Die Einsatzplanung anhand intelligenter Dokumente
Die Einsatzplanung im Programm ist rund um die Idee deiner vernetzten Werkzeuge gedacht. Weil die Einsatzplanung zu deinen zentralen Werkzeugen gehört, ist sie mit deinen Aufgaben, Projektaufgaben, Aufträgen, Arbeitsberichten und Abnahmeprotokollen verknüpft. Erstellst Du eines dieser intelligenten Dokumente, hast Du immer die Möglichkeit, das Dokument direkt zu terminieren und einer Mitarbeiter:in zuzuteilen. Nicht nur bekommt die zuständige Kollegin dann eine Push-Benachrichtigung in der App, ihre Einsatzplanung füllt sich automatisch und zwar konkret mit dem intelligenten Dokument, dass Du zugeteilt hast. Ein Klick auf den Termin offenbart direkt das Dokument in Frage. So hat dein Team alles im Blick und weiß immer, was zu tun ist.
a) Projektaufgabe planen
Projektaufgaben sind flexibel einsetzbar und können auch unabhängig von einem Projekt, Auftrag oder Kunden zugeteilt werden. Sie dienen gewissermaßen als Ass, dass Du im Ärmel hast. Eine Aufgabe muss schnell erledigt werden? Trage einfach in der Beschreibung ein, was es zu tun gibt, teile einem der Mitarbeiter:innen die Aufgabe zu und schon geht die Aufgabe raus und wird als Push-Nachricht in der App des jeweiligen Kolleg:in angezeigt. Natürlich kannst Du Aufgaben auch mit Projekten, Aufträgen und Kund:innen verknüpfen. Deiner Kreativität sind bei den Projektaufgaben keine Grenzen gesetzt.
Scrolle in der Projektansicht nach unten, bis Du bei dem Punkt “Projekt Aufgabe” ankommst. Mit einem Klick auf das blaue Pluszeichen öffnet sich die Projekt Aufgabe Ansicht. Wie Du siehst, sind die Kundeninformationen und der Projektverweis automatisch enthalten. Fülle die restlichen Felder aus, um eine Projekt Aufgabe für die zuständigen Mitarbeiter zu erstellen. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, den zugehörigen Auftrag mit der Projekt Aufgabe zu verknüpfen, um deine Arbeit so übersichtlich wie möglich zu gestalten.

b) Auftrag planen
Auch anhand der Auftrag Ansicht kannst Du Einsätze wunderbar planen. Auch hier ist die Voraussetzung ein bereits angelegter Kunde oder eine Kundin. Zusätzlich zur Einsatzplanung hast Du hier die Möglichkeit, den Auftrag mit dem zugehörigen Projekt zu verknüpfen und die Zeiterfassung direkt auf den Auftrag zu aktivieren oder zu deaktivieren.

c) Arbeitsbericht planen
Erstelle wie gewohnt einen Arbeitsbericht und teile den oder die zuständigen Mitarbeiter:innen für den gewünschten Zeitraum ein. Eine Besonderheit beim Arbeitsbericht ist die Option, das Dokument unbepreist auszustellen. Diese Option ist beispielsweise relevant, wenn dein Auftraggeber eine Hausverwaltung ist, die für Reparaturarbeiten in einem Mietobjekt aufkommen muss. Der oder die Mieter:in muss bei deinem Kollegen zwar gegenzeichnen, dass die Reparatur ausgeführt wurde, die Preise sind aber Gegenstand der Verhandlungen zwischen dir und der Hausverwaltung.

d) Abnahmeprotokoll planen
Erstelle das Abnahmeprotokoll im Büro aus dem Auftrag heraus. Klicke dafür auf den mittleren gelben Button oben rechts in der Auftrag Ansicht.

Auftrag und Projekt sind automatisch verknüpft, insofern nicht mehrere Aufträge und/oder Projekte für den Kunden bestehen. Außerdem ist der Baubeginn und die Fertigstellung hinterlegt. Beim Abnahmeprotokoll gibst Du zusätzlich an, ob es sich um eine Gesamtabnahme oder Teilabnahme handelt

TIPP
Was die Einsatzplanung anhand intelligenter Dokumente so effizient gestaltet, ist die Interaktivität. Sobald deine Mitarbeiter:innen die Push-Benachrichtigung über einen neuen Einsatz bekommen, haben Sie die Möglichkeit, mit einem Klick auf den Einsatz direkt das intelligente Dokument auf ihrem Handy einzusehen. Dabei spielt es keine Rolle, um was für ein Dokument es sich handelt. Dein Team hat auf diese Weise immer im Blick, um welche Art von Einsatz es sich handelt und kann sich optimal vorbereiten. Das macht auch bei den Kund:innen einen ausgesprochen guten Eindruck!