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ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland”.
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Format für den elektronischen Rechnungsaustausch und greift die Idee der XRechnung auf. Wie Du in unserem XRechnung-Artikel nachlesen kannst, ist das XRechnung Format spezifisch für die Computerlesbarkeit optimiert. Für den Verwaltungsapparat mag das zwar hervorragend sein, doch in der Praxis hat sich gezeigt, dass in den meisten Fällen zusätzlich zu der XRechnung noch ein für Menschen verständliches PDF der Rechnung notwendig war. Das ZUGFeRD Format kombiniert beides und wird maßgeblich vom Bund und von Institutionen der öffentlichen Hand in der Auftragsvergabe verwendet. Mittlerweile nutzen aber auch Firmen aus dem privaten Sektor das Format, um in der Kommunikation zwischen Firmen Zeit zu sparen.
ZUGFeRD Rechnungen sind für dich nur relevant, insofern Du Aufträge aus der öffentliche Hand oder von anderen Firmen beziehst, im privaten Sektor kommt das Format nicht vor.
Eine ZUGFeRD Rechnung besteht aus zwei Komponenten: Zum einen enthält sie eine PDF Datei mit den Rechnungsinformationen. Zum anderen ist eine XML-Textdatei integriert, in der die Informationen nochmal enthalten sind - eine Art doppelter Boden also.
Vorab: Natürlich kannst Du jegliche Belege im Programm hochladen, die ZUGFeRD Datei erspart dir aber ein paar manuelle Schritte bei der Dateneingabe und somit einiges an Zeit.
Zuerst musst Du den Großhändler, von dem Du eine Rechnung im ZUGFeRD Format einspielen möchtest, anlegen.
Wähle dafür “Hauptmenü → Lieferanten → Plus Knopf” und fülle die Datenfelder aus. Nach der erfolgreichen Eingabe kehrst Du zum Hauptmenü zurück und öffnest mit einem Klick auf “Rechnungen” das Rechnungen Untermenü.
Von hier wählst Du “Eingangsrechnungen → Plus Knopf auf der rechten Seite → suchen: Lieferanten”.
Ohne Lieferant ist der Upload der ZUGFeRD Datei nicht möglich!
Hast Du in der Eingangsrechnung-Ansicht den richtigen Lieferanten ausgewählt, reicht ein Klick auf den blauen Upload-Button bei dem “Rechnungseingabe”-Feld. Wähle die richtige PDF-Datei aus.
Sobald der Upload fertig ist, siehst Du, dass der Rechnungsbetrag, das Datum, die Umsatzsteuer, die Rechnungsnummer und gegebenenfalls die Zahlungsbedingung ausgefüllt sind.
Von hier verfährst Du wie gewohnt mit der Eingangsrechnung.
Das Programm kann Lieferanten anhand der Umsatzsteuer ID in der E-Rechnung erkennen und, insofern die Umsatzsteuer ID noch nicht in deinem Datenbank vorhanden ist, den Lieferanten neu anlegen
Die Option dazu findest Du unter “Einstellungen → Unternehmen → Rechnungen”.
Wähle diese Option nur, wenn Du die Stammdaten deiner Lieferanten, besonders die Umsatzsteuer ID gut gepflegt hast. Das Programm erkennt ausschließlich anhand der Umsatzsteuer ID, ob ein Lieferant bereits in deiner Datenbank hinterlegt ist oder nicht.
ZUGFeRD Rechnungen wirst Du im Normalfall nicht validieren müssen, sondern eher XRechnungen, da jene als für Menschen unleserliche XML Dateien ausgegeben werden. Nichtsdestotrotz kannst Du mit dem VAlidierer auch ZUGFeRD Rechnungen prüfen: In der Eingangsrechnung Benutzeroberfläche findest Du unterhalb der “Zahlungen” Sektion den E-Rechnung Validator. Mit einem Klick auf den blauen Stethoskop Aktionsknopf aktivierst Du die Validierung.
Nach einer kurzen Ladezeit erhältst Du das Ergebnis der Validierung. Unabhängig davon, ob die Validierung einen Fehler ergeben hat, oder nicht, kannst Du über den blauen Lupe Aktionsknopf einen ausführlichen Bericht aufrufen und einsehen.
Sollte ein Fehler vorliegen, markiert das Programm den fehlerhaften Bereich rot und bewertet den Fehler mit einer Handlungsempfehlung.
Mit dem Programm Pro hast Du die Möglichkeit, deinen E-Mail Posteingangsfach mit dem Programm zu verknüpfen, sodass sich das Programm Eingangsrechnungen automatisch aus deinem Posteingangsfach herauszieht. E-Rechnungen werden dabei erkannt und als offene Eingangsrechnung in deiner Rechnungsübersicht abgelegt.
Um die E-Mail Verknüpfung einzurichten, gehe zu Einstellungen → Rechnungseingang Postfach Konfiguration
In der folgenden Benutzeroberfläche siehst Du alle notwendigen Informationen. Google am besten die “host”, “port” und “Verschlüsselung” Informationen deines E-Mail Klienten. Sobald Du die nötigen Informationen eingetragen hast, gebe deinen Benutzernamen für den E-Mail Account (z.B. malermueller@gmail.com) und dein Passwort ein.
So googelst Du die nötigen Informationen für die Postfach Einrichtung. Wir nehmen für das Beispiel gmail von Google. Nutzt Du einen anderen Klienten, ersetze gmail durch deinen:
Unter “Quellordner” wählst Du, in welchem Ordner deines E-Mail Postfaches das Programm nach neuen Eingangsrechnungen suchen soll. Mit “verarbeitete Mails verschieben nach” wählst Du einen Ordner, in den jene Mails automatisch verschoben werden, aus denen sich das Programm die Rechnung bereits geholt hat. Das passiert, um doppelte Importe zu vermeiden.
Es macht Sinn, einen eigenen Ordner für Rechnungen anzulegen. Zum einen muss das Programm so nicht dein gesamtes Postfach durchsuchen, was Zeit spart und Fehler vermeidet. Zum anderen musst Du dem Finanzamt im Fall einer Wirtschaftsprüfung nicht Zugang zu deinem gesamten Postfach, sondern nur zu deinem Rechnungsordner geben. Zwei Fliegen, eine Klapp.
Hast Du Lust, in zwei Minuten dein erstes Angebot über das Programm zu verschicken? Dann tu es.
Ein Tutorial hilft dir bei den ersten Schritten.
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Telefon 030 814 552 50
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