Die Projekt Status Leiste: Prozessmanagement einfach erklärt!

Prozessmanagement befasst sich mit der Optimierung eines wiederkehrenden Prozesses innerhalb des Betriebsablaufs, beispielsweise der Prozess vom Aufmaß zur Rechnung. Im Gegensatz zum Projektmanagement, bei dem die Herausforderung vor allem im Handwerk darin liegt, dass jedes Projekt eine gewisse Einzigartigkeit hat, befasst sich das Prozessmanagement mit einer standardisierten Abfolge. Die Frage, die das Prozessmanagement beantwortet, lautet: Wie durchläuft ein Kundenauftrag unser Haus? Etwas weiter gefasst fragst Du also, wie du deinen Betriebsablauf so gestalten kannst, dass die einzelnen Schritte vom Aufmaß bis zur Rechnung jeweils den größtmöglichen Nutzen für deine Kunden und Kundinnen erzeugen. Die Antwort auf diese Frage hat zwei Teile:

• Die Effizienz deiner einzelnen Abteilungen. Je effektiver deine einzelnen Abteilungen arbeiten, desto mehr Nutzen erzeugt dein Betrieb für deine Kundschaft. Das heißt, wissen deine Monteur:innen immer genau, wo sie hin müssen, mit wem sie es zu tun haben und was gemacht werden muss? Ist dein Büro informiert über alle Verfügbarkeiten, den Status der einzelnen Projekte, offenstehende Forderungen und so weiter.
• Die Effizienz der Kommunikation zwischen deinen Abteilungen. Deine Abteilungen arbeiten nicht isoliert voneinander. Dein Montage Team mag auf der Baustelle einen astreinen Job machen, doch wenn die Informationen auf dem Weg zum Büro verloren gehen, oder zu lange brauchen, um dein Büro zu erreichen, leidet wiederum die Effizienz deines gesamten Betriebs.

Wenn Du mehr zum Projektmanagement wissen möchtest, schau gerne in unseren Funktionen Artikel: Zum Projektmanagement Funktionen Artikel.

Wenn Du Fragen zum Projektmanagement hast, beispielsweise "Was ist eine Projekt Aufgabe", dann schau doch mal in unseren ausführlichen Support Artikel: Zum Projektmanagement Support Artikel.

Ein wichtiger Teil des Prozessmanagements im Programm ist der Projekt Status. Er erleichtert deinen Betriebsalltag spürbar, denn Informationen werden nicht mehr auf Zuruf ausgetauscht oder via Mail und Messenger umher geschickt. Stattdessen schauen deine Mitarbeiter:innen Montagmorgen einfach, welchen Status die Projekte haben und machen sich dementsprechend an die Arbeit. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Projekte dein Betrieb simultan bearbeitet oder wie groß die Projekte sind, denn gerade für kleinere Betriebe ist eine transparente und überschaubare Arbeitsweise der Grundstein, auf dem jegliches zukünftiges Wachstum aufbaut.
Der Projekt Status im Programm umfasst werkseitig neun Phasen, die ein Projekt durchlaufen kann. Der abgebildete Projektverlauf wurde in Zusammenarbeit mit Handwerksbetrieben verschiedener Gewerke und Größenordnungen erarbeitet und spiegelt eine weitläufig etablierte Betriebspraxis wider. Gleichzeitig erlaubt dir der Projekt Status auch, Projekte nach ihrem Fortschritt zu sortieren. Vor allem, wenn Du viele Projekte und mehrere Abteilungen hast, ist der Projekt Status ein regelrechter Segen für deine Abteilungen. Dein Büro kann auf diese Weise zum Beispiel nur die Projekte anzeigen lassen, bei denen eine Rechnung aussteht.
Den Projekt Status änderst Du innerhalb des Projektes. Klicke auf “Status”, ein Menü mit den verschiedenen Phasen öffnet sich.

In diesem Artikel erklären wir dir, wie Du diese Phasen individualisierst, um den Projekt Status komplett auf deinen Betrieb anzupassen. Wenn Du mehr über das Projektmanagement im Gesamten wissen möchtest, besuche gerne unsere Funktionen Seite: Das Projektmanagement. Hast Du Fragen zum Projektmanagement, dann geht es hier zum Support Artikel: Zum Support Artikel für das Projektmanagement.

Die Projekt Status Leiste ordnet die verschiedenen Projektphasen chronologisch von links nach rechts an. Über die Projekt Status Leiste weißt Du also unmittelbar, wie weit dein Projekt fortgeschritten ist. Von Haus aus hat das Programm neun Phasen, die Du aber individualisieren kannst.

Uns ist bewusst, dass jeder Betrieb individuell ist. Auch wenn für die meisten Betriebe die verschiedenen Phasen passen, heißt das nicht, dass sie auch deinen Betriebsablauf abzeichnen. Du kannst eigene Phasen festlegen, indem Du Projekt → Projekt Status auswählst.

Ist dieser Bereich leer, ist die vom Programm vorgeschlagene Statusleiste aktiv. Um deine eigene Statusleiste zu kreieren:

1. Klicke oben rechts auf den ‘+’-Knopf um einen oder mehrere Status zu erstellen.
2. Benenne diese entsprechend deiner Vorstellungen.
3. Kreiere ein neues Projekt und prüfe, ob dir deine Statusleiste gefällt.

Sobald Du deine eigenen Phasen eingetragen hast, wird auch die Projekt Status Leiste mit deinen individualisierten Phasen aktualisiert.

Die Standard-Status werden komplett überschrieben, sobald Du eigene Status hinzufügst. Du kannst zu den Werkseinstellungen nicht nur einen Schritt hinzufügen, sondern musst dann alle Status neu definieren. Wenn Du zu den Werkseinstellungen zurückkehren möchtest, lösche einfach deine individualisierten Status und die Werkseinstellungen werden automatisch wiederhergestellt.

Der Projekt Status ist schon bei einem einzelnen Projekt hilfreich, doch je mehr Projekte Du hast, desto wichtiger wird die Projekt Status Ansicht. Du kannst deine Projekte nach Status sortieren, im Kanban Board siehst Du die einzelnen Projekte nach ihrem Status angeordnet. Auf die Projekt Status Ansicht greifst Du zurück indem Du Projekt → Projekt Status Ansicht wählst.