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BAG Arbeitszeiterfassung 2023: Diese 4 Tipps helfen Dir bei der Umsetzung

Ende 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die vom Europäischen Gerichtshof bestimmte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für Deutsche Unternehmen bindend ist. Für dich heißt das, dass sich einige Dinge ändern, andere aber auch nicht. Hier den Durchblick zu behalten ist nicht einfach. Deshalb haben wir die 4 wichtigsten Fakten zur BAG Arbeitszeiterfassung für dich zusammengetragen und helfen dir mit nützlichen Tipps, die neuen Regelungen so problemlos wie möglich umzusetzen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ändert sich 2023?
    1. Ist die BAG Arbeitszeiterfassung gesetzlich verpflichtend?
    2. Digitale Umsetzung, und jetzt?
    3. TIPP 1: LASS DIE ZEITERFASSUNG FÜR DICH ARBEITEN
  2. Was müssen Arbeitgeber für die BAG Zeiterfassung gewährleisten?
    1. TIPP 2: MOBIL & NIEDRIGSCHWELLIG
  3. Ist Fahrzeit = Arbeitszeit? Was muss dokumentiert werden?
    1. TIPP 3: IN DER RUHE LIEGT DIE KRAFT
  4. Gleit- und Vertrauensarbeitszeit
    1. TIPP 4: AUFS RICHTIGE PFERD SETZEN
  5. Fazit
  6. Das Programm integriert sich nahtlos in Deinen Betriebsalltag

Was ändert sich 2023 durch die BAG Arbeitszeiterfassung?

Schon im September 2022 wurde das sogenannte Stechuhr Gesetz des Europäischen Gerichtshofes durch das Bundesarbeitsgericht bestätigt. Damit ist es seither Pflicht für Arbeitgeber, die Arbeitszeit der Angestellten gänzlich und lückenlos zu erfassen. Es wird erwartet, dass deshalb 2023 ein überarbeitetes Arbeitszeitgesetz in Kraft treten wird, bei dem nicht nur die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, sondern auch die Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung festgeschrieben wird.

a. Heißt das, die Arbeitszeiterfassung ist noch gar nicht Gesetz?

Die Arbeitszeiterfassung ist bereits jetzt vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Was fehlt, sind die genauen Umrisse der Gesetzgebung. So ist beispielsweise noch nicht vorgeschrieben, wie deine Angestellten ihre Arbeitszeit erfassen. Anders als bei der GoBD, die dich verpflichtet, elektronisch Buch zu führen, kannst Du die Arbeitszeit also noch beliebig festhalten. Doch aufgepasst: Schon im April 2023 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales vorgeschlagen, die Art der Arbeitszeiterfassung im gesetzlichen Rahmen festzulegen. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass noch dieses Jahr die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung Gesetz wird.

b. Wie lange habe ich Zeit, um die Arbeitszeiterfassung umzusetzen?

Der Gesetzentwurf vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales sieht vor, dass die Umsetzung der elektronischen Zeiterfassung mittels eines weichen Übergangs erfolgt. Das heißt, Firmen bekommen eine Karenzzeit deren Dauer von der Firmengröße abhängt:

>250 Angestellte1 Jahr
50 - 250 Angestellte2 Jahre
10 - 50 Angestellte5 Jahre
< 10 Angestellte>5 Jahre / unter Umständen befreit

Ausgenommen könnten nach dem jetzigen Beschluss Kleinstunternehmen und Eine-Person-Unternehmen sein. Hierbei handelt es sich jedoch um einen Entwurf, nicht um den finalen Gesetzestext.

UNSER TIPP 1: Lass die Zeiterfassung für Dich arbeiten!

Die BAG Arbeitszeiterfassung muss keinen leidigen Mehraufwand für deinen Betrieb darstellen. Wie so oft kommt es auf die Umsetzung an. Arbeiten deine Bürokräfte ohnehin mit der Software, in der sie auch ihre Zeit erfassen, ist die Zeiterfassung nur ein weiterer Klick und kein Ärgernis. So vermeidest Du, am Ende des Monats lästigen Lücken in der Dokumentation hinterherlaufen zu müssen.
Besser noch, wenn Du aus der Pflicht eine Kür machst: Mit der Arbeitszeiterfassung erhebt dein Team automatisch wertvolle Daten. Mit dem Programm kannst Du diese Daten beispielsweise zu deinen Gunsten verwenden. Wenn erfasste Stunden direkt in die Stundenkonten deiner Angestellten fließen und simultan in der Nachkalkulation deines Auftrags landen, hast Du, ohne etwas dafür tun zu müssen, mindestens zwei Arbeitsschritte gespart. Das ist Zeit, die Du später für neue Projekte oder schlicht als Freizeit hast.

Was müssen Arbeitgeber für die BAG Arbeitszeiterfassung gewährleisten?

Als Arbeitgeber bist Du verpflichtet, ein System in deinem Betrieb zu etablieren, mit dem alle Beschäftigten ihre erbrachte Arbeitszeit erfassen können. Dabei musst Du gewährleisten, dass der Anfang, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit erfasst werden kann. Schlicht zu vermerken, dass die Mitarbeiter:innen von Montag bis Freitag 8 Stunden arbeiten, genügt also nicht. Wichtig: Es reicht nicht, dass Du alleinig das System zur Verfügung stellst. Als Arbeitgeber ist es ebenfalls deine Verantwortung, sicherzustellen, dass deine Beschäftigten ihre Arbeitszeiten vollständig und rechtzeitig aufzeichnen. Darüber hinaus musst Du die aufgezeichneten Arbeitszeiten 2 Jahre aufbewahren. Für Verstöße drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000 €.

UNSER TIPP 2: Mobil & Niedrigschwellig

Es macht am meisten Sinn, wenn die Zeiterfassung so mobil und niedrigschwellig wie möglich ist. Am besten ist die Zeiterfassung einfach ein integrierter Teil deiner Handwerkersoftware, sodass deine Mitarbeiter:innen direkt aus dem digitalen Werkzeugkasten heraus die Zeit erfassen. Auf diese Weise vermeidest Du, dass deine Kolleg:innen im Eifer des Arbeitsalltags vergessen, die Arbeitszeit zu erfassen.

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Mein Team fährt morgens eine Stunde zur Baustelle, ist das Arbeitszeit, die erfasst werden muss?

Ja, Fahrzeiten gelten ebenfalls als zu erfassende Arbeitszeit. Grundsätzlich definiert der Gesetzgeber Arbeitszeit als jene Zeit, die Arbeitnehmer:innen auf Anweisung des Arbeitgebers anwenden oder sich in Bereitschaft halten müssen. Gleichzeitig heißt das, dass Pausen oder Unterbrechungen der Arbeitszeit ebenfalls dokumentiert werden müssen. Deine Softwarelösung muss also in der Lage sein, Pausen, Krankheitstage, Urlaubszeiten und andere Unterbrechungen der Arbeitszeit nahtlos zu erfassen.

UNSER TIPP 3: In der Ruhe liegt die Kraft

Lass dir Zeit bei der Suche nach der geeigneten Softwarelösung und wäge ab, was für deinen Betrieb das Richtige ist. Wichtig dabei ist aber ohne Zweifel, dass Du dich für eine Software entscheidest, die nicht nur an die jetzigen Vorgaben angepasst ist, sondern auch mit zukünftigen Ansprüchen einfach fertig wird, sonst musst Du unter Umständen zweimal in die Tasche greifen.

Für einige meiner Bürokräfte gelten Gleit- und Vertrauensarbeitszeit, wird das weiterhin möglich sein?

Ja, an und für sich beißt sich die BAG Arbeitszeiterfassung nicht mit Gleit- und Vertrauensarbeitszeitmodellen. Wie zuvor auch schon müssen vor allem in der Vertrauensarbeitszeit gesetzliche Ruhepausen, Höchstarbeitszeiten sowie Sonn- und Feiertagsarbeitsverbot eingehalten werden. Neu hingegen ist, dass auch hier nicht auf die Dokumentation der Stunden verzichtet werden kann. Das heißt, auch im Home-Office müssen Angestellte ihre Arbeitszeit präzise dokumentieren.

UNSER TIPP 4: Aufs richtige Pferd setzen

Setze direkt auf das richtige Pferd, indem Du die Arbeitszeit elektronisch erfasst. Du sparst nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, die dich eine späte Umstellung kosten wird. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen wird eine lange Karenzzeit vorgesehen, auch um die finanzielle Belastung einer Umstellung auf die digitale Zeiterfassung besser einplanen zu können.
Trotzdem gilt, Dinge auf den letzten Drücker zu regeln, bedeutet immer unnötiges Chaos, dass Du ganz einfach vermeiden kannst, indem Du vorab eine wohl überlegte Entscheidung triffst. Informiere dich also am besten jetzt schon, wie dein Betrieb in Zukunft die Zeiterfassung meistert. Beim Programm ist die Arbeitszeiterfassung beispielsweise ein integriertes Werkzeug, das die Stundenkonten deiner Angestellten automatisch füllt und so die Lohnbuchhaltung erleichtert.

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Fazit

Die BAG Arbeitszeiterfassung ist auch 2023 noch kein Grund zur Sorge. Auch wenn de facto feststeht, dass die gesetzliche Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung kommt, haben Betriebe vor allem kleine und mittelständische Unternehmen noch Zeit, um die Umstellung auf ein passendes System ausreichend zu koordinieren.
Aus unseren Tipps zeigt sich, dass zwar eine wohlüberlegte Entscheidung bei der Wahl der richtigen Software notwendig ist, hier aber auch großes Potenzial zur Bereicherung des Betriebsalltags besteht. Wir empfehlen auch kleinen Unternehmen deshalb von Anfang an ein System zu etablieren, das nicht nur die Arbeitszeit erfasst, sondern mit den erfassten Daten direkt weiterarbeitet. Damit lassen sich oft zehrende Prozesse, wie die Lohnbuchhaltung, die Kalkulation und die Angebotserstellung beschleunigen und präzisieren.

Das Programm integriert sich nahtlos in deinen Arbeitsalltag

Im Programm ist die digitale Arbeitszeiterfassung eine der leichtesten Übungen. Schau in unserem Artikel vorbei, um mehr über die Zeiterfassung im Programm zu erfahren.
Das Programm ist so flexibel wie das Handwerk selbst, denn es wurde in enger Zusammenarbeit mit Handwerk:innen aus einer Vielzahl verschiedener Gewerke konzipiert. Das Programm hat, was Du brauchst, um Deinen Betrieb sicher und effizient zu leiten.

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