Abnahmeprotokoll: Erklärung und Schritt für Schritt Anleitung

Im Handwerk funktioniert das Abnahmeprotokoll wie folgt: Auftraggeber:in, beziehungsweise Bauherr:in und Handwerker:in begehen nach Fertigstellung das Objekt und identifizieren etwaige Mängel. Dabei stellt das Abnahmeprotokoll die letzte Möglichkeit für den oder die Auftraggeber:in dar, festzuhalten, ob der Auftrag zufriedenstellend ausgeführt wurde, oder ob weitere Arbeiten nötig sind. Es muss sich nicht unbedingt um Mängel im engeren Sinne handeln, auch eine unzufriedenstellende Ausführung kann dazu führen, dass eine Abnahme von Seiten der Auftraggeber:in verweigert wird.
Bei Großprojekten sind zudem auch Teilabnahmen gängig. Hierbei werden einzelne Projekte innerhalb eines umfangreichen Auftrags abgenommen.

Arbeitest Du an einem Großprojekt, für die öffentliche Hand oder im Bauwesen, wirst Du regelmäßig mit Abnahmeprotokollen konfrontiert werden, denn sie sind vom BGB vorgeschrieben und rechtlich bindend. Die Verantwortung, ein Abnahmeprotokoll anzufertigen, liegt dabei beim Bauherren beziehungsweise dem Auftraggeber, jener wird also auf dich zukommen. Für den Bauherren stellt die Abnahme die letzte Möglichkeit dar, Mängel festzustellen und von dir eine unverzügliche Verbesserung einzufordern. Ist das Abnahmeprotokoll einmal unterzeichnet, muss der Bauherr erst beweisen, dass die Mängel schon vor der Abnahme bestanden. Kann er das nicht, bist Du zu keiner Leistung verpflichtet.

Aufträge aus der öffentlichen Hand unterliegen immer der sogenannten Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB). Die VOB basiert auf dem BGB, beinhaltet aber eine zeitliche Frist für die Abnahme, verkürzt die Gewährleistungsfrist von 5 auf 4 Jahre nach Abnahme und setzt eine Abnahme in Person voraus.
Auch bei privaten Bauprojekten ist eine Abnahme nach VOB möglich, aber nur insofern sich beide Vertragspartner ausdrücklich im Vertrag darauf einigen. Nutze das Anmerkungsfeld, um bei der Abnahme mit einem Satz wie „Abnahme erfolgt nach VOB“ einzutragen.

Bei Privatkund:innen ist ein Abnahmeprotokoll nicht rechtlich verpflichtend/ und weniger gängig. Trotzdem kannst Du auch bei Privatkund:innen eine Abnahme mitsamt Protokoll durchführen. Oft lohnt sich das, denn mit dem Abnahmeprotokoll bescheinigt deine Kund:in, dass bei der Abnahme keine Mängel vorhanden waren und der Auftrag zu ihrer Zufriedenheit ausgeführt wurde. Anders als bei Großprojekten, Aufträgen aus der öffentlichen Hand und im Bauwesen muss die Initiative dazu aber von dir kommen. Dein Vorteil: Du bist rechtlich abgesicherter, wenn der oder die Kund:in nach Fertigstellung des Auftrags auf einmal mit Mängeln ankommt und beispielsweise auf Grundlage dessen verlangt, den Rechnungsbetrag zu vermindern.
Auch hier gilt, sobald das Abnahmeprotokoll unterzeichnet wurde, muss der Auftraggeber beweisen, dass die Mängel vor der Abnahme vorhanden waren und nicht nachträglich entstanden sind.
Im Fall der Fälle kann das Abnahmeprotokoll als eine Art doppelten Boden für dich fungieren.

Egal ob dein Abnahmeprotokoll für ein Großprojekt oder einen Privatauftrag ausgestellt wird, einige Informationen sind zwingend notwendig, damit das Dokument den Vorschriften des BGB entspricht..

Zum Zweck der Dokumentation kann dein Abnahmeprotokoll weitere Elemente beinhalten, wie beispielsweise eine Aufstellung der Restleistungen, Freifelder für Anmerkungen oder eine Bilddokumentation. Grundsätzlich ist ein möglichst detailliertes Abnahmeprotokoll immer besser.

Im Programm erstellst Du mit einem Klick aus jedem Auftrag ein Abnahmeprotokoll. Vollständig ausgefüllt ist diese Vorlage nicht nur BGB- sondern auch VOB-konform.

Dein Abnahmeprotokoll ist von Anfang an mit einigen Informationen versehen, die das Programm aus deinen Unternehmenseinstellungen und den Informationen aus dem Auftrag nimmt. Dementsprechend sind die Informationen deines Auftraggebers bereits ausgefüllt.

Mit den Pfeilen neben den Informationen deiner Auftrageber:in kannst Du die Kundeninformationen ändern. Außerdem ist die Auftragsnummer und die Auftragsbezeichnung bereits eingetragen.

Die Objektadresse ist vor allem dann relevant, wenn Du an mehr als einem Objekt für deine Auftraggeber:in arbeitest. Ein Klick auf das Feld offenbart die verschiedenen Objekte, die Du in deiner Kundendatenbank hinterlegt hast.

Falls Du wissen möchtest, wie Du mehrere Objektadressen für eine Kund:in hinterlegst, besuche gerne unseren Support Artikel.

Dieser Felder sind wichtig, denn sie sind rechtlich relevant. Achte darauf, dass sie richtig und vertragstreu ausgefüllt sind. Unter Abnahmetyp hältst Du fest, ob es sich um eine Gesamt- oder Teilabnahme handelt. In der Bezeichnung sollte genau die Tätigkeit stehen, die vertraglich vereinbart wurde und Baubeginn und Fertigstellung datieren das Bauvorhaben.

Wähle hier die Mitarbeiter:in aus, die für das Abnahmeprotokoll zuständig ist. Deine Kolleg:in erhält in Folge eine Push-Benachrichtigung über eine neue Aufgabe.

Die Felder für die Mängel- und Restleistungen Beschreibung gehören zu den wichtigsten Bestandteilen des Abnahmeprotokolls. Hier muss nicht nur genau festgehalten werden, welche Mängel festgestellt wurden und welche Restleistungen zu erbringen sind, ebenfalls wird hier die Frist zur Erbringung gesetzt. Beides, die festgestellten Mängel wie auch die Frist, sind für dich vertraglich verpflichtend. Gleichzeitig sind etwaige Mängel oder Restleistungen, die hier nicht aufgeführt und erst nachträglich angebracht werden, für dich erst dann verpflichtend, insofern bewiesen werden konnte, dass die Mängel schon vor dem Abnahmeprotokoll bestanden.

Über diese Felder haben Du und dein Auftraggeber die Möglichkeit, Anmerkungen zum weiteren Auftragsverlauf oder zur Abnahme zu hinterlassen. Rechtlich sind diese Felder nicht verpflichtend, sie können aber helfen, das Abnahmeprozedere nachvollziehbarer zu gestalten und verhindern oft nachträgliche Streitereien.

Unter dem Unterschriften Feld hast Du die Möglichkeit, zusätzlich Dateien, wie zum Beispiel Bilder, an das Abnahmeprotokoll hinzuzufügen. Vor allem die Bilddokumentation unterstützt den Abnahmeprozess ungemein und sollte in jedem Fall genutzt werden, vor allem da Du direkt aus der Programm App auf deine Handykamera zugreifen und so Bilder machen kannst.

Hier werden beide Parteien, Du und dein Auftraggeber, nochmal aufgeführt, sowie Datum und Ort konkretisiert.
Zuletzt unterschreibst Du sowie dein Auftraggeber das Dokument digital. Sobald Du das Protokoll mit dem roten Knopf festschreibst, kannst Du keine Änderungen mehr vornehmen, geh also sicher, dass dein Abnahmeprotokoll alle wichtigen Informationen enthält.

Drei gute Gründe sprechen dafür, dass Du in Zukunft auch bei Privatkund:innen Abnahmeprotokolle führst:

1. Mit dem Programm brauchst Du nur wenige Augenblicke
2. Danke der App hast Du das Abnahmeprotokoll immer parat
3. Du bist rechtlich abgesicherter

Ein mobiles Abnahmeprotokoll kannst Du entweder vom Büro aus vorbereiten und einer Mitarbeiter:in als Aufgabe zuteilen, oder direkt in der App vor Ort erstellen.

Erstelle ein Abnahmeprotokoll wie beschrieben im Abschnitt Das Abnahmeprotokoll im Programm. Sobald Du eine:n Mitarbeiter:in zuteilst, wird dein:e Kolleg:in via Push-Nachricht über das Abnahmeprotokoll als neue Aufgabe informiert. (siehe auch: Mitarbeiter:innen)

Möchtest Du das Abnahmeprotokoll direkt vor Ort aus der App erstellen, geht das mit wenigen Klicks. Wähle zuerst den Kunden oder die Kundin aus, für die Du ein Abnahmeprotokoll erstellen möchtest. Wähle dann via dem blauen Pluszeichen das Abnahmeprotokoll aus der Liste.

Hast Du das mobile Abnahmeprotokoll erstellt, stehen dir dieselben Funktionen und Felder wie im Browser zur Verfügung:
Im Adressfeld siehst Du alle nötigen Kund:inneninformationen, wie Name, Anschrift, Objektadresse und Auftragsnummer.

In der App haben deine Mitarbeiter:innen zusätzlich die Möglichkeit, die Aufgabe anzunehmen, unter Vorbehalt anzunehmen oder abzulehnen, beispielsweise um einen Doppeltermin zu vermeiden.

Im weiteren Verlauf hast Du die Fenster zur Mängel- und Restleistung Feststellung. Trage hier etwaige Mängel ein und terminiere direkt die Behebungsfrist.

Eine Besonderheit beim Abnahmeprotokoll in der App ist die Funktion, direkt Bilder aufzunehmen und dem Dokument anzufügen. Dank Cloud-Technologie sind die unmittelbar gesichert und stehen ebenfalls im Büro zur Verfügung. Wähle dafür einfach das blaue Pluszeichen und klicke auf das Kamera Symbol.

Sobald Du den Arbeitsbericht festgeschrieben hast, erscheinen die beiden Felder für die Unterschrift. Klicke auf das jeweilige Feld, um die Unterschrift einzuholen.