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XRechnung erstellen Schritt für Schritt: Voreinstellungen, Leitweg ID und mehr
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Eine XRechnung ist eine digitale Rechnung im XML-Format, die spezifisch für die Computerlesbarkeit optimiert wurde. Vor allem bei Knotenpunkten wie dem Finanzamt, wo täglich tausende Rechnungen eingehen, sorgt das XRechnung Format dafür, dass nicht jede Rechnung von einem Mitarbeiter eingelesen, sortiert und zugeteilt werden muss. Anstelle dessen können Computer diesen Prozess automatisieren und damit beschleunigen.
Für dich heißt das zum einen, dass Du XRechnungen ausschließlich aus festgeschriebenen Ausgangsrechnungen erstellst, die Du an den Bund beziehungsweise an Institutionen der öffentlichen Hand sowie in manchen Fällen an andere Firmen stellst. Privatpersonen benötigen keine XRechnungen.
Zum anderen bedeutet es auch, dass es vollkommen in Ordnung ist, wenn Du vom Inhalt der XRechnung wenig entziffern kannst, solltest Du eine aus Neugier mal eine öffnen. Einem Computer geht es ähnlich, wenn er eine PDF zu lesen bekommt.
Um eine XRechnung aus dem Programm zu exportieren, musst Du ein paar Voreinstellungen treffen. Gehe dazu in die Unternehmenseinstellungen. Spezifisch für die XRechnung brauchst Du:
Außerdem muss beim Rechnungsempfänger, also bei deinem Kunden eine E-Mail Adresse hinterlegt sein.
Hast Du diese Vorkehrungen getroffen, brauchst Du nur noch die Leitweg ID deines Kunden, dann bist Du bereit, deine erste XRechnung zu exportieren!
Um eine festgeschriebene Ausgangsrechnung als XRechnung exportieren zu können, brauchst Du die Leitweg ID des Rechnungsempfängers. Die Leitweg ID dient als eindeutiges Identifikationsmerkmal des Rechnungsempfängers und koordiniert damit den Rechnungsweg innerhalb der Institution, in der sich deine Rechnung bewegt. Anhand einer eindeutigen Kennzahl weiß der Computer also, in welche Abteilung deine XRechnung gehört, ohne sie lange einlesen zu müssen.
Die Leitweg-ID besteht aus einer Zahlenkombination, deren Länge abhängig vom Empfänger variiert, aber nie unter 10 Stellen beträgt.
In aller Regel erhältst Du vom Auftraggeber beziehungsweise vom Rechnungsempfänger die Leitweg ID.
Du hast keine Leitweg ID? Frag den Rechnungsempfänger oder den Auftraggeber, eine der beiden Parteien muss dir den mehrstelligen Zahlencode zukommen lassen.
Sobald Du die nötigen Voreinstellungen getroffen hast und über die Leitweg ID des Rechnungsempfängers verfügst, bist Du bereit deine XRechnung zu exportieren.
Wähle den Menüpunkt “Rechnungen” aus und suche die festgeschriebene Ausgangsrechnung, für die Du eine XRechnung erstellen möchtest. Wähle die Rechnung aus und scrolle nach unten, bis Du bei der Sektion “XRechnung” angekommen bist. Insofern Du alle notwendigen Daten hinterlegt hast, musst Du nur noch die Leitweg ID eingeben, die Bestellnummer ist optional. Keine Sorge, sollten Daten fehlen, weist das Programm dich darauf hin. Mit einem Klick auf die blaue Schaltfläche exportierst Du deine Rechnung als XRechnung, der Download erfolgt automatisch.
Hast Du Lust, in zwei Minuten dein erstes Angebot über das Programm zu verschicken? Dann tu es.
Ein Tutorial hilft dir bei den ersten Schritten.
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