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ZUGFeRD Rechnungen mit wenigen Klicks uploaden, wir zeigen dir wie!
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ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland”.
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Format für den elektronischen Rechnungsaustausch und greift die Idee der XRechnung auf. Wie Du in unserem XRechnung-Artikel nachlesen kannst, ist das XRechnung Format spezifisch für die Computerlesbarkeit optimiert. Für den Verwaltungsapparat mag das zwar hervorragend sein, doch in der Praxis hat sich gezeigt, dass in den meisten Fällen zusätzlich zu der XRechnung noch ein für Menschen verständliches PDF der Rechnung notwendig war. Das ZUGFeRD Format kombiniert beides und wird maßgeblich vom Bund und von Institutionen der öffentlichen Hand in der Auftragsvergabe verwendet. Mittlerweile nutzen aber auch Firmen aus dem privaten Sektor das Format, um in der Kommunikation zwischen Firmen Zeit zu sparen.
ZUGFeRD Rechnungen sind für dich nur relevant, insofern Du Aufträge aus der öffentliche Hand oder von anderen Firmen beziehst, im privaten Sektor kommt das Format nicht vor.
Eine ZUGFeRD Rechnung besteht aus zwei Komponenten: Zum einen enthält sie eine PDF Datei mit den Rechnungsinformationen. Zum anderen ist eine XML-Textdatei integriert, in der die Informationen nochmal enthalten sind - eine Art doppelter Boden also.
Vorab: Natürlich kannst Du jegliche Belege im Programm hochladen, die ZUGFeRD Datei erspart dir aber ein paar manuelle Schritte bei der Dateneingabe und somit einiges an Zeit.
Zuerst musst Du den Großhändler, von dem Du eine Rechnung im ZUGFeRD Format einspielen möchtest, anlegen.
Wähle dafür “Hauptmenü → Lieferanten → Plus Knopf” und fülle die Datenfelder aus. Nach der erfolgreichen Eingabe kehrst Du zum Hauptmenü zurück und öffnest mit einem Klick auf “Rechnungen” das Rechnungen Untermenü.
Von hier wählst Du “Eingangsrechnungen → Plus Knopf auf der rechten Seite → suchen: Lieferanten”.
Ohne Lieferant ist der Upload der ZUGFeRD Datei nicht möglich!
Hast Du in der Eingangsrechnung-Ansicht den richtigen Lieferanten ausgewählt, reicht ein Klick auf den blauen Upload-Button bei dem “Rechnungseingabe”-Feld. Wähle die richtige PDF-Datei aus.
Sobald der Upload fertig ist, siehst Du, dass der Rechnungsbetrag, das Datum, die Umsatzsteuer, die Rechnungsnummer und gegebenenfalls die Zahlungsbedingung ausgefüllt sind.
Von hier verfährst Du wie gewohnt mit der Eingangsrechnung.
Hast Du Lust, in zwei Minuten dein erstes Angebot über das Programm zu verschicken? Dann tu es.
Ein Tutorial hilft dir bei den ersten Schritten.
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Telefon 030 814 552 50
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