Gantt, Projekt Aufgaben, Disposition:
Projektmanagement erklärt

Das Projektmanagement im Programm gehört zu deinen zentralen Werkzeugen. Wie Du das Projektmanagement einsetzt, hängt neben deiner persönlichen Präferenz auch von deinem Auftrags- und Projektvolumen ab. Grundsätzlich besteht das Projektmanagement aus verschiedenen Elementen, die zum Teil aufeinander aufbauen. Beispielsweise wird die Projektstatus Ansicht vom Projektstatus informiert und das Gantt Board setzt sich aus den verschiedenen Projekt Aufgaben zusammen. Das heißt aber nicht, dass Du das Projektmanagement ausschließlich auf diese Weise benutzen kannst. Die Projekt Aufgabe gehört zum Beispiel zu deinen flexibelsten Werkzeugen, wenn es um die unkomplizierte Aufgabenverteilung für deine Mitarbeiter:innen geht. Gleichzeitig steigt die Wichtigkeit eines guten Projektmanagement gemeinsam mit deinem Projektvolumen und dem Umfang, den deine Projekte haben. So oder so sind die Funktionen flexibel, sodass Du dir einen eigenen Arbeitsweg einrichten kannst, der voll und ganz auf deinen Betrieb passt. Gleichzeitig haben sich bei unseren Handwerkern und Handwerkerinnen grob zwei Nutzarten abgezeichnet:

1. Zum einen eignet sich das Projekt hervorragend als Mappe, in der Du alle relevanten Daten zu einem Projekt übersichtlich geordnet hinterlegst. Vom Aufmaß bis zur Zahlung hast Du unmittelbaren Zugriff auf alles, was Du brauchst, um dein Projekt souverän zu erledigen. Für kleinere Betriebe eignet sich diese Nutzart sehr gut.
2. Zum anderen bietet dir das Projektmanagement eine Vielzahl an Werkzeugen, um große Projekte zu realisieren. Vom planerischen bis hin zur Durchführungen bekommst Du alles, was Du brauchst, um dein mehrköpfiges Team vom Büro aus zu koordinieren, Ressourcen zu managen und Einsätze zu planen.

Du hast viele kompakte Projekte? Kein Problem, denn dank der Projektstatus Ansicht behältst Du den Überblick und weißt sofort, wie weit fortgeschritten die einzelnen Projekte sind. Du hast große Projekte? Auch kein Problem, mit den Projekt Aufgaben zerteilst Du das unübersichtliche Ganze in überschaubare Kleinteile, legst einzelne Stichpunkte fest, setzt Aufgaben in Abhängigkeit zueinander und koordinierst auf diese Weise dein Team aus dem Büro. Im Gantt Board siehst Du den Projektverlauf chronologisch visualisiert.
Du siehst, das Projektmanagement im Programm ist jener Teil, der den Unterschied macht, wenn es um strukturiertes Arbeiten geht.

Innerhalb des Projektes werden die Basisinformationen der Kund:in, die eingeteilten Mitarbeiter:innen, die Adressen und der Status vermerkt. Zudem erhältst Du eine Übersicht über das Volumen aller Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und Forderungen. Es gibt eine Projektnachkalkulation, einen internen Chat und ein Ressourcenmanagement. Darüber hinaus erhältst Du eine Übersicht über alle projektbezogenen Aktivitäten, seien es Termine, Aufmaße, Abnahmen, Arbeitsbericht usw. sowie alle Dokumente, die das Projekt betreffen.

Ein Projekt bezieht sich auf einen Kunden oder eine Kundin mit einer Objektadresse. Im Projekt legst Du eine Projektleiter:in und die zugehörigen Mitarbeiter:innen fest, vergibst eine Kundenreferenz und hinterlegst eine kurze Beschreibung des Projektes.

Außerdem setzen Du oder dein Team hier den Projektstatus fest. Über den Status erkennst Du, wie weit dein Projekt fortgeschritten ist. In der Projektstatus Ansicht werden alle deine Projekte anhand ihres Projektstatus im sogenannten Kanban Board sortiert.

TIPP:

Erstellst Du aus deinem Projekt heraus Folgedokumente, sei es ein Arbeitsbericht, ein Abnahmeprotokoll, eine Rechnung usw., werden die Basisinformationen inklusive Kundenreferenz automatisch übernommen. Auch wenn die Kundenreferenz kein Pflichtfeld ist, macht sie vor allem für Rechnungen sind, denn auf diese Weise hast Du von Anfang an einen nachvollziehbaren und einzigartigen Verwendungszweck bei der Überweisung.

Die Projektfinanzen erlauben dir mit einem Blick zu sehen, wie hoch der gesamte Betrag aller Angebote und Aufträge ist, wie hoch das Rechnungsvolumen und die getätigten Zahlungen sind und in welcher Höhe Forderungen offen sind.

Außerdem hast Du unter “Projekt Nachkalkulation” die Möglichkeit, eine tagesaktuelle Kalkulation für das gesamte Projekt zu erhalten. Öffne die Kalkulation, indem Du auf das blaue Symbol rechts klickst. Mittels der Datum Eingabe erhältst Du die Kalkulation für den jeweiligen Tag.

WICHTIG:

Die Projekt Nachkalkulation aggregiert die Nachkalkulationen der Aufträge, die zu dem Projekt gehören. Dies ist besonders hilfreich bei komplexen Projekten mit vielen Aufträgen.

Das Projektmanagement arbeitet zusammen mit der Disposition und hilft dir immens in der planerischen Phase vor allem, wenn Du mehrere Projekte simultan hast, oder sich ein Großprojekt über einen langen Zeitraum streckt. Wenn Du mehr zum Projektmanagement und der Disposition erfahren möchtest, dann springe zu Abschnitt 7, Disposition.

Die Kommentarsektion dient als projektinterner Chat. Hier tauschen sich deine Mitarbeiter:innen über das Projekt aus. Praktisch dabei ist, dass ausschließlich jene Mitarbeiter:innen an dem Chat teilnehmen können, die dem Projekt zugewiesen sind. So bleibt der Austausch übersichtlich und der Informationsverlauf nachvollziehbar.

In der App hat der Chat einen eigenen Reiter, über den Du alle Projektchats aufgelistet bekommst und so nahtlos auf jede Korrespondenz zugreifen kannst. Ein Klick reicht und der Chat öffnet sich.

WICHTIG:

Auch hier siehst Du natürlich nur Chats von Projekten, bei denen Du als Mitarbeiter oder Projektleiter eingetragen bist und nicht alle Chats aus allen Projekten.

Im Verlauf wird jede Aktivität innerhalb des Projektes dokumentiert. Egal ob ein neues Aufmaß, ein Angebot oder ein Auftrag, angehängte Bilder, oder ein neuer Status, im Verlauf wird auf die Minute genau dokumentiert, wann und von wem die Aktivität durchgeführt wurde. Umfasst ein Projekt mehrere Objekte, hast Du die Möglichkeit, die Aktivitäten nach Objekten zu sortieren. Alle Einträge sind zum jeweiligen Dokument verlinkt.

Projekt Aufgaben und Termine setzt Du beide ein, um dein Team zu koordinieren. In unserem Support Artikel zur Einsatzplanung gehen wir im Detail auf die verschiedenen Möglichkeiten ein, um dein Team aus dem Büro heraus zu koordinieren: Zum Einsatzplanung Support Artikel. Die Projekt Aufgabe ist ein zentrales Werkzeug für die Koordination deines Teams aus dem Büro heraus und eignet sich für verschiedene Einsatzszenarien, die im Abschnitt 4, Projekt Aufgaben detailliert beschrieben werden: Zum Abschnitt 4 springen.
Du kannst Projekt Aufgaben entweder aus dem Menü oder direkt aus dem Projekt erstellen. Erstellst Du die Aufgabe direkt aus dem Projekt, ist die Aufgabe automatisch mit dem Projekt verknüpft. Aus dem Menü heraus kannst Du eine Aufgabe auch Projekt unabhängig erzeugen.
Die Terminplanung verläuft in vielerlei Hinsicht ähnlich zur Projekt Aufgabe. Auch hier hast Du die Möglichkeit, entweder aus dem Menü heraus, oder aus dem spezifischen Projekt heraus einen Termin zu erstellen. Der Unterschied ist wieder, dass der Termin, den Du aus dem Projekt heraus erstellst, direkt mit diesem verknüpft ist.
Im Gegensatz zur Projekt Aufgabe kannst Du aus einem Termin mit wenigen Klicks einen Serientermin machen, was sich beispielsweise exzellent für Routine Wartungsarbeiten eignet. Wenn Du mehr über Termine und Serientermine erfahren möchtest, dann schau gerne in unseren Artikel zur Einsatzplanung: Hier gehts zum Support Artikel.

Die restlichen Sektionen in deinem Projekt führen alle Dokumente und Aktivitäten im Detail auf, die zu diesem Projekt existieren. Zusätzlich kannst Du jedes der Dokumente aus dem Projekt erstellen. Ein Aufmaß, das Du aus dem Projekt heraus erstellst, ist natürlich mit dem Projekt verknüpft. Kund:innendaten werden vom Programm vorausgefüllt.
Genau hier liegt einer der maßgeblichen Vorzüge eines digitalisierten Arbeitsumfeldes: Du hast unmittelbaren Zugriff auf jedes Dokument und siehst auf einen Blick, wann etwas gemacht wurde. Auf diese Weise sind alle Dokumente genau dort, wo sie hingehören und Du musst keine Sekunde mit zeitintensiven Suchen vergeuden. Alle Arbeitsschritte sind transparent und nachvollziehbar, es werden keine Zettel durch die Gegend gefahren und alle wissen, was zu tun ist, ohne dass dich die Verwaltung des Projektes mehr Zeit kostet.

TIPP:

Nicht jede Funktion ist für jeden Betrieb relevant. Du hast die Möglichkeit, in den Einstellungen Funktionen, die für deinen Betriebsalltag keine Rollen spielen, abzuschalten. Die dazugehörigen Dokumente tauschen daraufhin auch nicht mehr in

Auch aus der App heraus bietet dir das Projekt alle relevanten Daten, die in der vorherigen Sektion beleuchtet wurden. Nichtsdestotrotz gibt es einige Unterschiede, die dir das mobile Arbeiten erleichtern.
Öffnest Du ein Projekt, wird dir direkt auffallen, dass Du über den Kundeninformationen vier Aktionsknöpfe findest. Über diese Knöpfe kannst Du einen Anruf, eine Nachricht oder eine Mail bei deiner Kund:in auslösen sowie die Objektadresse auf deiner verknüpften Online-Karte einsehen.
Außerdem kannst Du direkt aus dem Projekt heraus Bilder aufnehmen, in den Bildern Markierungen einzeichnen und diese direkt an das Projekt anhängen.

WICHTIG:

Die Projekt Aufgabe ist das Herzstück Deines Projektmanagements im Programm. Dabei erfüllt die Projekt Aufgabe drei essenzielle Aufgaben:

1. Unkomplizierte Aufgabenverteilung: Soll der Kollege auf dem Weg zurück noch kurz in den Großhandel für eine Besorgung springen, eignet sich die Projekt Aufgabe dazu genauso gut, wie wenn eine ganze Inventur ansteht.
2. Auftrags- / Projektbezogenes Werkzeug für die Teamkoordination: Mit der Projekt Aufgabe zerlegst Du Großprojekte in kleine Einzelteile, die Du besser koordinieren und dein Team besser abarbeiten kann.
3. Versorgt das Gantt-Board mit Informationen zum Projektverlauf: Dank Dauer, Fortschritt und Vorgänger Schaltflächen in der Projekt Aufgabe kann dir das Das Gantt-Board nicht nur zeigen, welche Projekt Aufgabe aktuell bearbeitet wird und wann sie planmäßig fertiggestellt wird, es erlaubt dir unmittelbar die Projektplanung zu beeinflussen, Abhängigkeiten zu definieren und auf diese Weise effizienter zu planen. In diesem Abschnitt schauen wir uns die Vorbereitung dafür innerhalb der Projekt Aufgabe an, wenn Du mehr über das Gantt Board wissen möchtest, dann klicke hier: Abschnitt 6, Gantt Board

Der unkomplizierteste Weg, um schnell und spontan eine Aufgabe an einen oder mehrere deiner Mitarbeiter:innen zu verteilen, ist die Projekt Aufgabe. Du kannst die Aufgabe ganz einfach ohne Kundenbezug, Auftrag oder zugehöriges Projekt ausstellen und einem oder mehreren deiner Mitarbeiter:innen zuteilen. Definiere anhand der Beschreibung, was zu tun ist und anhand der Dauer sowie der Personenstunden, wie viel Zeit und Arbeit in die Aufgabe gesteckt werden soll. Deine Mitarbeiter:innen werden in der App anhand einer Push-Nachricht über die neue Aufgabe informiert. Anhand des Status geben dir deine Mitarbeiter:innen Rückmeldung zur Durchführung der Aufgabe.

Große Projekte bedürfen einer schlanken und gut strukturierten Projektstrategie. Die absolute Grundlage davon ist das Zerkleinern von deinem Großprojekt in Einzelteile, die Du wiederum auf deine Teams verteilst. Die Projekt Aufgabe eignet sich perfekt für eben diese planerische Vorarbeit.
Im Endeffekt funktioniert die projektbezogene Projekt Aufgabe ähnlich wie die freie Projekt Aufgabe. Der Unterschied ist, dass Du Kund:in, Projekt & Auftrag definierst. In der App erscheint die Aufgabe als Push-Nachricht, Dein Team kann aber mit einem Klick auf das zugehörige Projekt, den Auftrag und die Kund:in zugreifen.

WICHTIG:

In der mobilen Ansicht hast Du alle Informationen, die Du auch im Browser hast. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, Bilder mit deinem Android Gerät oder Iphone aufzunehmen und an die Projektaufgabe anzuhängen.

Das Gantt Board baut auf die Projekt Aufgabe auf. Neben der Bezeichnung sind dabei vor allem die drei Felder „Dauer“, „Fortschritt“ und „Vorgänger“ wichtig.
Während die Dauer selbsterklärend ist, hast Du mit „Fortschritt“ aus der App, wie auch aus dem Browser die Möglichkeit, anzugeben, zu wie vielen Prozent die Aufgabe abgeschlossen ist. Im Gantt Board wird der Fortschritt farblich visualisiert.
„Vorgänger“ erlaubt dir anzugeben, ob die jetzige Projekt Aufgabe von der Fertigstellung einer anderen Projekt Aufgabe abhängt - beispielsweise Abdecken vor dem Streichen oder Aufmaß nehmen, bevor Kabel verlegt werden können.

Für das Gantt Board ist vor allem die Dauer, der Fortschritt und das “Vorgänger” Feld innerhalb der Projektaufgabe relevant. Zerlegst Du ein Großprojekt in kleine Projektaufgaben, siehst Du im Gantt Board die einzelnen Projekt Aufgaben chronologisch von links nach rechts angeordnet. Während Dauer und Fortschritt selbsterklärend sind, kannst Du mit “Vorgänger” eine Aufgabe festlegen, die zuvor erledigt werden muss – beispielsweise muss vor dem Streichen abgedeckt werden. Im Gantt Board sind diese Abhängigkeiten wiederum mit Pfeilen visualisiert.
Die einzelnen Aufgaben im Gantt Board visualisieren den Fortschritt, den Du und deine Mitarbeiter:innen ebenfalls innerhalb der Aufgabe angeben.
Außerdem kannst Du die einzelnen Aufgaben im Zeitstrahl verschieben und deren Dauer ändern. Die Änderungen im Zeitplan der einzelnen Projekt Aufgaben werden automatisch übernommen und an dein Team weitergegeben. Du hast also ein Planungswerkzeug, mit dem Du ausgesprochen dynamisch koordinierst und schnell auf neue Gegebenheiten innerhalb der komplexen Großprojekt Verwaltung reagierst.

Die Disposition gehört ebenfalls zu deinen Planungswerkzeugen und baut auf dem Projektmanagement innerhalb eines Projekts auf.
Innerhalb der Disposition kannst Du mit den Arbeitszeit-Ressourcen deines Betriebs planen und experimentieren, ohne dass verbindliche Termine erstellt werden oder deine Mitarbeiter:innen benachrichtigt werden. Vor allem bei mehreren simultanen Projekten behältst Du so nicht nur den Überblick über die Auslastung, Du kannst verschiedene planerische Szenarien für die Realisierung deiner Projekte durchspielen.

Das Projektmanagement nutzt die Lohngruppen und die Soll-Zeiten die Du in den Einstellungen deiner Mitarbeiterverwaltung festlegst. In unserem Artikel zur Mitarbeiterverwaltung zeigen wir dir, wie Du Lohngruppen anlegst, Soll-Zeiten definierst auf Mitarbeiter:innen Basis definierst und deine Mitarbeiter:innen zu Lohngruppen zutiefst. Hier gehts zum Artikel: Mitarbeiter:innen Verwaltung - Lohngruppen
Hast Du Soll-Zeiten und Lohngruppen definiert und dein Team entsprechend aufgeteilt, gehst Du zurück in das Projekt. Im Projektmanagement öffnest Du über das blaue Pluszeichen einen neuen Ressourcenbedarf. Hier legst Du nun drei Dinge fest:

1. Um welchen Zeitraum handelt es sich?
2. Welche Lohngruppen sind involviert?
3. Wie viele Arbeitsstunden soll die jeweilige Lohngruppe investieren?

Unter „Projekt“ → im Dropdown „Disposition“ findest Du Deine Dispositionsübersicht. Hier siehst Du in Blau die vorhandenen Kapazitäten, welche sich aus Deinen Lohngruppen und Soll-Arbeitszeiten ergeben und daneben in Rot der geplante Ressourcenbedarf. Fahre mit der Maus über einen Balken, um Dir die Stundenanzahl anzeigen zu lassen. In der Disposition siehst Du also auf einen Blick, in welcher Woche wie viele Deiner insgesamt verfügbaren Arbeitszeit von allen laufenden Projekten beansprucht wird. Die Zeiten sind wiederum aufgeschlüsselt in die verschiedenen Lohngruppen, die Du definiert hast. Wie viele Lohngruppen Du verwendest, ist Dir überlassen.

Die Disposition spiegelt dir aber nicht nur deinen Ressourcenbedarf wieder, Du hast zusätzlich die Möglichkeit umzuplanen, sollte sich ein Konflikt auftun. Um deine Projekte umzuplanen klicke einfach im oberen Bereich dein Projekt-Strahl an und nimm die entsprechenden Anpassungen vor.