Frage:
Was ist eine E-Rechnung?
Antwort:
Eine E-Rechnung ist eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung in einem von der EU vorgegebenen und festgelegten digitalen Format. Der Sinn dahinter ist einerseits das Rechnungswesen nachvollziehbarer zu machen. Andererseits soll der EU-Markt von übergreifenden Rechnungskonventionen profitieren. Die gängigsten E-Rechnungsunformate sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate haben XML Dateien als Basis. Bei ZUGFeRD Dateien ist die XML Datei in einer PDF Datei eingebettet.
Wenn Du mehr Informationen zum E-Rechnungsformat XRechnung möchtest, dann schau nochmal in Abschnitt 1 E-Rechnung Format XRechnung: Was ist eine XRechnung?
Zu ZUGFeRD haben wir einen gesonderten Artikel, den findest Du hier: Zum ZUGFeRD Hilfe Artikel
Frage:
Ist ein PDF, das ich als Mail verschicke eine E-Rechnung?
Antwort:
Nein, weder eine gescannte Papierrechnung noch ein PDF, das Du als E-Mail verschickst, wird dadurch zu einer E-Rechnung. E-Rechnungen müssen entweder im XRechnung Format XML oder im ZUGFeRD PDF Format sein.
Frage:
ZUGFeRD Dateien sind doch im PDF Format. Warum sind nicht alle PDF Rechnungen gleichzeitig E-Rechnungen?
Antwort:
Richtig, ZUGFeRD Dateien sind PDFs, denen aber noch eine XML Datei enthalten ist. Der Grund ist, dass XML Dateien für Menschen nicht lesbar sind, für Computer aber dafür umso besser. ZUGFeRD vereint die von Menschen lesbaren PDFs und die von Computern lesbaren XML Dateien. Deiner gescannte Rechnung, die Du als PDF speicherst, fehlt diese XML Datei. Damit ist sie für Computer unlesbar.
Frage:
Wofür brauche ich E-Rechnungen und muss ich E-Rechnungen schreiben?
Antwort:
Klar, für dich wirkt die E-Rechnung erstmal unnötig, immerhin hat dein Betriebsalltag ja auch ohne wunderbar funktioniert.
Gleichzeitig kann dir das Programm aber anhand der E-Rechnung viel Arbeit abnehmen. Alle Rechnungsdaten werden automatisch eingelesen und verarbeitet, Lieferantendaten können automatisch erkannt und abgespeichert werden und mit einem verknüpften Eingangsmail Postfach kann sich das Programm alle E-Rechnungen automatisch aus deinem Postfach ziehen und in deinen Eingangsrechnungen ablegen.
Ob Du die E-Rechnung für eine gute Sache hältst oder nicht spielt aber im Endeffekt keine Rolle, denn insofern Du Geschäfte mit anderen Unternehemen unterhältst, ist es seit 2025 Pflicht für deinen Betrieb, in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bis spätestens 2027 wird der Rechnungsverkehr bei Geschäften zwischen Unternehmen dann gänzlich auf E-Rechnungen umgestellt sein.
Frage:
Was ist ist Leitweg ID und wo bekomme ich diese her?
Antwort:
Die Leitweg ID ist nur bei Rechnungen an die Bundesverwaltung relevant. Auch nach der Einführung der E-Rechnung Pflicht brauchen private Unternehmen keine eigene Leitweg ID. Stellst Du eine Rechnung an die Bundesverwaltung, brauchst Du ebenfalls keine Leitweg ID.
Die Leitweg ID gibt an, in welchen Teil der Bundesverwaltung eine Rechnung adressiert ist. Sie ermöglicht die schnelle, digitale Weiterleitung einer E-Rechnung durch die verschiedenen Portale des Bundes. Jeder Auftrag aus dem öffentlichen Sektor hat eine eigene Leitweg ID. Die Leitweg ID erhältst Du immer vom Auftraggeber.
Schau gerne nochmal in Abschnitt 2, c.: Leitweg ID.
Frage:
Wo steht die Leitweg ID wenn ich jemandem eine E Rechnung senden will?
Antwort:
Die Leitweg ID ist innerhalb der XRechnung im Feld “Käuferreferenz”. Wundere dich aber nicht, wenn es dir schwer fällt, das Feld in einer XRechnung ausfindig zu machen, da die XML-Datei für die maschinelle Auslesung optimiert und für Menschen kaum zugänglich sind.
Frage:
Wird die E-Rechnung nur digital geschickt, oder kann ich diese auch als PDF zusätzlich ausdrucken?
Antwort:
E-Rechnungen werden ausschließlich digital verschickt und digital aufbewahrt. Im Fall einer Unternehmensprüfung, musst Du dem Finanzamt digitalen Zugang zu deinen E-Rechnungen geben können. Ein Ordner voller ausgedruckter Rechnungen wird nicht akzeptiert werden!