EFB Formblätter im Programm:
Schritt für Schritt Anleitung

EFB Formblätter sind ein standardisiertes Verfahren der sogenannten gläsernen Kalkulation und zielen darauf ab, die öffentliche Auftragsvergabe transparent zu gestalten. Mit ihnen legst Du deine Angebotskalkulation inklusive Gewinnmarge offen. Der Auftraggeber hat damit ein wertvolles Kontrollwerkzeug, um beispielsweise die Rechtmäßigkeit von Nachträgen zu prüfen und den Zeitrahmen verschiedener Angebote zu vergleichen. Diese Offenlegung der innerbetrieblichen Vorgänge hat sich über die Jahre als notwendig herausgestellt, um der Veruntreuung öffentlicher Gelder in Bauprojekten aller Größenordnungen vorzubeugen.

Wie immer bei standardisierten Verfahren gibt es auch hier verschiedene Versionen. In der Praxis sind Formblatt 221 (Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation) und Formblatt 223 (Aufgliederung der Einheitspreise) üblich. Das Programm unterstützt beide.
EFB Formblätter sind im öffentlichen Ausschreibungsverfahren Pflicht und kommen auch nur dort zum Einsatz. Unabhängig von der Größe des Projekts greifen private Auftraggeber nicht auf die EFB Kalkulation zurück. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass private Auftraggeber eine Urkalkulation von dir verlangen. Sinn und Zweck bei der Urkalkulation sind im Endeffekt gleich wie bei der EFB Kalkulation. Der Unterschied liegt darin, dass Du die Urkalkulation verschlossen beim Notar hinterlegst und nur im Fall eines Nachtrags oder aber beispielsweise beim Verdacht auf Preisabsprachen offenlegst.
Mit Stift und Papier ist das EFB Prozedere unglaublich zeitintensiv und undankbar. Beim Programm ist die EFB Kalkulation deshalb in die Angebotserstellung integriert, so hast Du die Möglichkeit, aus jedem Angebot mit einem Klick ein EFB Angebot zu machen. Die EFB Kalkulation kann dir darüber hinaus auch nützen um eine Urkalkulation für deinen Betrieb zu erstellen.

Um die nötigen Voreinstellungen für die EFB-Kalkulation zu treffen, gehe in Einstellungen → Funktionen → Kalkulation → EFB Preisblätter. Diese Einstellungen dienen als Vorlage für jedes EFB Angebot, können aber auf Angebotsbasis angepasst werden.
Wie Du siehst, setzen sich die EFB Einstellungen aus zwei Sektionen zusammen: Verrechnungslohn und Zuschläge.

1. Beim Verrechnungslohn gibst Du einen festen Stundenverrechnungssatz an, der im EFB Vokabular Mittellohn genannt wird. Hier ist der erste und wichtige Unterschied zu deiner herkömmlichen Angebotskalkulation: Normalerweise differenzierst Du bei jedem Angebot in der Stückliste zwischen verschiedenen Lohngruppen, bei der EFB Kalkulation hingegen musst Du einen statischen Verrechnungslohn angeben. Hierbei musst Du wiederum die einzelnen Lohnkosten Positionen aufdröseln.
2. Die Zuschläge kommen dir wahrscheinlich aus der Stückliste bekannt vor. Auch hier kommen die fünf Komponenten im Bau (Lohn, Material- / Stoffkosten, Gerätekosten, sonstige Kosten und Externe / Subunternehmer) zum Tragen. Ähnlich wie beim Verrechnungslohn musst Du für jede Komponente den prozentualen Zuschlag aufschlüsseln.

Sobald Du aus deinem Angebot ein EFB Angebot machst, werden alle Angaben aus deiner Stückliste mit den Angaben, die Du hier gemacht hast, überschrieben und können daraufhin auch nicht mehr verändert werden. Dieser Prozess kann nicht rückgängig gemacht werden!

Der Verrechnungslohn besteht aus vier Komponenten:

1. Der Mittellohn (ML)
   Hier geht es um den Grundlohn, den Du deinen Mitarbeiter:innen netto im Schnitt bezahlst.
2. Lohngebundene Kosten
   Hierbei handelt es sich um Kosten, die zusätzlich zum Grundlohn vom Arbeitgeber getragen werden müssen, zum Beispiel Soziallöhne oder Sozialkosten im Baugewerbe.
3. Lohnnebenkosten
   Hiermit sind die Abgaben für die Sozial-, Kranken-, und Rentenversicherung gemeint.
4. Zuschlag
   Im Lohnzuschlag berechnest Du auf den Lohn bezogene Baustellengemeinkosten und allgemeine Geschäftskosten, sowie Gewinn und Wagnis.

Die ersten drei Komponenten ergeben zusammen den Kalkulationslohn, der die gesamten Lohnkosten umfasst, die für deinen Betrieb pro Stunde im Schnitt anfallen. Der Verrechnungslohn beinhaltet darüber hinaus den Lohnzuschlag, bei dem unter anderem deine Wagnis- und Gewinnrechnung spezifisch bezogen auf die Lohnkosten beinhaltet ist.

Wo Du in deiner Angebotskalkulation Zuschläge auf Positionsebene angeben kannst, musst Du für die EFB Kalkulation einheitliche, prozentuale Zuschläge für jede der fünf Baukomponenten angeben. Das heißt, in der EFB Praxis gelten die gleichen Zuschläge für alle Löhne, alle Materialien (die hier Stoffe heißen), alle Geräte, sonstige Kosten jeder Art sowie Externe / Subunternehmer.

Was nun die EFB Kalkulation mit dem Programm so besonders macht und dir einen immensen Mehrwert verschafft, ist die Möglichkeit, mit den Zahlen innerhalb der EFB Kalkulation zu spielen. Du hast auf diese Weise die Möglichkeit, dein EFB Angebot feinzujustieren, ohne dabei immer wieder ein neues Formblatt ausfüllen zu müssen. Spiele mit den Zahlen, bis Du zu deinem Wunschpreis kommst, oder einen Wert erhältst, den Du für besonders kompetitiv hältst.

Um dein Angebot in ein EFB Angebot umzuwandeln, klickst Du in der Angebot Ansicht auf den Aktionsknopf oben rechts in der Leiste drücken.

Verlässt Du das EFB Formblatt und kehrst zu deiner Angebot Ansicht zurück, wird dir auffallen, dass die Angaben in deiner Stückliste überschrieben wurden und ausgegraut sind. Alle vorherigen Angaben wurden mit jenen, die Du in der EFB Ansicht eingetragen hast, überschrieben. Möchtest Du nun Änderungen vornehmen, musst Du in die EFB Ansicht zurückkehren und von dort aus deine Änderungen vornehmen.

Sobald Du in deinem EFB Formblatt angekommen bist, siehst Du, dass das Programm die Preise aus deinem Angebot übernommen und mit den in den Einstellungen festgelegten Zuschlägen verrechnet hat. Du hast nun die Möglichkeit, für dieses Angebot die Zuschläge anzupassen. Du siehst also auf einen Blick, welche Auswirkung auf das Angebot deine prozentuale Anpassung hat. Das heißt, kein langes rumrechnen, stattdessen kannst Du gewissermaßen mit den Zahlen spielen, bis Du beispielsweise bei einem Angebotspreis ankommst, der rund wirkt. Simuliere das Ganze einfach so lange durch, bis Du zufrieden bist.
Außerdem kannst Du alle Positionen einzeln aufgelistet einsehen und siehst hier die Teilkosten einschließlich Zuschläge je Mengeneinheit.

Das Formblatt 221 gibt die Informationen zum Verrechnungslohn und zu den Teilleistungen wieder. Im Endeffekt sind hier die Lohn- und Zuschlagssätze abgedruckt. Außerdem findet der Auftraggeber hier die Angebotssumme.
Um das Formblatt 221 zu erhalten, klicke in der EFB Kalkulation auf den Aktionsknopf rechts oben.

Das EFB Formblatt schlüsselt die Stückliste auf und zeigt die einzelnen Positionen mitsamt der jeweiligen Zuschläge.
Um das Formblatt 223 zu erhalten, drücke in der EFB Kalkulation auf den Aktionsknopf oben rechts.

Wie eingangs erwähnt, kommen EFB Formblätter ausschließlich bei Auftraggebern aus der öffentlichen Hand zum Einsatz. Bei großen Unternehmen oder umfangreichen Projekten ist es nichtsdestotrotz Gang und Gäbe eine ähnliche Art der Rückversicherung anzulegen: Die sogenannte Urkalkulation. Dabei handelt es sich um eine Angebotskalkulation, die bei Auftragsvergabe verschlossen bei einem Notar hinterlegt wird. Sollte es nun zu einem Nachtrag oder aber auch zum Verdacht der Preisabsprache kommen, kann die Urkalkulation geöffnet werden, um die Rechtmäßigkeit der verlangten Preise zu belegen. Die Urkalkulation muss beinhalten:

• Einzelkosten der Teilleistungen (Lohnkosten, Material-/Stoffkosten, Gerätekosten, Sonstige Kosten und Kosten für Externe/Subunternehmer)
• Die jeweiligen Zuschlagsätze
• Wagnis und Gewinn auf den jeweiligen Positionen

Frage:
Wo kann ich die Werte voreinstellen und kann ich jedes Angebot separat nochmal anpassen?

Antwort:
Die Voreinstellungen für EFB triffst Du unter Einstellungen → Funktionen → Kalkulation → EFB Preisblätter. Die Zuschläge kannst Du aber für jedes Angebot einzeln anpassen. Schau gerne nochmal in Sektion 2, Voreinstellungen.

Frage:
Ist es egal, welche Kalkulation im Angebot genutzt wird?

Antwort:
Nein, nur wenn Du Aufträge aus der öffentlichen Hand entgegennehmen möchtest, brauchst Du die EFB Kalkulation. Bei großen Projekten kann es aber sein, dass Du eine Urkalkulation brauchst. Schau gerne nochmal in Sektion 5, Urkalkulation.

Frage:
Welche EFB Preisblätter kann ich erzeugen?

Antwort:
Formblatt 221 (Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation) und Formblatt 223 (Aufgliederung der Einheitspreise). Mehr Infos findest Du in Sektion 4, Die EFB Formblatt Ansicht.

Frage:
Ist das Angebot nach der EFB Kalkulation festgeschrieben?

Antwort:
Ja. Du kannst in Folge nur noch die Zuschläge über die EFB Kalkulation ändern.

Frage:
Wieso kann ich die Lohnzuschläge nicht ändern?

Antwort:
Nutze um Lohnzuschläge zu ändern in der EFB Kalkulation den Reiter „Lohn“.

Frage:
Kann das EFB Preisblatt nochmal geöffnet werden, um die Werte zu verändern?

Antwort:
Ja, Du kannst die EFB Kalkulation beliebig oft öffnen, um die Zuschläge anzupassen.