DATEV Datenübertragung: Belegtransfer, Buchungstapel und mehr

Was ist die DATEV?

Die DATEV ist ein Softwarehersteller und Dienstleister klassisch für Steuerbüros und Wirtschaftsprüfer:innen, aber auch für Unternehmen und Selbstständige aus allen Sektoren. Bei ihrer Gründung 1966 hieß die Nürnberger Firma noch “Datenverarbeitungsorganisation der Steuerbevollmächtigten für die Angehörigen des steuerberatenden Berufes in der Bundesrepublik Deutschland eingetragene Genossenschaft mit beschränkter Haftung”, geblieben ist DATEV.
Auch wenn Du kein Steuerbüro betreibst, ist DATEV für Dich als Unternehmer oder Selbstständiger relevant, spätestens sobald Du mit einem Steuerbüro zusammenarbeitest. Die Marktpräsenz des Software-Riesen ist nämlich so stark, dass auch konkurrierende Softwarehersteller und Steuerbüros, die mit einer anderen Software arbeiten, DATEV Standards verwenden.
Grundsätzlich sammelst Du in DATEV alle deine betrieblichen Belege, dein Steuerberater oder deine Beraterin hat von ihrem Ende Zugriff auf die von dir bereitgestellten Daten und macht damit deine Buchhaltung.

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DATEV Datenübertragung im Programm

Im Programm hast Du die Möglichkeit, deine Eingangsrechnungen zu verwalten und deine Ausgangsrechnungen zu schreiben. Die DATEV Schnittstelle erlaubt es dir, diese entweder via Belegtransfer zu DUO oder als Buchungsstapel CSV zu exportieren. Außerdem stehen dir verschiedene Optionen wie zum Beispiel die Vorkontierung zur Verfügung. Für eine Einführung in den Funktionsumfang, besuche gerne unseren Artikel zur DATEV Schnittstelle.
Welche Option die Richtige für dich ist, hängt auch von deinem Steuerbüro und der Software, die dein Steuerberater bzw. deine Steuerberaterin nutzt, ab.

a) Belegtransfer

Der Belegtransfer ist die pragmatischste Methode, Daten mit dem Steuerbüro auszutauschen. Dabei wählst Du für einen bestimmten Zeitraum die Ein- Ausgangsrechnungen, die Du deinem Steuerbüro zur Verfügung stellen möchtest.
Um einen Belegtransfer durchzuführen, klicke im Hauptmenü auf der linken Seite vom Programm auf den Pfeil bei “Rechnungen” und wähle “Datev Export”.
Hier angekommen wählst Du den Zeitraum von bis und den Modus (Nur Eingangsrechnungsen, nur Ausgangsrechnungen, beides). Der Download steht dir nun zur Verfügung und gibt dir eine ZIP-Datei, die alle gewünschten Belege als PDF und als XML Datei enthält.

b) Buchungsstapel

Die Datenübertragung als Buchungsstapel wirst Du vor allem brauchen, insofern dein Steuerbüro mit einer Drittherstellersoftware anstelle von DATEV arbeitet. Anders als beim Belegtransfer, erhältst Du hier eine CSV-Liste mit den Buchungssätzen.

Wichtig:

Der wichtigste Unterschied zum Belegtransfer ist, dass Du deine Rechnungen vorkontieren musst, denn anders als beim Belegtransfer sind diese Informationen beim Buchungsstapel nicht automatisch enthalten. Falls Du mehr dazu wissen möchtest, springe hier zu Abschnitt 4.

Bevor Du einen Buchungsstapel erstellst, gehe im Programm zu “Einstellungen → Unternehmen → DATEV”. Hier kannst Du präzisieren, welche Informationen in deinem Buchungsstapel enthalten sein sollen. Von unserer Seite sind dir hier kaum Grenzen gesetzt. Du kannst von der Mandantennummer, über die Umsatzsteueridentifikationsnummer, der Vorsteuer und den Zahlungsinformationen alles inkludieren, was Du möchtest. Spreche dich am besten mit deinem Steuerbüro ab, was notwendig ist und was nicht. Hast Du alle Voreinstellungen vorgenommen, öffnest Du im Hauptmenü mittels dem kleinen Pfeil beim Menüpunkt “Rechnungen” das Drop-Down Menü und wählst “Datev Export”. Wähle nun den Export-Zeitraum und lade die Buchungsstapel Datei herunter.

c) Debitoren und Kreditoren exportieren

Neben dem Belegtransfer und dem Buchungsstapel hast Du zusätzlich die Möglichkeit, Debitoren und Kreditoren als CSV-Datei zu exportieren. Wähle unter “Datev-Export” jeweils den Zeitraum für Debitoren sowie Kreditoren aus und lade die Dateien im Anschluss herunter.

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Vorkontieren

Die Vorkontierung ist für die Datenübertragung als Buchungsstapel notwendig, kann aber auch darüber hinaus vorgenommen werden. Kontierst Du alle deine Rechnungen vor, erleichtert das deinem Steuerbüro in jedem Fall die Arbeit.
Wähle dazu Einstellungen → Konten. Hier legst Du deine verschiedenen Konten an und wählst zudem, ob es sich um Kreditoren oder Debitoren Konto handelt.
Ausgangsrechnungen kannst Du entweder bereits im Rechnungsentwurf oder nachträglich, nachdem Du die Rechnungs festgeschrieben hast, vorkontieren.
Um Eingangsrechnungen vorzukontieren, wähle unter Rechnungen → Eingangsrechnungen die Rechnung, die Du vorkontieren möchtest.

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