Die richtige Handwerker Software kaufen: 5 wichtige Fragen!

Die Antwort ist einfach: Ja! Aber warum?
Aus unserer Sicht gibt es zwei wichtige Erwägungen:

1. Die richtige Handwerker Software erleichtert deinen Betriebsalltag online im Büro und offline auf der Baustelle. Genau betrachtet kommst Du auch gar nicht darum, Software zu kaufen, denn das GoBD schreibt dir vor, eine Rechnungssoftware benutzen zu müssen und auch die Zeiterfassung ist Pflicht. Es ist also egal, ob es sich um eine Handwerker Software für Kleinunternehmen oder für einen großen Betrieb handelt. Der Knackpunkt ist, dass Du entweder viele verschiedene Softwares hast, eine für die Zeiterfassung, eine für Rechnungen, eine für die Kommunikation und so weiter, oder nur eine Software, die alles hat.
   Der Vorteil bei der zweiten Variante ist beispielsweise, dass Du alle Rechnungen mit einem Klick an das Steuerbüro schickst, oder Kundendaten mobil von unterwegs einsehen kannst. Eine Handwerker Software entfaltet ihr Potenzial erst, wenn sie Büro und Baustelle vernetzt. Via Cloud-Technologie ist das Aufmaß aus der App direkt im Büro zugänglich, wird dort zum Angebot und direkt via E-Mail an deine Kund:in geschickt. Mit der Bestätigung wird aus dem Angebot direkt der Auftrag. An deine Mitarbeiter:innen delegierst Du einzelne Aufgaben, so weiß jeder was zu tun ist und die Arbeit geht direkt los.
2. Mit der richtigen Handwerker Software sparst Du immens Zeit. Entgegen der weitläufigen Meinung kann im Handwerk nämlich richtig viel digitalisiert werden, vor allem bei den lästigen administrativen Tätigkeiten. Wenn Du bei jedem Aufmaß das Du nimmst und jedem Angebot das Du erstellst, bei jeder Zeiterfassung, jeder Lohnbuchhaltung, bei allen Aufträgen, Arbeitsberichten und bei allen Projekten Zeit sparst, weil alle Unterlagen dort sind, wo sie hingehören, ist das Wochenende endlich wieder Wochenende. Die richtige Handwerker Software hilft dir nicht nur, mehr Zeit für die Baustelle, sondern auch mehr Zeit für dich und die schönen Dinge im Leben zu haben.

Der Unterschied zu der Software auf deinem PC im Büro ist, dass eine Cloud-basierte Handwerker Software nicht an deinen Computer gebunden ist.
Das bringt einige nützliche Änderungen in Deinen Betriebsalltag:
Zuallererst musst Du keine Programme mehr von einem IT-Spezialisten installieren lassen und auch einen eigenen Server brauchst Du nicht. Updates etc. sind ebenfalls Schnee von gestern, darum musst Du Dich nicht mehr kümmern. Ein Browser und die Handwerker App auf Deinem Smartphone reichen vollkommen aus.

In die Praxis übersetzt sich diese neue Mobilität beispielsweise so: Deine Mitarbeiterin erstellt vor Ort ein Aufmaß inklusive angehängter Bilder. Dank Cloud sind die Daten unverzüglich im Büro verfügbar und werden dort zum Angebot weiterverarbeitet. Die Preise für die Materialien sind dabei tagesaktuell, denn deine Handwerker Software ist dank IDS-Connect oder SIRADOS mit dem Großhändler deines Vertrauens verbunden. Der Kunde kriegt das Angebot daraufhin direkt als Mail und aus dem Angebot wird blitzschnell ein Auftrag.

Viele Handwerker:innen sind der Auffassung, dass speziell Firmendaten in der Cloud oder generell einem fremden Onlinespeicher nichts zu suchen haben.
Die Grundannahme ist aus dem Affekt heraus verständlich, immerhin geht es um die Existenz. Bei genauerer Betrachtung zeigt sich aber, vor allem sensible Daten sind in der Cloud sicherer, als auf deinem PC zu Hause oder im Büro und das aus 4 Gründen:

1. Profis kümmern sich um die Datenverwahrung. Wenn bei dir zu Hause etwas mit deinem PC nicht stimmt oder der sogar seinen Geist aufgibt, legt das deinen Betrieb im schlimmsten Fall lahm. Bis eine Techniker:in bei dir ist, dauert es normalerweise eine ganze Weile. Im Serverzentrum befinden sich Expert:innen, die bei einer Fehlfunktion schnell und effizient Lösungen liefern.
2. Doppelt hält besser. Beim Programm sind deine Daten beispielsweise an zwei unabhängigen Orten gespeichert. Selbst wenn einer der beiden Server ein technisches Problem hat, ist der andere sofort einsatzbereit. Du merkst die Störung nicht und dein Arbeitsalltag nimmt seinen normalen Lauf.
3. Machst Du jede Stunde Sicherheitskopien von deinen Daten? Nein, dafür hast Du auch nicht die Zeit. Die Profis im Serverzentrum schon, denn es ist ihr Job.
4. Bei einer guten Handwerker Software gelten Datenschutz und Sicherheitsrichtlinien, die sicherstellen, dass nur Du Zugriff auf deine Daten hast. Auch im Serverzentrum sind die Daten verschlüsselt und für die Außenwelt unzugänglich.

Du kennst die Situation sicherlich: Deine Kommunikation mit Deinen Kolleg:innen hast Du im Messenger. Die Angebote befinden sich zu Hause auf dem Computer. Die Kommunikation mit dem Kunden findest Du in Deinem E-Mail Programm. Für Arbeitszeiten hast Du vielleicht eine App und Leistungsverzeichnisse werden ausgedruckt. Das Aufmaß ist in Deinem Notizbuch. So sind alle Informationen verteilt und wenn Du den Verlauf eines Projektes nachvollziehen willst, bist Du lange mit Suchen beschäftigt. Das Ziel deiner Handwerker Software muss unserer Meinung nach sein, diese sogenannten Informationsinseln abzuschaffen. Stattdessen hast Du alles auf einen Blick verfügbar. Benutzt Du nun mehrere Softwares, läufst Du Gefahr, die alte Situation zu reproduzieren, nur auf Deinem digitalen Schreibtisch.

Jeder Handwerksbetrieb ist individuell. Nur weil eine Handwerker Software gut für einen Betrieb ist, heißt es noch lange nicht, dass diese Software auch für Deinen Betrieb passt.

Daher lautet der wichtigste Tipp:
Testen, testen und nochmals testen. Lass Dir ein kostenloses und unverbindliches Testkonto geben.

Spiele Deine täglichen Abläufe einmal durch. Wie einfach ist es, ein Angebot zu erstellen? Wo finde ich die Nachkalkulation? Kann ich GAEB einlesen oder Bestellungen mittels IDS-Connect auslösen? Wie einfach ist die Zeiterfassung? Kann ich kumulierte Rechnungen erstellen? Was macht die Handwerker Software konkret einfacher? Nur durch einen intensiven Test kannst Du ermitteln, ob eine Handwerker Software Deine Probleme löst. Schreibe Dir beim Testen am besten Fragen auf und lass Dich von Deinen potenziellen Anbietern beraten, wie Du welches Problem löst. Hier kannst Du das Programm kostenlos und unverbindlich testen. Oder Du buchst einen kostenlosen Beratungstermin, bei dem wir alle Deine Fragen beantworten.