Der papierlose Handwerksbetrieb - „Das Programm" macht‘s möglich

Auch für handwerkliche Betriebe wird das Thema Digitalisierung immer wichtiger. Das ist auch gut so, denn früher oder später wird jeder Betrieb veraltete und komplizierte Arbeitsabläufe hinter sich lassen und eine technisch effizientere Lösung finden müssen. Sascha Schulz, Geschäftsführer der Schulz Sonnen- Wetterschutzsysteme und Raumtrennung GmbH in Oldenburg erklärt, wie er und seine Mitarbeitenden es geschafft haben, mithilfe der All-In-One-Softwarelösung „Das Programm” den Betrieb zu digitalisieren und damit nun nicht nur Zeit, sondern auch Geld zu sparen.

Das Familienunternehmen Schulz, gegründet vor fast 50 Jahren und aktuell in 2. Hand geführt, hat sich auf die Herstellung, Entwicklung und Serviceleistungen im Allwetterschutzbereich von textilem Sonnenschutz sowie Raumtrennung für Sporthallen und Säle spezialisiert. Bei vielen Betrieben, die eine vergleichbare Zeit oder sogar länger existieren, ändern sich einmal bewährte Arbeitsprozesse im Laufe der Jahre meist kaum noch oder aber sehr langsam. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen wirtschaftliche Einbußen verzeichnen müssen, weil sie an alten Strukturen und Abläufen festhalten.

Für Geschäftsführer Sascha Schulz bedeutet Tradition hingegen, immer auf der Höhe der Zeit zu sein – nicht nur bei den technischen Produkten, die die Firma anbietet, sondern auch im täglichen Büroalltag.

„Wir arbeiten nun seit einigen Monaten mit „Das Programm”, um unsere Arbeitsabläufe zu digitalisieren“, so Sascha Schulz. „Natürlich geht so eine Umstellung nicht von heute auf morgen, aber mit der Beteiligung des ganzen Teams ist es ein schöner und spannender Prozess durch den wir nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern uns auch als Unternehmen gemeinsam mit unseren Mitarbeitenden weiterentwickeln.“

„Besonders in Zeiten von Covid-19, in denen das Thema Home-Office eine wichtige Rolle einnimmt, waren wir froh den Schritt hin zum digitalen Handwerksbetrieb schon angestoßen zu haben. Unsere Mitarbeiter*innen aus dem Büro konnten dank „Das Programm“ problemlos von Zuhause aus arbeiten.“, erklärt Geschäftsführer Sascha Schulz. „Zudem liegt uns die Sicherheit und die Gesundheit unserer Mitarbeitenden sehr am Herzen, daher sind wir besonders froh ihnen als moderner Betrieb die Möglichkeit des Home-Offices ermöglichen zu können.“, führt Schulz weiter aus. Für viele traditionelle Handwerksbetriebe war die Corona Pandemie eine große Herausforderung, doch auch eine Chance, um den Weg in den digitalen Handwerksbetrieb zu finden.

Die Software unterstützt das 18-köpfige Team bei der Einsatzplanung und Zeiterfassung, beim Aufmaß, der Angebotserstellung, der Auftrags(nach)kalkulation, der Dokumentation und dem Abnahmeprotokoll sowie bei der abschließenden Rechnung. Die integrierte Chatfunktion mit Push-Benachrichtigungen für Termine erleichtert zusätzlich die interne Kommunikation und sorgt für mehr Zuverlässigkeit.

Vor allem bei den jungen Mitarbeitenden, die schon mit technischen Geräten aufgewachsen sind und den Umgang mit ihnen auch in ihrem beruflichen Alltag erwarten, findet „Das Programm“ viel Zuspruch. Der neue papierlose Workflow des Betriebs findet aktuell sogar schon den Weg in die Berufsschule. „Unsere Auszubildenden sollen demnächst im Unterricht einen Vortrag über unsere papierlose Arbeitsweise mit „Das Programm“ halten, um zu zeigen, wie Digitalisierung in Handwerksbetrieben umgesetzt werden kann“, so Sascha Schulz weiter. „ Als nächsten Schritt planen wir in enger Zusammenarbeit mit Gregor Müller, dem Gründer von „Das Programm“ außerdem, dass unsere Auszubildenden in Zukunft sogar ihr Berichtsheft über die Software führen können, was für die jungen Mitarbeitenden natürlich eine enorme Entlastung sein wird.“

Auch wenn die Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise ein herausfordernder und teilweise langwieriger Prozess sein kann, ist Sascha Schulz dennoch überzeugt, dass die Entscheidung für ihn, seinen Betrieb und seine Mitarbeitenden genau richtig war. „Sobald der Prozess der Umstellung komplett abgeschlossen ist und wir keinerlei Papierdokumente mehr bearbeiten müssen, werden wir die Effizienz des Betriebs vermutlich von 70 auf 95 Prozent steigern können. Ich kann diesen Schritt daher nur jedem Betrieb ans Herz legen. Sogar unseren Kunden ist unsere digitale Arbeitsweise schon positiv aufgefallen. Das macht uns sehr stolz.“, so Sascha Schulz abschließend.

Schulz Sonnen- Wetterschutzsysteme und Raumtrennung GmbH