Neue Funktionen bei „Das Programm"

Bei handwerklichen Berufen nehmen Bürotätigkeiten einen noch viel zu großen Teil der Arbeitszeit ein. Mit der All-In-One-Softwarelösung „Das Programm“ hat sich die synatos GmbH der Lösung dieses Problems verschrieben, um das Leben von Handwerksbetrieben zu erleichtern und sie von veralteten Abläufen zu befreien. Nun erweitert Gründer Gregor Müller seine Software um drei nützliche Features, um die Branche noch stärker umzukrempeln.

Chatfunktion erleichtert die interne Kommunikation

Nicht nur die durch Angebote in Papierform entstehende Zettelwirtschaft ist ein großes Problem in handwerklichen Betrieben, auch die Kommunikation unter den Kollegen gestaltet sich oftmals schwierig. Hier eine SMS, da ein Anruf und zusätzlich werden fehlende Dokumente noch mit dem Handy abfotografiert und im Messenger weitergeleitet. Kein Wunder, dass dabei oft Missverständnisse entstehen oder wichtige Daten einfach verloren gehen. Diese Handhabung kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

Gregor Müller arbeitet schon seit der Entstehung von „Das Programm“ eng mit unterschiedlichen Handwerksbetrieben zusammen und kennt daher die Probleme seiner Nutzer genau. „Handwerksbetriebe sind oftmals gezwungen, im Verlauf eines Arbeitstags verschiedene Tools zu nutzen, weil die meisten Handwerkersoftwares nur für den stationären Einsatz entwickelt werden. Bei mobilen Einsätzen müssen die Handwerker dann zur Dokumentation und Kommunikation mit den Kollegen zwangsläufig auf externe Programme wie Messengerdienste zurückgreifen, was wiederum häufig zu Chaos führt“, erläutert der Gründer Gregor Müller. „Unser Ziel ist es, „das Programm“ genau an die Bedürfnisse unserer Nutzer anzupassen und ihre Probleme zu lösen, daher haben wir genau bei diesem Punkt angesetzt und eine Chatfunktion in unsere Softwarelösung integriert.“

Die Funktionsweise ist unkompliziert und äußerst effektiv. Beim Anlegen eines neuen Projekts, wird gleichzeitig auch eine Chatgruppe erstellt, in diealle zugewiesenen Mitarbeiter automatisch aufgenommen werden. Somit kann die ganze Belegschaft schnell und mühelos miteinander kommunizieren, unabhängig davon, ob sie sich gerade im Büro oder im Außeneinsatz befindet. Zudem lassen sich Projektverläufe leichter nachvollziehen und Dateien, die über den Chat versendet werden, gehen nicht verloren.

Termine per Push-Benachrichtigung für mehr Zuverlässigkeit

Um die Kommunikation und den Ablauf in den Teams noch weiter zu verbessern und vor allem auch den Handwerkern den Alltag weiter zu erleichtern, können diese nun auch Push-Benachrichtigungen für verschiedene Bereiche aktivieren. „Wir alle kennen dieses Problem: Im hektischen Alltag gehen Fristen oder wichtige To-Dos schnell unter, doch die Termine lediglich in einen Kalender zu schreiben hilft oft auch nicht ausreichend, wenn keine Zeit bleibt, um diesen regelmäßig im Auge zu behalten. Deshalb haben wir uns zusätzlich zu unserer Chatfunktion für den Einsatz von Push-Nachrichten entschieden“, so Gregor Müller weiter. Die Push-Benachrichtigungen sollen die Zusammenarbeit zwischen dem Büro und den Handwerkern weiter vereinfachen, indem vorsorglich an Termine und notwendige Tätigkeiten erinnert wird. Ruft beispielsweise ein Kunde mit einem akuten Problem im Büro an, kann dort ein Arbeitsauftrag inklusive Beschreibung erstellt und sofort einem oder mehreren Mitarbeitern zugeteilt werden. Diese erhalten dann eine Push-Benachrichtigung auf das Handy oder Tablett. So können die Mitarbeiter auch unterwegs und spontan sehen, wo der nächste Einsatz auf sie wartet. Ist der Auftrag abgeschlossen, kann im Büro nahtlos weitergearbeitet und die Rechnung erstellt werden.

Mit eigenen Formularen zum papierlosen Handwerksbetrieb

„Im Zuge der Digitalisierung von Handwerksbetrieben ist es für uns auch ein großes Ziel, unseren Nutzern die papierfreie Arbeit zu ermöglichen“, schildert Gregor Müller. Aus diesem Grund können Betriebe nun auch ihre individuellen Formulare bei „Das Programm“ digital abbilden lassen. Die Formulare werden in der App gespeichert und können online sowie offline bearbeitet werden. Außerdem können Unterschriften sowie Bilder der Arbeiten einfach in das Dokument eingefügt werden. Somit hat der Betrieb am Ende ein rechtskräftiges Dokument immer und überall digital zur Verfügung. Auch die manuell angelegten Formulare können mit Push-Benachrichtigungen den entsprechenden Verantwortlichen zugestellt werden. So können die Handwerksbetriebe „Das Programm“ exakt an ihre eigenen Bedürfnisse und Abläufe anpassen und dem papierlosen Betrieb einen weiteren Schritt näherkommen.

„Wir wollen auch in Zukunft weiter eng mit unseren Nutzern zusammenarbeiten, denn nur so können wir die Wünsche und Nöte der Handwerksbetriebe verstehen, um „Das Programm“ stetig zu erweitern, zu verbessern und anzupassen“, so Gregor Müllers Blick in die Zukunft der All-In-One-Softwarelösung.