Materialien, Leistungen und alles drumherum
Wir zeigen dir, wie Du deine Leistungen und
Materialien anlegst, importierst und kalkulierst.
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Leistungen & Materialien anlegen, importieren, kalkulieren
Inhaltsverzeichnis
Leistungen und Materialien - Das Rückgrat deines Betriebs
Im Programm bildet neben der Kundenverwaltung deine Leistungs- und Materialdatenbank das Rückgrat deines Betriebs. Hier sammelst Du nicht nur den Bestand deiner betrieblichen Leistungen und die Materialien, die Du in deinen Aufträgen verwendest. Beim Programm hast Du die Möglichkeit, einzelne Leistungen und Materialien zu kalkulieren, wenn Du möchtest bis in die Tiefe anhand einer Stückliste. Pflegst Du deine Datenbank auf diese Weise, schreibst Du präzise kalkulierte Angebote im Handumdrehen, weißt welche Stellschrauben es zu justieren gilt und führst damit profitablere Aufträge und Projekte durch.
Sicher, das Programm kann dir nicht die gesamte Arbeit abnehmen, aber es hilft dir immens – sei es mit über einer Million Leistungstexten von ausschreiben.de, dem Import von Leistungen und Materialien via GAEB oder den Schnittstellen zu SIRADOS und LeistungenDACH. Außerdem können wir deine bestehende Datenbank oder den Leistungskatalog deines Großhändlers via CSV oder DATANORM Schnittstelle für dich ins Programm laden.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie Du Leistungen und Materialien selbst anlegst, wie Du Leistungstexte von ausschreiben.de verwendest und wie der Import über die verschiedenen Schnittstellen funktioniert. Außerdem zeigen wir dir die verschiedenen Kalkulationen und gehen auf einige der häufig gestellten Fragen ein.
Leistungen und Materialien anlegen - Basisinformationen
Dir stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um neue Leistungen oder Materialien in deine Datenbank aufzunehmen. Die gewöhnlichste Methode ist dabei natürlich, eine Leistung oder ein Material einfach selbst anzulegen.
Wähle dafür im Menü links entweder Leistungen oder Materialien. Du befindest dich nun in der jeweiligen Datenbank und siehst die Übersicht all deiner Leistungen oder Materialien. Um eine neue Leistung oder ein neues Material zu erstellen, klicke auf das blaue Pluszeichen oben rechts.
a) Artikelnummer
Die Artikelnummer ist vor allem für die interne Suche relevant. Besonders wenn deine Datenbank mal einen gewissen Umfang hat, wirst Du dir selbst danken, wenn Du deine Leistungen und Materialien anhand eines sinnhaften Systems kategorisiert und nummeriert hast.
b) Bezeichnung
Die Artikelnummer ist vor allem für die interne Suche relevant. Besonders wenn deine Datenbank mal einen gewissen Umfang hat, wirst Du dir selbst danken, wenn Du deine Leistungen und Materialien anhand eines sinnhaften Systems kategorisiert und nummeriert hast.
TIPP:
Du musst dich bei der Artikelnummer nicht auf Zahlen beschränken, sondern kannst Buchstaben und Sonderzeichen verwenden. Auch ist nichts in Stein gemeißelt: Solltest Du die Artikelnummer nachträglich ändern wollen, ist das kein Problem.
Die Artikelsuche in Angebot, Auftrag und Rechnung hat eine kleine Geheimfunktion: Gibst Du den Suchbegriff ganz normal ein, berücksichtigt die Suche die Artikelnummer und die Bezeichnung. Suchst Du aber mit einem Doppelpunkt vor deinem Suchbegriff, berücksichtigt die Suche ausschließlich die Artikelnummer.
c) Lieferant
Der Lieferant ist vor allem für Materialien interessant. Erstellst Du für die Kollegen ein Leistungsverzeichnis, generiert das Programm automatisch eine Einkaufsliste mit den benötigten Materialien. Ist der Lieferant hinterlegt, weiß deine Kolonne direkt, wo sie welches Material beschaffen.
d) Foto hochladen
Angebote können mit Bildern versehen werden. Du kannst entweder deine eigenen Bilder verwenden oder Bildmaterial von ausschreiben.de verwenden.
e) Leistungstext
Der Leistungstext konkretisiert die Leistung und wird ebenfalls auf das Angebot gedruckt. Die Texte sind rechtsrelevant und müssen dementsprechend detailliert beschreiben, welche Teilleistungen ggf. von der Leistung umfasst werden, welche Materialien notwendig sind und welcher Anwendungsbereich relevant ist.
f) Kommentar
Über den Kommentar hast Du die Möglichkeit, eine interne Notiz zu hinterlassen. Hast Du beispielsweise herstellerspezifische Leistungen, kannst Du hier konkretisieren, welche Materialien für die Leistung in Frage kommen.
Leistungen und Materialien importieren
Das Programm bietet dir eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Leistungstexte oder ganze Leistungen aus verschiedenen Datenbanken zu beziehen. Nicht nur kannst Du auf diese Weise deine persönliche Datenbank im Handumdrehen erweitern, Du greifst auf standardisierte Texte zu und hast beispielsweise bei SIRADOS die Möglichkeit Leistungen zu importieren, die bereits anhand branchenüblicher Preise kalkuliert sind. Mehr dazu im Abschnitt Leistungen aus SIRADOS & LeistungenDACH verwenden.
a) Leistungs- und Materialtexte von ausschreiben.de importieren
b) Leistungen und Materialien via GAEB importieren
TIPP:
Du suchst nach dem Speichern Knopf? Nicht nötig! Das Programm sichert deine Leistung oder dein Material automatisch. Möchtest Du eine Leistung löschen, kannst Du das über den roten Mülleimer Knopf oben rechts machen.
c) Leistungen und Materialien via CSV oder DATANORM importieren
d) Leistungen und Materialien aus SIRADOS verwenden
WICHTIG:
e) Leistungen und Materialien aus LeistungenDACH verwenden
WICHTIG:
Kalkulation und Preis
Egal um welche Branche es geht, die Kalkulation ist oft ein unbeliebtes Thema. Grundsätzlich ist sie aufwändig, bedarf einiger Expertise und muss regelmäßig aktualisiert werden, vor allem in Zeiten starker Preisfluktuation. Gleichzeitig ist die Kalkulation essenziell für einen ruhigen und effizienten Betriebsablauf, denn auf der einen Seite spart dir eine präzise Kalkulation Geld im Einkauf und auf der anderen Seite erlaubt sie dir wichtige Einblicke in die Betriebswirtschaftlichkeit deines Unternehmens. Es ist also nicht übertrieben, wenn wir sagen, dass mit ihr ein großer Teil deines Erfolges als Unternehmer steht oder fällt.
Ob und wie Du mit dem Programm kalkulierst, ist selbstverständlich deine Sache. Das Programm stellt dir eine breite Pallette an Werkzeugen für verschiedene Kalulationsarten zur Verfügung, sodass Du entscheiden kannst, wie Du vorgehen möchtest. Solltest Du am Anfang deiner Reise als Unternehmer stehen, empfehlen wir dir dringend, gründlich zu kalkulieren, denn die Erfahrung, die bei den alten Hasen einen lockereren Umgang mit dem Thema erlaubt, erlangst Du nur, wenn Du es schaffst, lange genug dabei zu sein.
Im Programm kalkulierst Du entweder direkt im Angebot oder in deiner Leistungs- und Materialdatenbank. Kalkulierst Du Leistungen und Materialien, hat das den Vorteil, dass bei der Angebotserstellung der Großteil der Kalkulation automatisch erledigt ist. Anpassungen sind aber selbstverständlich auf Angebotsbasis problemlos möglich.
a) Leistungen und Materialien ohne Kalkulation anlegen
Du kannst Leistungen und Materialien natürlich auch ohne Kalkulation hinterlegen. In diesem Fall gibst Du lediglich einen Angebotspreis pro Einheit an. Im Angebot kannst Du den Einheitspreis anpassen und gegebenenfalls einen prozentualen Nachlass gewähren. Für ein Einzelmaterial wie zum Beispiel eine Wasserpumpe ist das natürlich vollkommen ausreichend. Kalkulierst Du Leistungen nicht, gilt es zu bedenken, dass Du im Angebot keine Einsicht hast, wie sich der Angebotspreis der Leistung zusammensetzt. Zusätzlich wirst Du im Auftrag keine Daten für die Nachkalkulation haben.
WICHTIG:
b) Mit Kalkulation Typ Material
Die einfache Kalkulation für Materialien erreicht den Angebotspreis, indem der Netto-Einkaufspreis um die Materialgemeinkosten und den Gewinnzuschlag ergänzt wird. Beide Zuschläge legst Du vorab in den Unternehmenseinstellungen fest, das Programm rechnet dann für dich. Lege im letzten Schritt noch die Gebindegröße, Gebindeeinheit und die Angebotseinheit fest, dann bist Du auch schon fertig.
c) Mit Kalkulation Typ Leistung
Die einfache Kalkulation für Leistungen erreicht den Angebotspreis über die in den Unternehmenseinstellungen festgelegten durchschnittlichen Lohnkosten. Du legst also fest, wie lange gearbeitet werden muss, um eine Angebotseinheit (beispielsweise ein Quadratmeter) der Leistung abzuschließen. Die Lohneinzelkosten werden daraufhin um die Lohngemeinkosten und den Gewinnzuschlag ergänzt. Beide Zuschläge legst Du ebenfalls in den Unternehmenseinstellungen fest.
d) Mit Kalkulation Typ Mix
Die Mixkalkulation verbindet die einfache Leistungskalkulation und die einfache Materialkalkulation. Sie kommt beispielsweise zum Einsatz, wenn eine Leistung standardmäßig mit einem spezifischen Material erbracht wird.
Der Angebotspreis wird bei der Mixkalkulation berechnet, indem auf der einen Seite die Lohnkosten pro Angebotseinheit und auf der anderen Seite die Materialkosten pro Angebotseinheit stehen. Du hast zwei Möglichkeiten, wie Du bei der Mixkalkulation zum Angebotspreis gelangst.
Kalkulierter Angebotspreis
Du legst die notwendigen Lohnminuten pro Angebotseinheit und den Einkaufspreis der verwendeten Materialien fest. Das Programm berechnet nun anhand der von dir in den Unternehmenseinstellungen festgelegten Lohn- und Material- sowie Gewinnzuschläge den Angebotspreis. Veränderungen hieran kannst Du nur vornehmen, indem Du die verschiedenen Zuschläge in den Einstellungen oder die Lohnminuten, beziehungsweise den Materialpreis anpasst.Manueller Angebotspreis
Auch hinterlegst Du Lohnminuten pro Angebotseinheit und die Einkaufskosten fest. Im nächsten Schritt bestimmst Du manuell, wie viel deine Leistung pro Angebotseinheit kostet. Anhand des von dir festgelegten Preises schlüsselt das Programm auf, wie viel davon Lohn- und Material- sowie Gewinnzuschläge sind.
WARNUNG:
Benutzt Du bei der Mixkalkulation den manuellen Angebotspreis und erhöhst die Zuschläge in deinen Unternehmenseinstellungen, solltest Du deinen Angebotspreis anpassen, ansonsten büßt Du Gewinn ein. Wir empfehlen dementsprechend den manuellen Angebotspreis in der Mixkalkulation zu vermeiden.
e) Mit Kalkulation Typ Mix
WICHTIG:
Bevor Du anhand von Stücklisten tiefenkalkulierst, solltest Du die verschiedenen Lohngruppen deines Betriebs in den Unternehmenseinstellungen hinterlegt haben. Außerdem musst Du in den Unternehmenseinstellungen unter Kalkulation die verschiedenen Funktionen der Stückliste (Gerätekosten-, sonstige Kosten,- Fremdleistungen verwenden) aktivieren.
Wenn Du Fragen zu den Lohngruppen oder der Mitarbeiter:innen Verwaltung im Ganzen hast, besuche gerne unsere ausführlichen Support Artikel: Zum Support Artikel über die Mitarbeiter:innen Verwaltung.
Die Tiefenkalkulation anhand einer Stückliste ist die Königsdisziplin und das präziseste Kalkulationswerkzeug, dass dir für Leistungen zur Verfügung steht. Wohingegen alle anderen Kalkulationsmethoden mit Pauschalbeträgen für Material und Lohn arbeiten, schlüsselst Du bei der Stückliste beide Kostenfaktoren detailliert auf. Dabei führst Du alle nötigen Materialien, den jeweiligen Einkaufspreis und den Verbrauch pro Angebotseinheit sowie Zuschläge in Prozent auf. Du kannst bei jedem Material einen individuellen Zuschlag verrechnen. Das Programm berechnet den Einzelpreis und den Gesamtpreis des jeweiligen Materials für dich.
Beim Lohn gibst Du an, wie viele Lohnminuten die verschiedenen Lohngruppen (z.B. Lehrling, Gesell, Meister etc.) auf eine Angebotseinheit aufbringen müssen. Stundenlohn und Aufschlag entnimmt das Programm zwar wieder aus deinen Unternehmenseinstellungen, Du kannst aber auch hier individuelle Veränderungen bei jeder Leistung vornehmen.
Zuletzt fügst Du auf gleiche Weise Geräte- und Fremdkosten sowie sonstige Kosten hinzu. Das Programm berechnet aus der Summe aller Faktoren den Angebotspreis.
WICHTIG:
Für jedes Angebot eine neue Stückliste anzulegen, ist in der Tat sehr zeitaufwändig. Deshalb macht es Sinn, eine Leistungsdatenbank mit tiefenkalkulierten Leistungen zu pflegen, denn dann fügst Du die bereits tiefenkalkulierten Leistungen einfach ein. Wenn Du dann noch Lohngruppen definiert hast und deine Gemein- und Gewinnzuschläge angelegt hast sowie über eine ebenfalls gut gepflegte Materialdatenbank verfügst, bist Du mit wenigen Klicks bei jedem Angebot fertig.
Der Nutzen liegt darin, dass Du spätestens bei der Nachkalkulation präzise Informationen über die Wirtschaftlichkeit deiner Aufträge erhältst. Diese Informationen sind unerlässlich, wenn es darum geht, den Erfolg deines Betriebes zu bewerten und eine langfristige Laufruhe für dich und dein Team zu gewähren.
FAQ
Frage:
Kann man nur Zahlen in die Artikelnummer eintragen?
Antwort:
Nein, die Artikelnummer kann Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Die Artikelnummer ist im Leistungsverzeichnis und in der Packliste enthalten.
Frage:
Kann ich die Materialien kategorisieren?
Antwort:
Ja, über die Artikelnummer und die Suche. Verwende für bestimmte Materialien spezifische Kürzel. Trage das Kürzel in der Suche ein, daraufhin erhältst Du nur jene Materialien.
Frage:
Wofür ist das Kommentarfeld?
Antwort:
Das Kommentarfeld gibt dir die Möglichkeit, eine interne Bemerkung zu machen. Du kannst hier beispielsweise passende Materialien oder Einschränkungen vermerken:
Frage:
Was ist, wenn ich keine Kalkulation hinterlege – also nur den Angebotspreis eingebe?
Antwort:
Grundsätzlich kannst Du das problemlos machen. Bedenke, dass Du dabei keine Einsicht in die verschiedenen Kostenpunkte hast. Die Pi-mal-Daumen Methode funktioniert vor allem in Zeiten mit starken Preisfluktuationen schlecht und gefährdet nicht selten die Wirtschaftlichkeit deines Betriebs.
Die verschiedenen Kalkulationstypen beanspruchen im Programm wenig Zeit, schau gerne nochmal in Sektion 4, Kalkulation und Preis, um mehr zu erfahren: Sektion 4 – Kalkulation und Preis
Frage:
Kann ich Leistungen und Materialien importieren, wenn ja wie und in welchen Formaten?
Antwort:
Ja, Du kannst Leistungen als GAEB Datei, oder via SIRADOS und LeistungenDACH importieren. Für den GAEB Import, schau hier in Sektion 3.b., GAEB Import. Für SIRADOS, schau dir Sektion 3.d. SIRADOS, und für LeistungenDACH Sektion 3.e. Leistungen DACH an. Hier gehts zur Sektion 3, Leistungen und Materialien importieren.
Frage:
Wie und wo finde ich Leistungen, wenn ich sie aus dem Angebot speichere?
Antwort:
Speicherst Du beispielsweise eine via SIRADOS ins Angebot importierte oder selbst angelegte Leistung ab, findest Du sie unter Leistungen anhand ihrer Bezeichnung wieder. Das gleiche gilt für Materialien, nur dass jene unter der Sektion Materialien zu finden sind. Von hier aus hast Du vollen Zugriff auf alle Daten und kannst beispielsweise eine Artikelnummer hinterlegen, um die Leistung oder das Material in Zukunft zügiger finden zu können.
Frage:
Sind im Programm schon Leistungen für Gewerk XY integriert?
Antwort:
Nein, das Programm hat keinen eigenen Leistungs- und Materialstamm für verschiedene Gewerke. Wir können deine Leistungen und Materialien aber für dich importieren, entweder bei der Einrichtung oder aber auch später. Schau mal in Sektion 3, Leistungen und Materialien importieren, speziell in Sektion 3.c. CSV und DATANORM Import.
Frage:
Warum finde ich Mix, Leistung und Stückliste unter Leistungen, aber Materialien nur unter Materialien?
Das liegt daran, dass eine einzelne Leistung im Gegensatz zu einem einzelnen Material komplex sein kann. Der Bau einer Trockenmauer bedarf verschiedener Materialien, Arbeitszeit und gegebenenfalls Gerätschaften. Der Mörtel als Material beinhaltet nur den Einkaufspreis plus Zuschläge, hier können keine Lohn- und Gerätekosten anfallen, er ist dementsprechend ausschließlich als Material kategorisiert.
Schau gerne nochmal in Sektion 4, Kalkulation und Preis, falls es dahingehend noch Unklarheiten gibt: Sektion 4, Kalkulation und Preis.
Frage:
Wann sollte ich eine Mixkalkulation machen und wann lohnt sich eine Stückliste?
Hast Du eine Leistung, bei der nur eine Lohngruppe und ein Material involviert ist, reicht die Mixkalkulation vollkommen aus. Für komplexere Leistungen empfehlen wir die Stückliste.
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