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XRechnung erstellen Schritt für Schritt: Voreinstellungen, Leitweg ID und mehr
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Eine XRechnung ist eine digitale Rechnung im XML-Format, die spezifisch für die Computerlesbarkeit optimiert wurde. Vor allem bei Knotenpunkten wie dem Finanzamt, wo täglich tausende Rechnungen eingehen, sorgt das XRechnung Format dafür, dass nicht jede Rechnung von einem Mitarbeiter eingelesen, sortiert und zugeteilt werden muss. Anstelle dessen können Computer diesen Prozess automatisieren und damit beschleunigen.
Für dich heißt das zum einen, dass Du XRechnungen ausschließlich aus festgeschriebenen Ausgangsrechnungen erstellst, die Du an den Bund beziehungsweise an Institutionen der öffentlichen Hand sowie in manchen Fällen an andere Firmen stellst. Privatpersonen benötigen keine XRechnungen.
Zum anderen bedeutet es auch, dass es vollkommen in Ordnung ist, wenn Du vom Inhalt der XRechnung wenig entziffern kannst, solltest Du eine aus Neugier mal eine öffnen. Einem Computer geht es ähnlich, wenn er eine PDF zu lesen bekommt.
Um eine XRechnung aus dem Programm zu exportieren, musst Du ein paar Voreinstellungen treffen. Gehe dazu in die Unternehmenseinstellungen. Spezifisch für die XRechnung brauchst Du:
Außerdem muss beim Rechnungsempfänger, also bei deinem Kunden eine E-Mail Adresse hinterlegt sein.
Hast Du diese Vorkehrungen getroffen, brauchst Du nur noch die Leitweg ID deines Kunden, dann bist Du bereit, deine erste XRechnung zu exportieren!
Um eine festgeschriebene Ausgangsrechnung als XRechnung exportieren zu können, brauchst Du die Leitweg ID des Rechnungsempfängers. Die Leitweg ID dient als eindeutiges Identifikationsmerkmal des Rechnungsempfängers und koordiniert damit den Rechnungsweg innerhalb der Institution, in der sich deine Rechnung bewegt. Anhand einer eindeutigen Kennzahl weiß der Computer also, in welche Abteilung deine XRechnung gehört, ohne sie lange einlesen zu müssen.
Die Leitweg-ID besteht aus einer Zahlenkombination, deren Länge abhängig vom Empfänger variiert, aber nie unter 10 Stellen beträgt.
In aller Regel erhältst Du vom Auftraggeber beziehungsweise vom Rechnungsempfänger die Leitweg ID.
Du hast keine Leitweg ID? Frag den Rechnungsempfänger oder den Auftraggeber, eine der beiden Parteien muss dir den mehrstelligen Zahlencode zukommen lassen.
Das Programm kann Lieferanten anhand der Umsatzsteuer ID in der E-Rechnung erkennen und, insofern die Umsatzsteuer ID noch nicht in deinem Datenbank vorhanden ist, den Lieferanten neu anlegen.
Die Option dazu findest Du unter Einstellungen → Unternehmen → Rechnungen
Wähle diese Option nur, wenn Du die Stammdaten deiner Lieferanten, besonders die Umsatzsteuer ID gut gepflegt hast. Das Programm erkennt ausschließlich anhand der Umsatzsteuer ID, ob ein Lieferant bereits in deiner Datenbank hinterlegt ist oder nicht.
Aufgrund dessen, dass XRechnung als für Menschen unleserliche XML Dateien ausgegeben werden, kann es vorkommen, dass sich unerkannte Fehler in die Datei einschleichen, welche die Rechnung wiederum ungültig machen. Die Validierung der E-Rechnung ist eigentlich Sache des Rechnungsstellers, sollte es aber zu einer Wirtschaftsprüfung deines Betriebs kommen, könnten ungültige E-Rechnungen Probleme mit sich bringen.
In der Eingangsrechnung Benutzeroberfläche findest Du unterhalb der “Zahlungen” Sektion den E-Rechnung Validator. Mit einem Klick auf den blauen Stethoskop Aktionsknopf aktivierst Du die Validierung.
Nach einer kurzen Ladezeit erhältst Du das Ergebnis der Validierung. Unabhängig davon, ob die Validierung einen Fehler ergeben hat, oder nicht, kannst Du über den blauen Lupe Aktionsknopf einen ausführlichen Bericht aufrufen und einsehen.
Sollte ein Fehler vorliegen, markiert das Programm den fehlerhaften Bereich rot und bewertet den Fehler mit einer Handlungsempfehlung.
Mit dem Programm Pro hast Du die Möglichkeit, deinen E-Mail Posteingangsfach mit dem Programm zu verknüpfen, sodass sich das Programm Eingangsrechnungen automatisch aus deinem Posteingangsfach herauszieht. E-Rechnungen werden dabei erkannt und als offene Eingangsrechnung in deiner Rechnungsübersicht abgelegt. Um die E-Mail Verknüpfung einzurichten, gehe zu Einstellungen → Rechnungseingang Postfach Konfiguration
In der folgenden Benutzeroberfläche siehst Du alle notwendigen Informationen. Google am besten die “host”, “port” und “Verschlüsselung” Informationen deines E-Mail Klienten. Sobald Du die nötigen Informationen eingetragen hast, gebe deinen Benutzernamen für den E-Mail Account (z.B. malermueller@gmail.com) und dein Passwort ein.
Unter “Quellordner” wählst Du, in welchem Ordner deines E-Mail Postfaches das Programm nach neuen Eingangsrechnungen suchen soll. Mit “verarbeitete Mails verschieben nach” wählst Du einen Ordner, in den jene Mails automatisch verschoben werden, aus denen sich das Programm die Rechnung bereits geholt hat. Das passiert, um doppelte Importe zu vermeiden.
Es macht Sinn, einen eigenen Ordner für Rechnungen anzulegen. Zum einen muss das Programm so nicht dein gesamtes Postfach durchsuchen, was Zeit spart und Fehler vermeidet. Zum anderen musst Du dem Finanzamt im Fall einer Wirtschaftsprüfung nicht Zugang zu deinem gesamten Postfach, sondern nur zu deinem Rechnungsordner geben. Zwei Fliegen, eine Klapp.
Hast Du Lust, in zwei Minuten dein erstes Angebot über das Programm zu verschicken? Dann tu es.
Ein Tutorial hilft dir bei den ersten Schritten.
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Telefon 030 814 552 50
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