Bankverbindung einrichten, Banking richtig nutzen
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Inhaltsverzeichnis
1. Das Banking im Programm: Programm Pro
Um das Banking im Programm bereitzustellen, arbeitet das Programm mit finAPI zusammen.
Das Banking im Programm ist eine Pro Funktion. Du brauchst das Programm Pro, um die Funktionen nutzen zu können. Das Banking ist nicht im Testaccount verfügbar.
Grundsätzlich geht es beim Banking um drei Verbesserungen in deinem Arbeitsalltag:
- Du reduzierst weiter den Papierkram in deinem Arbeitsumfeld, da alle Kontobewegungen direkt im Programm sind. Wenn möglich, werden deine Kontoumsätze automatisch zu Kunden bzw. Lieferanten und den zugehörigen Rechnungen zugeordnet.
- Du bezahlst Eingangsrechnungen direkt aus dem Programm. Sind die Bankdaten deines Lieferanten korrekt hinterlegt, löst Du mit einem Klick den Anmeldevorgang deiner Bank aus und führst die Zahlung durch. Mehr dazu in Abschnitt 5, Wie löse ich eine Überweisung aus einer Eingangsrechnung aus?
- Du sparst massig Zeit bei Zahlläufen, denn Du kannst auch ganze Sammelüberweisungen direkt mit einem Klick aus dem Programm heraus auslösen. Mehr zu Zahlläufen uns Sammelüberweisungen in Abschnitt 6, Wie löse ich eine Sammelüberweisung aus einem Zahllauf aus?
Standardmäßig stehen dir bis zu 50 Überweisungen pro Monat zur Verfügung. Bei einer Sammelüberweisung zählt jede enthaltene Überweisung. Wenn Du ein höheres Kontingent benötigst, melde dich bei uns unter support@das-programm.io, um mehr Überweisungen käuflich zu erwerben.
2. Wie richte ich meine Bankverbindung ein? 6 einfache Schritte!
Um die Bankverbindung erfolgreich einzurichten, braucht es einige Schritte, die wir im Folgenden gemeinsam durchgehen:
1. Gehe im Hauptmenü links runter, bis Du bei Einstellungen angelangst. Klicke auf Einstellungen. Du bist nun in der Einstellungen Übersicht. Wähle von hier die Kachel „Bankverbindungen“.
- In den Einstellungen für deine Bankverbindungen angelangt, siehst Du die Übersicht über alle deine Bankverbindungen und die darin beinhalteten Konten. Du kannst im Programm so viele Konten von verschiedenen Kreditinstituten hinterlegen, wie Du möchtest. Die Konten werden in der Übersicht nach den jeweiligen Kreditinstituten gelistet.
In unserem Szenario hast Du noch keine Bankverbindung hinterlegt, die Übersicht ist also leer. Du siehst nur das Fenster, um eine neue Bankverbindung anzulegen. Trage in das Eingabefeld den Namen deines Kreditinstitutes und den Sitz der Filiale ein, mit der Du dich verbinden möchtest, beispielsweise “Sparkasse Grünau”. Klicke auf die blaue “Verbindung herstellen” Schaltfläche.
3. Jetzt öffnet sich ein Fenster, dass dich mit finAPI verbindet. finAPI sucht nach der von dir angegebenen Filiale und stellt eine Verbindung her. Es kann sein, dass deine Eingabe verschiedene Verbindungsoptionen erlaubt. Wähle deine Bank anhand der BLZ oder BIC aus.
- Im nächsten Schritt meldest Du dich mit den Zugangsdaten deines online-Banking via finAPI bei deinem Banking an.
5. Anschließend führt finAPI das Sicherheitsverfahren deiner Bank aus. Dabei kann es sich um TAN, eTAN, ChipTAN, Doppelte Authentifizierung usw. handeln. Insofern Du eine Auswahlmöglichkeit hast, wähle die Methode, die Du sonst auch für dein online Banking nutzt.
6. Bestätige die finAPI Verbindung mit deiner Bank anhand der Sicherheitsmethode. Die Einrichtung ist jetzt abgeschlossen. Zurück in deiner Bankverbindungen Übersicht siehst Du nun die Konten, die mit der Bankverbindung eingerichtet wurden.
3. Konfiguration deiner Konten
Nachdem Du deine Bankverbindung eingerichtet hast, stehen dir einige Optionen zur Verfügung, die einzelnen Konten zu konfigurieren.
- Die Auswahlboxen ganz links bestimmen, mit welchem Konto Überweisungen ausgelöst werden
- Die Schaltfläche rechts neben der Kontonummer gibt dir zwei Informationen:
Ist die Fläche ausgegraut, ist dein Konto nicht für Sammelüberweisungen freigeschaltet. Kontaktiere deine Bank gegebenenfalls, um dein Konto freizuschalten.
Hast Du eine Auswahlmöglichkeit zwischen Einzel- und Sammelüberweisungen, bestimmst Du mit der Schaltfläche, ob Sammelüberweisungen auf deinem Kontoauszug als einzelne Kontobewegung aufgelistet werden, oder ob alle beinhalteten Einzelüberweisungen aufgeführt werden.* - Mit der Schaltfläche rechts neben der Einzel- und Sammelüberweisung Einstellung kannst Du zwischen Standard- und Sofortüberweisungen wählen. Ob Sofortüberweisungen für deine Konten verfügbar sind und inwiefern Extrakosten für Sofortüberweisungen anfallen, obliegt deiner Bank. Bitte informiere dich darüber vorab.
- Mit der Auswahlbox rechts neben der Standard- oder Sofortüberweisung Schaltfläche aktivierst Du die Übertragung von Kontoauszügen für das jeweilige Konto.
- Mit dem roten Mülltonne-Aktionsknopf löschst Du das jeweilige Konto.
*BEISPIEL
Deine Sammelüberweisung mit dem Titel Zahllauf August 25 beinhaltet 5 Einzelüberweisungen mit einer Summe von 5000€. Wählst Du in dem Auswahlfeld “Sammelüberweisung”, steht auf deinem Kontoauszug “Zahllauf August 25 – 5000€”. Du erhältst keine Informationen zu den Empfängern oder den Einzelbeträgen.
Wählst Du “Einzelüberweisung”, wird auf deinem Kontoauszug jede einzelne Überweisung inklusive Empfänger und Überweisungssumme aus deiner Sammelüberweisung separat aufgeführt.
Deshalb unsere Empfehlung: Wähle “Einzelüberweisung” für mehr Übersicht.
TIPP
Mit dem blauen Aktualisieren-Aktionsknopf oben rechts aktualisierst Du deine Kontodaten. Heißt, Du hast beispielsweise dein Konto bei deiner Bank für Sammelüberweisungen freischalten lassen, dann klickst Du den blauen Aktualisieren Aktionsknopf, um die neuen Daten zu deinen Konten abzurufen.
Die gelbe “Autorisierung-Erforderlich” Schaltfläche erscheint nur, wenn deine Sitzung mit finAPI abgelaufen ist und bedeutet lediglich, dass Du dich neu anmelden musst. Klicke einfach auf die gelbe Schaltfläche, um zur Anmeldung zu gelangen.
4. Wie nutze ich die Kontoauszüge?
Die Kontoauszüge im Programm dienen als tägliche Anlaufstelle, um deine Kontobewegungen methodisch abzuarbeiten. Dabei versucht das Programm, Zahlungen automatisch Ein- und Ausgangsrechnungen anhand der Lieferanten- oder Kundennummer und der Rechnungsnummern zuzuordnen.
Prüfst Du deine Kontoauszüge regelmäßig auf diese Weise, behältst Du den Überblick und die Kontrolle über deinen Zahlungs- und Rechnungsverkehr, ohne deine Handwerker Software einmal schließen zu müssen. Du sparst massig Zeit gegenüber der analogen Methode und hast alle Daten zentral in deiner Handwerker Software, wo sie hingehören.
TIPP
In vielen Fällen stellt deine Bank nur Kontobewegungen vom Vortag bereit. Es ist also egal, wie oft Du auf den blauen Aktualisieren-Aktionsknopf drückst, eine Zahlung vom heutigen Tag wird nicht auftauchen, wenn deine Bank diese Daten nicht bereitstellt. Darauf hat das Programm keinen Einfluss. In aller Regel werden deine Kontobewegungen jede Nacht aktualisiert und sind dann auch automatisch im Programm enthalten.
Erscheint der gelbe Bank-Aktionsknopf in der rechten oberen Ecke neben dem blauen Aktualisieren-Aktionsknopf, bedeutet das, dass deine Sitzung bei finAPI abgelaufen ist und Du dich neu anmelden musst. Klicke auf den gelben Bank-Aktionsknopf, um das finAPI Fenster zu öffnen und dich anzumelden.
4.a Konten für das Prüfen von Kontoauszügen auswählen
Beinhaltet deine Bankverbindung mehrere Konten, kannst Du in den Bankverbindung Einstellungen wählen, für welche Konten das Programm Kontoauszüge abrufen soll. Nutze dazu in der Bankverbindung Übersicht die Auswahlboxen rechts mit dem Titel “Kontoauszüge übetragen”. Jedes einzelne Konto hat eine eigene Auswahlbox.
4.b Rechnungen abheften oder archivieren
In deinem Kontoauszug hast Du zwei wichtige Aktionsknöpfe:
- Der blauen Häkchen-Aktionsknopf: Wenn Du deine Zahlung einer Rechnung oder Eingangsrechnung zuordnest, wähle den blauen Häkchen-Aktionsknopf. Rechnung und Zahlung sind jetzt verbunden. Der Status der Rechnung verändert sich auf “Zahlung erhalten”, beziehungsweise Zahlung teilweise erhalten, abhängig von der Summe der Zahlung. Bei einer Eingangsrechnung verändert sich der Status entsprechend zu “bezahlt” oder “teilweise bezahlt”.
- Der rote Kiste-Aktionsknopf. Hast Du keine Rechnung oder Eingangsrechnung für die vorliegende Zahlung, klicke auf den roten Kiste-Aktionsknopf. Damit wird die Zahlung archiviert. Ein Beispiel wäre deine Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt.
- Mit der gelben Alle zuweisen Schaltfläche unten rechts in den Kontoauszügen kannst Du vorliegenden Kontobewegungen mit einem Knopfdruck zuordnen. Anstelle also 8-mal den blauen Haken-Aktionsknopf zu drücken, kannst Du auch alle Überweisungen prüfen und einmal die gelbe Alle zuweisen Schaltfläche klicken. Achte darauf, dass Du zuvor Kontobewegungen ohne Rechnung archiviert hast.
5. Wie löse ich eine Überweisung aus einer Eingangsrechnung aus?
Um zu den Eingangsrechnungen zu gelangen, gehe im Hauptmenü links zu “Rechnungen” und klicke den kleinen Pfeil, um das Rechnungen Untermenü zu öffnen. Wähle nun “Eingangsrechnungen”. Du befindest dich jetzt in der Eingangsrechnungen Übersicht. Hier siehst Du alle Eingangsrechnungen.
Sortiere die Eingangsrechnungen nach dem Status “eingegangen”, um alle neuen Eingangsrechnungen zu sehen.
Um direkt in der Eingangsrechnung eine Überweisung auszulösen, gehe zum Kopf der Eingangsrechnung. Rechts findest Du von links nach rechts drei Aktionsknöpfe. Mit dem mittleren roten Überweisung startest Du den Überweisungsprozess. Mit einem Klick öffnet sich finAPI in einem extra Fenster. Hier wirst Du nach deinem Bank Login gefragt. Bestätige die Zahlung nach deinem erfolgreichen Login mit dem TAN-Verfahren.
TIPP
5.a Warum ist mein Überweisung Aktionsknopf ausgegraut?
Ist der rote Überweisung Aktionsknopf ausgegraut, hast Du entweder keinen Lieferanten in der Eingangsrechnung hinterlegt, oder die Zahlung- bzw. Kontodaten für den Lieferanten fehlen.
Stelle sicher, dass Du die Lieferanten Stammdaten gut gepflegt und richtig hinterlegt hast.
6. Wie löse ich eine Sammelüberweisung aus einem Zahllauf aus?
Die Überweisung aus dem Zahllauf funktioniert wie die aus der Eingangsrechnung:
Gehe im Hauptmenü links zu “Zahlungen” und klicke den kleinen Pfeil, um das Zahlungen Untermenü zu öffnen. Klicke auf “Zahlläufe”. Du bist nun in der Zahlläufe Übersicht. Sortiere deine Zahlläufe nach dem Status, sodass Du nur neue Zahlläufe siehst und klicke auf den Zahllauf, für den Du eine Überweisung auslösen möchtest.
TIPP
Im Programm dienen Übersichtsseiten als nützliches Werkzeug, um deine Daten schnell zu sortieren und bestimmte Datensätze ausfindig zu machen.
Schau gerne mal in unseren Artikel zum Thema, um mehr zu den einzelnen Übersichtsseiten zu erfahren. Hier geht’s zum Hilfe Artikel für Übersichtsseiten.
Um eine Sammelüberweisung für den ausgewählten Zahllauf auszulösen, klicke in der Aktionsknopfleiste oben rechts auf den roten Überweisung Aktionsknopf (der dritte von links). finAPI öffnet sich in einem neuen Fenster. Melde dich mit deinem Login an und bestätige die Sammelüberweisung durch dein Sicherheitsverfahren.
TIPP
Der große Vorteil des Zahllauf ist, dass Du mit einer Anmeldung bei finAPI eine Vielzahl an Überweisungen tätigen kannst.
Prüfe aber gut, ob alle Daten im Zahllauf stimmen, denn der Zahlungsprozess läuft, sobald Du die Sammelüberweisung mit deiner Anmeldung und dem Sicherheitsverfahren autorisiert hast.
Wenn Du mehr über Zahlläufe wissen möchtest, schau gerne in unseren Artikel zum Thema:
Zum Zahlläufe Hilfe Artikel
6.a Warum ist der Überweisung Aktionsknopf in meinem Zahllauf nicht vorhanden oder ausgegraut?
Fehlt in der Aktionsknopf Liste rechts oben im Zahllauf der rote Überweisung Aktionsknopf, hast Du in den Bankverbindung Einstellungen ein Konto ausgewählt, das keine Sammelüberweisungen durchführen kann.
Gehe zu den Bankverbindung Einstellungen und stelle sicher, dass Du ein Konto ausgewählt hast, das Sammelüberweisungen durchführen kann. Welches Konto ausgewählt ist, erkennst Du an der Auswahlbox links neben dem Kontoinhaber.
Ist der rote Überweisung Aktionsknopf ausgegraut, fehlen Informationen bei einem oder mehreren Zahlungsempfängern in deinem Zahllauf. Überprüfe deine Lieferantendaten und stelle sicher, dass bei allen Lieferanten IBAN und BIC hinterlegt sind.
7. FAQ
Frage: Warum sehe ich das Banking nicht in meinem Programm?
Antwort:
Um das Banking nutzen zu können, musst Du ein Programm Pro Nutzer sein und die aktualisierten AGBs akzeptieren. Das Banking ist nicht im Testaccount verfügbar.
Frage: Was ist finAPI?
Antwort: finAPI ist unser Dienstleister, mit dem wir deine Bankverbindung im Programm realisieren.
Frage: Wie richte ich meine Bankverbindung ein?
Antwort:
Deine Bankverbindung einrichten geht schnell und ist nicht schwer. Du brauchst dafür nur deinen online Banking Zugang und das Sicherheitsverfahren deiner Bank, das Du zur Authentifizierung von Zahlungen nutzt.
Schau nochmal in Abschnitt 2, Wie richte ich meine Bankverbindung ein? 6 einfache Schritte!
Frage: Kann ich meinen aktuellen Kontostand mit dem Banking prüfen?
Antwort: Nein. Du hast Zugriff auf deine Kontobewegungen, löst Überweisungen aus und verwaltest einzelne Kontofunktionen, wie Sofortüberweisungen.
Frage: Kann ich meine Kontoauszüge als PDF einsehen und exportieren?
Antwort:
Nein. Die Kontoauszüge dienen als zentrale Anlaufstelle, um deine einzelnen Kontobewegungen abzuarbeiten und deinen Rechnungen sowie Eingangsrechnungen zuzuordnen.
Schau gerne nochmal in Abschnitt 3. Wie nutze ich die Kontoauszüge?
Frage: Wie werden Überweisungen direkt aus dem Programm getätigt?
Antwort: Einzelne Überweisungen tätigst Du direkt aus einer Eingangsrechnung. Sind die Lieferantendaten korrekt hinterlegt, reicht ein Klick auf den roten Aktionsknopf, um das finAPI Fenster zu öffnen und die Zahlung zu finalisieren.
Mehr dazu in Abschnitt 4, Überweisungen direkt aus der Eingangsrechnung
Sammelüberweisungen löst Du aus Zahlläufen aus. Auch hier reicht ein Klick auf den roten Überweisung Aktionsknopf, um das finAPI Fenster zu öffnen und die Zahlungen auszuführen.
Springe hier zu Abschnitt 5, Wie löse ich eine Sammelüberweisung aus einem Zahllauf aus?
Du würdest gerne wissen, wie Du beispielsweise Zahlläufe anlegst oder Eingangsrechnungen verwaltest? Dann schau mal in unseren Hilfe Artikel zu Eingangsrechnungen, Zahlungen und Zahlläufe.
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