
Voreinstellungen
Damit Du korrekt kalkulieren kannst, gibt es einige Voreinstellungen, die Du im Programm vornehmen musst. Wenn dir Gemein- und Gewinnzuschläge bereits ein Begriff sind und Du die Lohngruppen deines Betriebs schon hinterlegt hast, kannst Du diese Sektion überspringen.
a) Voreinstellungen der Lohnkalkulkulation
Für die Einstellungen der Lohnkalkulation wählst Du Einstellungen → Unternehmen → Kalkulation → Lohnkalkulation. Die Lohnkalkulation setzt sich aus drei Elementen zusammen
- Den Startpunkt der Lohnkalkulation bildet der Stundenverrechnungssatz. Der Stundenverrechnungssatz entspricht dem durchschnittlichen Stundenlohn in deinem Unternehmen exklusive Zuschläge.
- Der Gemeinkostenzuschlag umfasst die klassischen Lohnnebenkosten, wie Abgaben, Versicherungen und Umlagen, sowie sonstige Lohnkosten, wie Arbeitskleidung, ÖPNV-Tickets, Weiterbildungskosten und so weiter. Für diese Kosten erhebst Du einen prozentualen Zuschlag auf den Stundenverrechnungssatz. Verrechnet ergeben sich aus dem Stundenverrechnungssatz zusammen mit dem Gemeinkostenzuschlag deine Lohnselbstkosten.
- Der Gewinnzuschlag besagt, wie viel als Gewinn auf deine Lohnselbstkosten zugeschlagen wird.
b) Voreinstellungen der Materialkosten
Für die Einstellungen der Materialkalkulation wählst Du Einstellungen → Unternehmen → Kalkulation → Materialkalkulation. Die Materialkalkulation setzt sich aus zwei Elementen zusammen:
- Der Gemeinkostenzuschlagssatz beim Material umfasst alle Kostenpunkte, die zwar mit den Materialkosten in Verbindung stehen, aber keiner konkreten Position im Angebot zugeschrieben werden können. Klassische Beispiele beinhalten Lager- und Verwaltungskosten, die Lohnkosten für Lageristen, Mietkosten für Lagerfläche sowie Instandhaltungskosten und so weiter. Verrechnet ergeben der Nettopreis und die Materialgemeinkosten deine Materialselbstkosten.
- Der Gewinnzuschlag wird zu den Materialselbstkosten addiert und besagt, wie viel Prozent Gewinn Du pro Materialstück aufschlägst.
c) Allgemeine Betriebskosten
Wie dir vielleicht aufgefallen ist, werden die allgemeinen Betriebskosten, zu denen beispielsweise deine Mietkosten für deinen Betrieb, Kraftstoff für deine Fahrzeuge aber auch Versicherungen aller Art gehören, die aber nicht mit dem Lohn oder dem Material zusammenhängen, im Programm nicht mit einem gesonderten Gemeinkostenzuschlag verrechnet. Du kannst dich entscheiden, wie Du diese Kosten umverteilst, also ob Du sie als Teil der Lohngemeinkosten oder Materialgemeinkosten verrechnest. Setz dich mit deinem Steuerberater zusammen und besprecht, wie ihr am besten vorgeht.
d) Lohngruppen definieren
Lohngruppen brauchst Du beim kalkulieren speziell für die Tiefenkalkulation anhand einer Stückliste, denn bei der Stückliste arbeitest Du nicht mit dem durchschnittlichen Stundenverrechnungssatz, sondern differenzierst noch einmal genauer zwischen den verschiedenen Lohngruppen innerhalb deines Betriebs (Azubi, Geselle, Meister usw.). Um Lohngruppen anzulegen, gehe zu Mitarbeiter → Lohngruppen. Du kannst so viele Lohngruppen anlegen, wie Du möchtest.
Wenn Du mehr über Lohngruppen und die Mitarbeiter:innen Verwaltung im Ganzen wissen möchtest, dann besuche gerne unseren ausführlichen Support Artikel: Zum Mitarbeiter:innen Verwaltung Support Artikel.
e) Alle Funktionen der Kalkulation aktivieren
Gehe zu Unternehmenseinstellungen → Kalkulation → Stückliste / Tiefenkalkulation. Über die drei Boxen aktivierst Du die jeweiligen Kalkulationsebenen. Bist Du ganz am Anfang deiner unternehmerischen Reise, kannst Du diese Optionen der Einfachheit halber auch deaktiviert lassen, kalkulieren kannst Du an und für sich trotzdem.
Wie funktioniert die Leistungs- und Materialkalkulation?
Die Leistungs- und Materialkalkulation dient als Vorarbeit für die Angebotskalkulation, indem Du deine Standardleistungen und Materialien vorkalkulierst, um sie dann per Knopfdruck in ein neues Angebot einzufügen. So sparst Du dir massig Zeit, denn Du musst nicht jedes Angebot neu kalkulieren. Feinjustierungen nimmst Du weiterhin auf Angebotsbasis vor, doch den Hauptteil der Arbeit hast Du schon gemacht.
Außerdem stellst Du mit kalkulierten Materialien und Leistungen wichtige Informationen für die Nachkalkulation im Auftrag zur Verfügung, anhand derer Du beim Programm schon während der Ausführung bewertest, wie der Auftrag auf betriebswirtschaftlicher Ebene läuft.
Neben der Stückliste stehen dir außerdem die einfache Leistungskalkulation, Materialkalkulation und die Mixkalkulation zur Verfügung. Außerdem kannst Du auch gänzlich auf die Kalkulation verzichten. Im Folgenden gehen wir auf alle Optionen ein.
Wenn Du Fragen zur Leistungs- und Materialdatenbank hast, dann schau gerne in unseren ausführlichen Support Artikel zu Thema: Hier geht’s zum Leistungs- und Materialdatenbank Support Artikel.
a) Einfache Leistungskalkulation
Bei der einfachen Leistungskalkulation ermittelst Du den Angebotspreis der Leistung über die Lohneinzelkosten, die Du in den Einstellungen als Stundenverrechnungssatz festgelegt hast. Kalkulierst anhand des Typen Leistung musst Du lediglich die nötigen Lohnminuten eintragen, die es braucht, um eine Angebotseinheit der Leistung zu erbringen. Im Fall einer Entfernung von Verunreinigungen braucht es 5 Lohnminuten, um einen Quadratmeter zu renigen. Das Programm berechnet die Lohnkosten für dich und addiert daraufhin die Lohngemeinkosten und den Gewinn. Du erhältst den fertigen Angebotspreis pro Angebotseinheit.
Den Gewinnzuschlag, den Du in den Einstellungen global festgelegt hast, kannst Du in der Leistungskalkulation für jede Leistung individualisieren. Sobald Du einen individuellen Zuschlag hinterlegst, wird jener bei jedem Angebot und in jeder Stückliste, in der Du die Leistung verwendest, eingesetzt.
b) Einfache Materialkalkulation
Für die einfache Materialkalkulation verwendet das Programm den Nettopreis deines Materials und ergänzt jenen um deinen in den Einstellungen festgelegten Materialgemeinzuschlag, um so deine Selbstkosten zu berechnen. Auf die Selbstkosten addiert das Programm daraufhin den Gewinnzuschlag, um den Angebotspreis pro Angebotseinheit zu erreichen.
Außerdem kannst Du bei jedem Material Gewinnzuschläge individualisieren und einen allgemeinen Verschnitt festlegen. Nutzt Du das Material in einem Angebot oder einer Stückliste, ist der Verschnitt automatisch festgesetzt. Du kannst den Verschnitt aber natürlich in jeder Stückliste und auf Angebotsebene verändern.
c) Mixkalkulation
Bei der Mixkalkulation erreichst Du den Angebotspreis, indem Du die Leistungskalkulation mit der Materialkalkulation verbindest. Das macht am meisten Sinn, wenn Du für eine Leistung nur ein spezifisches Material brauchst und nur eine Lohngruppe involviert ist. Auf der einen Seite werden die Lohnkosten pro Angebotseinheit berechnet und auf der anderen Seite die Materialkosten pro Angebotseinheit. In beiden Fällen addiert das Programm die Gemeinzuschläge und den Gewinn, addiert dann beide Positionen und erreicht so deinen Angebotspreis.
Auch bei der Mixkalkulation kannst Du die jeweiligen Gewinnzuschläge einzeln individualisieren. Das Prinzip ist das gleiche, wie bei der Leistungs- und der Materialkalkulation.
d) Stückliste
Wir empfehlen die Stückliste bei der Kalkulation von Leistungen, die mehr als ein Material und eine Lohngruppe brauchen, denn sie gibt dir die höchstmögliche und nötige Kontrolle und Übersicht über Kostenpunkte und Gewinnerträge. Anders als bei allen anderen Kalkulationsmethoden schlüsselst Du bei der Tiefenkalkulation anhand einer Stückliste alle Material- und Lohnkostenpunkte sowie etwaige Gerätekosten, sonstige Kosten und Fremleistungen einzeln auf und hast zusätzlich die Möglichkeit, pro Position die Gewinnzuschläge anzupassen.
Für die Stückliste gehst Du wie folgt vor:
- Führe alle nötigen Materialien auf. Dabei kannst Du auf deine Materialdatenbank zugreifen, um gespeicherte Materialien nahtlos in deine Stückliste einzufügen. Suche das Material im Bezeichnungsfeld einfach anhand der Artikelnummer oder der Bezeichnung. Verwendest Du ein Material, das Teil deiner Datenbank ist, werden Bezeichnung, Einkaufspreis, Aufschlag und Einzelpreis entsprechend für dich ausgefüllt. Du musst lediglich die Menge pro Leistungseinheit und den etwaigen Verschnitt eintragen, um beim Gesamtpreis anzukommen. Darüber hinaus steht dir die Möglichkeit offen, jeden der eben genannten Preispunkte für das jeweilige Material anzupassen. Dein gespeichertes Material wird dabei nicht überschrieben.
Wenn Du Fragen zum speichern von Materialien hast, besuche gerne unseren Support Artikel zur Leistungs- und Materialdatenbank: Zum Leistungs- und Materialdatenbank Support Artikel. - Trage die verschiedenen Teiltätigkeiten, die zur Leistung gehören in der Lohn Sektion ein und bestimme, welche Lohngruppe den Arbeitsschritt durchführt. Stundenlohn, Aufschlag und Einzelpreis sind entsprechend deiner Einstellungen vorausgefüllt. Trage die Lohnminuten pro Leistungseinheit ein, das Programm ermittelt daraufhin den Gesamtpreis für den jeweiligen Arbeitsschritt innerhalb der ausgewählten Lohngruppe.
- Die Geräte Sektion gibt dir die Möglichkeit, etwaige Gerätekosten als Teil der Leistungskalkulation zu hinterlegen. Hinterlege über die Bezeichnung, welches Gerät Du brauchst und trage danach die benötigte Menge und den Einkaufspreis ein. Der Aufschlag wird gemäß deiner Einstellungen erhoben. Das Programm berechnet die Einzel- und Gesamtkosten pro Gerät.
- Unter Sonstigen Kosten kannst Du Kosten aufführen, die nicht zu den anderen Kategorien passen, aber nicht unter die Gemeinkosten fallen, wie beispielsweise die Anfahrt eines bestimmten Geräts.
- Zuletzt hinterlegst Du die Kosten für etwaige Fremdleistungen, sprich Subunternehmer, die für die Erbringung der Leistung notwendig sind.
e) Leistungen ohne Kalkulation hinterlegen
WICHTIG
Schon klar, die alten Hasen kennen ihre Preise aus dem Effeff, mindestens für alle anderen raten wir dringend davon ab, Leistungen mit einem pauschalen Angebotspreis zu versehen und zum Zweck der augenscheinlichen Zeitersparnis von einer Kalkulation abzusehen. Dir fehlt schlichtweg die Möglichkeit, zu identifizieren, wie hoch deine Gewinnspanne ist und ob Du deinen Betrieb wirtschaftlich leitest. Außerdem sind Zeiten der starken Preisfluktuation selbst für die erfahrensten Handwerker mit Blick auf die Angebotskalkulation herausfordernd. Wenn Du deinen Betrieb nachhaltig führen möchtest, dann legen wir dir nahe, die Zeit für die Kalkulation aufzuwenden.
Verzichtest Du gänzlich auf die Kalkulation, gibst Du für die Leistung lediglich einen Angebotspreis an. Dabei ist nicht enthalten, wie viel vom Angebotspreis für deine Gemeinkosten fällig wird und wie viel Gewinn abfällt. Darüber hinaus sind die manuell hinterlegten Angebotspreise statisch. Das heißt, wenn Du deine Gemeinkosten- und Gewinnzuschläge in den Einstellungen änderst, musst Du deine Angebotspreise bei allen Leistungen, die Du ohne Kalkulation hinterlegt hast, analog anpassen.
Schau gerne nochmal in unseren Support Artikel zur Leistungs- und Materialdatenbank. Hier gehen wir auch auf die Kalkulation spezifisch auf Leistungen bezogen nochmal im Detail ein: Zum Leistungs- und Materialdatenbank Support Artikel.
Wie funktioniert die Angebotskalkulation?
Die Leistungskalkulation und die Angebotskalkulation schließen sich nicht aus. Im Gegenteil, beide ergänzen sich dank der vernetzten Arbeitsweise im Programm hervorragend. Hast Du eine umfangreiche Datenbank an im besten Fall tiefenkalkulierten Leistungen, schreibst Du präzise Angebote mit wenigen Klicks, sparst massig Zeit bei jedem einzelnen Angebot und maximierst deine Arbeitseffizienz sowie deinen Gewinn.
Solltest Du für ein Angebot eine neue oder stark abgewandelte Leistung benötigen, legst Du diese direkt im Angebot an. Dabei stehen dir die gleichen Kalkulationsmöglichkeiten zur Verfügung, wie in der Leistungsdatenbank. Ist die Leistung im Angebot erfasst, hast Du die Möglichkeit, diese Leistung direkt in deiner Datenbank abzuspeichern, sodass Du beim nächsten Angebot nahtlos darauf zugreifen kannst. Auf diese Weise wächst deine Leistungsdatenbank organisch während deinem Betriebsalltag.
Außerdem kannst Du dank der umfangreichen Schnittstellenintegration auf Datenbanken wie von SIRADOS oder LeistungenDACH zugreifen und von dort teils vorkalkulierte Leistungen direkt in dein Angebot importieren. Mit IDS-Connect verbindest Du dich direkt mit dem Katalog deines Großhändlers und beziehst tagesaktuell bepreiste Materialien.
Wenn Du mehr zu SIRADOS, LeistungenDACH und IDS-Connect wissen möchtest, besuche gerne die jeweiligen Support Artikel. Hier gehen wir im Detail auf die Funktionsweisen der Schnittstellen ein.
Hier geht’s zum SIRADOS Support Artikel: SIRADOS Schnittstelle Support Artikel.
Hier geht’s zum LeistungenDACH Support Artikel: LeistungenDACH Support Artikel.
Hier geht’s zum IDS-Connect Artikel: IDS-Connect Support Artikel.
a) Die Kalkulationsübersicht
Am Kopf deines Angebots siehst Du neben den grundlegenden Kundeninformationen die Übersicht über deine Angebotskalkulation. Hier sind die verschiedenen Titel mit dem jeweiligen Volumen aufgelistet. Außerdem sind der Netto Angebotspreis, die Umsatzsteuer und der Brutto Angebotspreis aufgeführt.
Mit einem Klick auf den blauen Euro-Knopf in der Aktionsleiste erweiterst Du die Kalkulationsübersicht. Du erhältst nun detaillierte Informationen zu deinen Material- und Lohnselbstkosten sowie den Gerätekosten, sonstige Kosten und den Kosten für Fremdleistungen.
Die Übersicht ist in zwei Sektionen unterteilt.
1.) Auf der linken Seite findest du die Lohnkostenübersicht. Hier erhältst Du die insgesamten Lohneinzelkosten und die insgesamten Lohngemeinkosten summiert zu den insgesamten Lohnselbstkosten für das Angebot.
TIPP
Wie dir sicher aufgefallen ist, ist die insgesamt anberaumte Arbeitszeit bei den Lohneinzelkosten blau hinterlegt. Mit einem Klick öffnet sich der Gesamtzeit in Stunden Rechner. Trage hier eine neue Gesamtzeit für das Angebot ein und betätige den blauen Disketten Knopf, um die Lohneinzelkosten anhand deiner Eingabe neu zu berechnen. Über diese Funktion kannst Du schnell und unkompliziert Änderungen an deiner Kalkulation vornehmen und verschiedene Angebotsszenarien durchspielen.
2.) Auf der rechten Seite findest Du eine Aufschlüsselung deiner Materialselbstkosten plus deinem Gewinnzuschlag.
b) Kalkulationsübersicht pro Titel
Im Angebot hast Du für jeden Titel eine einzelne Kalkulationsübersicht zur Verfügung. Um die Kalkulationsübersicht für einen Titel aufzurufen, klicke auf das blaue Euro Symbol in der Aktionsleiste.
Im Gegensatz zur Gesamtübersicht erhältst Du auf Titelebene eine Aufschlüsselung der einzelnen Kostenpunkte inklusive Aufschläge. Hier siehst Du auch auf einen Blick, wie hoch dein Gewinn für den jeweiligen Titel beim jetzigen Angebotspreis ist. Dabei werden die verschiedenen Gewinnzuschläge, die Du für Material, Lohn, Geräte, sonstige Kosten und externe Leistungen gesetzt hast, verrechnet. Solltest Du im Angebot Preise einzelner Positionen oder aber des gesamten Titels anpassen, siehst Du ebenfalls direkt, wie viel Gewinn in Relation zu den Selbstkosten abfällt. Auf diese Weise kannst Du unproblematisch einen runden und ertragreichen Angebotspreis ermitteln.
c) Mix Kalkulation im Angebot
Die Mixkalkulation bietet sich immer dann an, wenn deine Leistung genau ein Material und die Arbeit von einer Lohngruppe benötigt. Im Angebot erstellst Du einfach eine neue Position und öffnest über den Lupe-Knopf die Detailansicht. Oberhalb der Stückliste findest Du zwei Eingabefelder. Mit dem ersten legst Du die Arbeitsdauer pro Angebotseinheit und mit dem zweiten die Materialkosten pro Angebotseinheit fest. Trage noch die Gesamtmenge deiner Leistung ein und berechne mit einem Klick auf einen der beiden Taschenrechner Knöpfe neben den beiden Eingabefeldern den Angebotspreis der Position.
d) Stückliste bei einzelnen Positionen
- Öffne mit einem Klick auf die blaue Lupe neben der Position die Stückliste.
- Lege alle nötigen Titel und Positionen an. Auch wenn Du dein Angebot aus dem Aufmaß erstellst oder via GAEB importierst, kann es sein, dass Du das Angebot um weitere Positionen ergänzen möchtest. Über das “Bezeichnung” Feld greifst Du automatisch auf deine Leistungs- und Materialdatenbank zu. Hier kannst Du entweder über die Artikelnummer oder die Bezeichnung deine Leistungen und Materialien durchsuchen. Benutzt Du eine tiefenkalkulierte Leistung, hast Du mit einem Klick auf die blaue Lupe links bei der Position Zugriff auf die Stückliste. Ist deine vorkalkulierte Leistung eingefügt, hast Du nun die Möglichkeit, das Feintuning vorzunehmen. Verändere die verschiedenen Positionen innerhalb der Stückliste deiner Leistung, bis deine Leistung perfekt zu den Gegebenheiten des Angebots passt.
- Hast Du alle Positionen aufgeführt, berechnet das Programm den Angebotspreis für dich. Dabei wird automatisch aufgeschlüsselt, wie hoch der Nettopreis ist, wie hoch die Selbstkosten sind und wie viel Gewinn abfällt. Da Du auf Positionsbasis Gewinnzuschläge verändern kannst, ist es sehr leicht, Angebote auf Kunden und Projekte anzupassen. Spiele so lange mit den Werten, bis Du bei einem Preis angelangst, den Du für gut empfindest.
TIPP
Veränderst Du die Stückliste deiner gespeicherten Leistung im Angebot, wird die Leistung nicht überschrieben. Sie bleibt so, wie Du sie ursprünglich abgespeichert hast, um sie beim nächsten Angebot wieder nutzen zu können. Wenn Du die Änderungen sichern möchtest, öffne mit dem blauen Lupe Knopf die Detailansicht deiner Leistung und speichere die Position mit dem blauen Diskette Knopf als neue Leistung in deiner Datenbank. In deiner Datenbank ist nun die ursprüngliche Leistung und die neue Leistung. Achte also darauf, die Bezeichnung der neuen Leistung anzupassen, bevor Du speicherst.
e) Eventualpositionen
Eventualpositionen nutzt Du, um einen erweiterten Leistungsrahmen anzubieten. Geht es bei dem Titel beispielsweise um das Streichen der Wände eines Raumes, kannst Du als Eventualposition das Streichen der Fußleisten angeben. Dein Kunde oder deine Kundin weiß damit direkt, wie viel die Zusatzleistung kosten würde und kann sich unmittelbar entscheiden.
Eventualpositionen sind nicht beim insgesamten Angebotspreis enthalten.
f) Alternativpositionen
Mit Alternativpositionen gibst Du deinem Kunden oder deiner Kundin eine Alternative zu einem Material oder einer Leistung. Beispielsweise ein edleres Material oder eine Farbe mit einem höheren Dispersionsgrad. Dein Kunde oder deine Kundin sieht so auf einen Blick den Preisunterschied und kann auf dieser Basis entscheiden.
Alternativpositionen sind nicht beim insgesamten Angebotspreis enthalten.
g) Die EFB Kalkulation im Angebot
Bei der EFB Kalkulation handelt es sich um eine sogenannte gläserne Kalkulationsmethode, die für den Auftraggeber sonst nicht sichtbare Gewinnmargen und Zeitangaben beinhaltet und auf standardisierten EFB Preisblättern gemacht werden muss. Die EFB Kalkulation kommt ausschließlich bei Aufträgen aus der öffentlichen Hand vor, ist dort aber Pflicht. Wenn Du wissen möchtest, wie die EFB Kalkulation mit dem Programm funktioniert, dann besuche gerne unseren ausführlichen Support Artikel. Hier erklären wir dir von den Voreinstellungen bis zur Kalkulation alles Schritt für Schritt: Zum EFB Kalkulation Support Artikel.
Nachkalkulation im Auftrag
Nach der Leistungs- und Angebotskalkulation folgt die Nachkalkulation im Auftrag. Der Kniff dabei ist, dass die Nachkalkulation im Programm nicht erst vollzogen wird, nachdem der Auftrag vollständig ausgeführt wurde, sondern schon währenddessen. Dabei stellt das Programm deine Angebotskalkulation mit den Verbrauchsdaten – sprich Lohnminuten aus der Arbeitszeiterfassung sowie Materialverbrauch aus dem Auftrag oder aus Bautagebüchern – gegenüber und setzt die Daten in Relation zum Fertigstellungsgrad. Auf diese Weise erlaubt dir das Programm, die Betriebswirtschaftlichkeit noch während der Auftragserfüllung auf Tagesbasis zu bewerten. Anhand dieser Daten ist es dir zum Beispiel möglich, frühzeitig zu erkennen, wenn ein Auftrag einen höheren Materialverbrauch oder mehr Arbeitszeit als geplant beansprucht. Da detailliert aufgeschlüsselt wird, wie viel Arbeitszeit deine jeweiligen Mitarbeiter bereits investiert haben und welche Menge an den benötigten Materialien bereits verbraucht wurde, kannst Du dementsprechend eingreifen, um den Verlauf des Auftrags zu korrigieren.
a) Die Hauptansicht der Nachkalkulation
In der Hauptansicht der Nachkalkulation hast Du drei Sektionen: Die Vorkalkulation, die Nachkalkulation und die Abweichung.
- Die Vorkalkulation ist deine Angebotskalkulation, sprich die Kosten- und Gewinnrechnung, die dem Auftrag zugrunde liegt.
- Die Nachkalkulation kannst Du im Programm eigentlich auch Mitkalkulation nennen, denn hier erhältst Du auf Tagesbasis Daten zu den aktuell aufgelaufenen Kosten.
- Die Abweichung arbeitet für dich die Diskrepanz zwischen Vor- und Nachkalkulation heraus. Das heißt, Du siehst auf einen Blick, ob und wie gut Du im Rahmen deiner Angebotskalkulation bist und das ohne lange Zahlen wälzen zu müssen
b) Lohneinzelkosten
Bei den Lohneinzelkosten werden die erfassten Arbeitszeiten sowie die Lohneinzelkosten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aufgeführt, die an dem Auftrag arbeiten. Mit einem Klick auf den jeweiligen Namen gelangst Du zur Karteikarten deines Mitarbeiters oder deiner Mitarbeiterin innerhalb der Mitarbeiterverwaltung.
Wenn Du mehr über die Mitarbeiterverwaltung wissen möchtest, besuche gerne unseren Support Artikel: Zum Mitarbeiterverwaltung Support Artikel.
c) Materialeinzelkosten
Kaufst Du Materialien für einen oder mehrere Aufträge, kannst Du die Eingangsrechnung anteilig auf die jeweiligen Aufträge verteilen. Wenn Du die Eingangsrechnung erstellst, kannst Du unter “Kostenverteilung” neue Verteilungen anlegen. Suche einfach nach deinem Kunden oder deiner Kundin und achte darauf, den richtigen Auftrag anzugeben. Die Kosten erscheinen daraufhin unter “Materialeinzelkosten”
Von hier aus hast Du zusätzlich die Möglichkeit, die Kostenverteilung weiter zu spefizifieren, indem Du angibst, ob es sich bei den Kosten um Gerätekosten, Fremdleistungen oder Sonstige Kosten handelt. Die Werte werden in die jeweilige Kategorie deiner Nachkalkulation übernommen.
Rechnungen → Eingangsrechnungen → „+“ → Kostenverteilung
d) Materialverbrauch
Beim Materialverbrauch trägst Du jene Materialien ein, die Du auf Menge im Lager hast. Brauchst Du für einen Reinigungsauftrag 20 Liter von deinem Reinigungsmittel, kannst Du das schwer über die Eingangsrechnung verteilen, bei der Du auf Vorrat 750 Liter von besagtem Reinigungsmittel gekauft hast. Der Materialverbrauch in der Nachkalkulation gibt dir die Möglichkeit, jene Verbrauchswerte zu erfassen.
Auftrag → Kalkulation
e) Visualisierung der Nachkalkulation im Balkendiagramm
In der Hauptansicht der Nachkalkulation findest Du rechts über der Abweichung Sektion den blauen Visualisierungsknopf. Mit einem Klick wird deine Hauptansicht in einem anschaulichen Balkendiagramm dargestellt.
TIPP
Nutze den Fertigstellungsgrad, um die Nachkalkulation und damit auch das Balkendiagramm präziser an den Auftragsfortschritt anzupassen.
FAQ
Frage:
Was bedeuten die Einstellungen unter Kalkulation?
Antwort:
Unter Einstellungen → Unternehmen → Kalkulation findest Du zwei Sektionen:
- Die Einstellungen für deine Gemeinkosten und Gewinnzuschläge. Hier legst Du fest, wie viel Du prozentual auf Material- und Lohnkosten aufschlägst, um deine allgemeinen Betriebskosten (Miete, Versicherung etc) und deine Lohnkosten (Renten- und Sozialabgaben usw) abzudecken. Aus dem Stundenverrechnungssatz und den Lohngemeinkosten ergeben sich deine Lohnselbstkosten. Aus dem Nettopreis eines Materials zuzüglich der Materialgemeinkosten werden wiederum deine (Material)Selbstkosten berechnet.
Außerdem erhebst Du einen weiteren Zuschlag, der den Gewinn pro Material- oder Lohnposition festlegt.
Schau nochmal in Sektion 3, Voreinstellungen. Hier erklären wir dir die einzelnen Optionen im Detail: Zu Sektion 3, Voreinstellungen - Die Einstellungen für die EFB Kalkulation
Die EFB Kalkulation ist eine spezielle Methode der sogenannten gläsernen Kalkulation, die Du für die Auftragsvergabe der öffentlichen Hand benötigst. Dabei musst Du Daten offenlegen, wie beispielsweise deine Gewinnmarge, die Du sonst nicht preisgeben würdest.
Wir haben einen ausführlichen Support Artikel rund ums Thema EFB Kalkulation, schau mal rein, wenn Du Fragen hast: Zum EFB Kalkulation Support Artikel
Frage:
Was bedeutet Gemeinkosten und Gewinnzuschlag?
Antwort:
Die Gemeinkosten beschreiben Kostenpunkte, die durch deine Betriebsführung entstehen, aber nicht auf spezifische Angebotspositionen zugeordnet werden können. Sie werden aufgeteilt in allgemeine Betriebskosten, Materialgemeinkosten und Lohngemeinkosten. Beispiele beinhalten die Miete deiner Betriebsstätte, Versicherungen, Kosten, die beispielsweise durch die Materiallagerung entstehen, sowie Sozial- und Rentenabgaben und so weiter.
Gewinnzuschläge stellen sicher, dass Du deine Aufträge nicht bloß deine Selbstkosten abdecken, sondern einen Gewinn für deinen Betrieb erwirtschaften. Dabei wird mit verschiedenen Zuschlägen für Material-, Lohn-, Geräte- sowie sonstige Kosten und Fremdleistungen gearbeitet.
Schau nochmal in Sektion 2, Was brauche ich für die Kalkulation? Hier erklären wir dir im Detail, was die Gemeinkosten und Gewinnzuschläge sind und wie Sie Einfluss auf die Betriebswirtschaftlichkeit deines Betriebes nehmen: Zu Sektion 2, Was brauche ich für die Kalkulation?
Frage:
Wo Stelle ich die Lohngruppen für die Stückliste ein?
Antwort:
Gehe zu Mitarbeiter → Lohngruppen, um in die Lohngruppen-Einstellungen zu kommen. Schau gerne mal in unseren Artikel zur Mitarbeiterverwaltung, da erfährst Du alles rund ums Thema: Zum Mitarbeiterverwaltung Support Artikel.
Frage:
Woraus berechnet sich der Stundenverrechnungssatz?
Antwort:
Der Stundenverrechnungssatz ist, was deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durchschnittlich verdienen. Er wird um die Lohngemeinkosten und den Lohn Gewinnzuschlag ergänzt. Schau nochmal in Sektion 3.c., Voreinstellungen für die Lohnkalkulation, hier gehen wir auf den Stundenverrechnungssatz ein. Zu Sektion 3.c., Voreinstellungen für die Lohnkalkulation
Frage:
Warum kann ich nur im Angebot und Auftrag kalkulieren?
Antwort:
Du kalkulierst grundsätzlich in deiner Leistungs- und Materialdatenbank sowie im Angebot und in EFB Preisblättern. Darüber hinaus fließt deine Angebotskalkulation in die Nachkalkulation deines Auftrags. Hier findest Du die jeweiligen Sektionen:
Zu Sektion Sektion 4, Leistungskalkulation
Zu Sektion 5, Angebotskalkulation
Zu Sektion 6, Nachkalkulation im Auftrag
Frage:
Kann ich die angelegten Positionen wieder verändern?
Antwort:
Ja, Du kannst alle Positionen im Angebot frei verändern, unabhängig davon, ob Du sie in der Angebotskalkulation neu angelegt, aus deiner Leistungsdatenbank verwendet oder via Schnittstelle importiert hast. Gespeicherte Leistungen, die Du im Angebot veränderst, werden dabei nicht überschrieben. Veränderte Leistungen können via Klick auf das Disketten-Symbol in der Datenbank gespeichert werden.
Schau gerne nochmal in Sektion 5, Angebotskalkulation: Zu Sektion 5, Angebotskalkulation. Im Support Artikel zur Leistungs- und Materialdatenbank gehen wir im Detail auf deine Leistungen und Materialien ein: Zum Leistungs- und Materialdatenbank Support Artikel
Frage:
Warum wird in meiner Stückliste nur Material und Leistungen (Lohnkosten) angezeigt?
Antwort:
Werden in deiner Stückliste nur Material- und Lohnkosten angezeigt, sind die Gerätekosten, sonstigen Kosten und Fremdleistungen in den Einstellungen deaktiviert. Gehe zu Einstellungen → Unternehmen → Kalkulation → Stückliste / Tiefenkalkulation, um die zusätzlichen Funktionen zu aktivieren.
Grundsätzlich kann die Stückliste einer Leistung Materialien, Teilarbeiten, Gerätekosten, sonstige Kosten und Fremdkosten beinhalten. Enthält deine Stückliste nur jene Positionen, kann es sein, dass keine Gerätekosten, sonstige Kosten und Kosten durch Fremdleistungen durch die Erbringung der Leistung entstehen. In Sektion 4.c., Stückliste gehen wir im Detail auf die Stückliste ein: Zu Sektion 4.c., Stückliste.
Frage:
Was passiert, wenn ich die Stückliste im Angebot verändere?
Antwort:
Veränderst Du die Stückliste im Angebot, verändert sich der Preis deiner Leistung und dein Angebotspreis. Außerdem verändert sich deine Gewinnmarge, die Du auf Titelebene einsehen kannst. In Sektion 5, Angebotskalkulation gehen wir im Detail auf alle Facetten deiner Angebotskalkulation ein. Schau gerne nochmal rein: Zu Sektion 5, Angebotskalkulation
Nahtlose Integration in Deinen Büroalltag
Mit dem Programm werden komplexe Prozesse wie die Kalkulation zu deiner leichtesten Aufgabe. Dank der praxisnahen Entwicklung in Kooperation mit vielen Handwerkern und Handwerkerinnen aus einer Vielzahl verschiedener Gewerke, ist die Bedienung intuitiv und der Funktionsumfang an deinem Arbeitsalltag ausgerichtet. Mach dir selbst ein Bild:
Genau das richtige für Deinen Betrieb
Neugierig?
Neugierig?
Das Programm jetzt testen
Hast Du Lust, in zwei Minuten dein erstes Angebot über das Programm zu verschicken? Dann tu es.
- Du kannst das Programm jetzt sofort kostenlos und unverbindlich für 14 Tage testen.
- Die Testphase endet automatisch.
- Wir brauchen keine Kreditkartenangaben oder ähnliches von dir.
Ein Tutorial hilft dir bei den ersten Schritten.
Mit dem Absenden dieses Formular erklärst Du dich mit unseren Datenschutzbestimmungen und unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen einverstanden.
Unsere Server befinden sich in Frankfurt am Main.
Die Daten werden 1 mal pro Stunde gesichert.
Kommunikation zwischen App/Browser und Server ist SSL verschlüsselt.
Mit Liebe in Berlin programmiert.
Das Programm in der Presse:
Kontakt
Email support@das-programm.io
Telefon 030 814 552 50
Termin vereinbaren
Du möchtest das Programm unverbindlich in einem persönlichen Online-Termin kennenlernen? Wir führen dich gern auf eine Kennenlerntour durch das Programm.
Mit dem Klicken dieses Buttons erklärst Du dich mit unseren Datenschutzbestimmungen einverstanden.
Lass uns in Kontakt bleiben!
Lass uns in Kontakt bleiben!
Melde Dich für den Newsletter an
Wir halten Dich auf dem Laufenden über neue Funktionen, Webinare und weiteres.