Diese einfachen Tipps machen Dich zum Programm-Profi!

Das Grundprinzip: Vernetzte Werkzeuge die miteinander kommunizieren

Das Grundprinzip ist, das Programm nimmt die Daten, die dich ohnehin den ganzen Tag umgeben, und schafft eine vernetzte Landschaft an Werkzeugen, die miteinander sprechen. Du profitierst doppelt, denn Du verbringst weniger Zeit im Büro oder mit nervigem Suchen von Papieren und bringst so Laufruhe in Deinen Betrieb.
Hier schauen wir uns fünf Funktionen an, die Deinen Arbeitsalltag bereits erheblich erleichtern können!

zurück zum Inhaltsverzeichnis

Dokumentenmanagement - Die Grundlogik des Programms

Das Programm hat zwei grundliegende Dokumentenstränge. Ob du einen oder beide brauchst, um deine betrieblichen Prozesse optimal zu organisieren, hängt zu großen Teilen von deinem Betrieb und von deiner persönlichen Vorliebe ab. Wir stellen dir beide vor, damit Du von vorneherein die richtige Entscheidung treffen kannst:

Strang A:

Strang B:

a. Vorteile von Angebot → Rechnung

Erst einmal: Nicht jeder Schritt in diesem Dokumentenstrag ist ein Muss. Du kannst auch Bereiche überspringen, wie beispielsweise das Aufmaß.

Dieser Dokumentenstrang ist in der Regel der Richtige, wenn Du:

komplexere Arbeiten darstellen möchtest.
Bautagebücher erstellen möchtest.
kumulierte Rechnungen schreiben willst.
Abschlags- und Schlussrechnungen schreiben willst.
Abnahmeprotokolle deinem Auftrag hinzufügen willst.
auftragsbasierte Zeiten erfassen willst.
ein Leistungsverzeichnis haben willst.
klare Angebote/Kostenvoranschläge kommunizieren willst.

Beispiele für Varianten, in welcher dieser Dokumentenstrang gerne genutzt wird:

Erzeuge direkt aus deinem Auftrag Abschlags- und Schlussrechnungen. Mobil kannst Du bei Bedarf jederzeit ein Abnahmeprotokoll erstellen und dieses deinem Auftrag zuteilen.

Wenn eine Baudokumentation oder auch kumulierte Rechnungen gewünscht sind, sind Bautagebücher dein bester Freund: Halte mobil fest, wie viel Arbeiten deines Auftrags erledigt worden sind, erfasse deine Arbeitszeiten und den Materialverbrauch, entweder nur für dich oder aber vom Kunden oder der Kundin gegen geschrieben. Auch Extra-Arbeiten haben hier endlich ein Zuhause. Im Anschluss kannst Du aus deinen Bautagebüchern unter anderem auch kumulierte Rechnungen erstellen und das mit einem Klick. Das Programm nimmt dir den Großteil der Arbeit ab.

Wichtige Funktionen vom Angebot zur Rechnung

Aufmaß

Das Aufmaß kann vor Ort mobil aufgenommen und auf Wunsch mit Bildanhang versehen werden. Dein Aufmaßprotokoll hast Du jederzeit als PDF abrufbar. Mit einem Klick kommst du zur Angebotserstellung. In unserem Artikel zum Aufmaß erfährst Du mehr über die Funktionalität.
Solltest Du Hilfe mit dem Aufmaßeditor brauchen, dann schau gerne bei unserem Support Artikel rein.

Angebot

Ein Angebot kann entweder mit einem Klick aus dem Aufmaß erzeugt oder ohne Aufmaß ausgestellt werden. Alternativ kannst Du Angebote auch als GAEB LV importieren. Natürlich kannst Du frei zwischen Angebot und Kostenvoranschlag wählen.
In unserem Artikel zu Angeboten erfährst Du mehr über die Funktionalität.
In unserem Artikel zu GAEB erfährst Du mehr über die GAEB-Schnittstelle im Programm.
Solltest Hilfe bei der Einrichtung der GAEB-schnittstelle benötigen, dann besuche gerne unseren Support Artikel.

Auftrag

Der Auftrag beschreibt den Zeitraum der Auftragsdurchführung und ist Basis für alle weiterführenden Dokumente und die Zeiterfassung auf Auftragsebene.
In unserem Artikel zu Aufträgen & Aufgaben erfährst Du mehr über die Funktionalität.

b. Vorteile von Arbeitsberichten

Arbeitsberichte kannst Du ab sofort direkt vor Ort mobil schreiben: Wähle einfach deine Leistungen/Materialien aus, trage die Mengen ein und lasse das ganze von Kund:in gegen schreiben. Dateianhänge sind ebenfalls möglich. Mit einem Klick erzeugst Du daraufhin aus deinem Arbeitsbericht deine Rechnung. Schneller geht's kaum!

Dieser Dokumentenstrang ist in der Regel der Richtige, wenn Du:

Montagearbeiten abbilden willst.
Berichte vorarbeiten möchtest, die deine Mitarbeiter:innen nur ausfüllen und unterzeichnen lassen sollen.
simplere Abrechnungen machen möchtest.
Abschlags- und Schlussrechnungen schreiben willst.
NICHT vorhast, mehrere Arbeitsberichte in einer Rechnung zu verbinden
(verwende hier "Auftrag" + "Bautagebücher" → "siehe Dokumentenstrang Angebot → Rechnung)".

Beispiele für Varianten, in welcher dieser Dokumentenstrang gerne genutzt wird:

Arbeitsberichte sind leicht: klassisch ist ein Arbeitsbericht gleich eine Rechnung. Selbstverständlich kannst Du aber auch mehrere Rechnungen aus einem Arbeitsbericht erzeugen.

ACHTUNG:

Verkehrt Herum geht dies nicht: Suchst Du nach einer Funktion, welche dir erlaubt, aus mehreren Berichten eine Rechnung zu erzeugen. verwende hier "Auftrag" + "Bautagebücher" → "siehe Dokumentenstrang Angebot→Rechnung)"

Wichtige Funktionen für den Arbeitsbericht

Arbeitsbericht

Arbeitsberichte können vor Ort mobil aufgenommen und auf Wunsch mit Bildanhang versehen werden. Dein Arbeitsbericht hat Zugriff auf deinen vorhandenen Material- und Leistungskatalog. Du kannst auswählen, ob Du ihn mit oder ohne Preise schreiben willst und gleich von deinem Kunden oder deiner Kundin unterschreiben lassen!
In unserem Artikel zu Angeboten erfährst Du mehr über die Funktionalität.

zurück zum Inhaltsverzeichnis

Projekte und wann sie sinnvoll sind

Wenn Du Dokumente direkt für dein:e Kund:innen anlegen willst ist das kein Problem. Projekte sind optional, bieten aber besonders bei komplexeren Aufträgen und in der Mitarbeiter:innen Verwaltung einige Vorteile und Erleichterungen!

Projekte machen Sinn wenn du…

dein Team auf Projekte ansetzen und interne Projekt-Chats nutzen willst.
Projektmanagement auf Dispositionsebene suchst.
dir eine separate Bilanzübersicht auf Projektebene wünschst.
alle Dokumente & Dateianhänge in einer Art „Unterordner“ sortieren möchtest.
dir einen Verlauf aller getätigten Arbeiten wichtig ist.
Arbeit auf einem Kanban Board bevorzugst.
deinen eigenen betrieblichen Prozess über deine eigene Status-Leiste darstellen möchtest.

Impressionen

Projekt Stammdaten:

Projekt Chats:

Projekt Kanban Übersicht:

zurück zum Inhaltsverzeichnis

Projektaufgaben: Organisiere dein Team

Wenn Du einfach Dokumente direkt für Dein:e Kund:innen anlegen willst, ist das kein Problem.
Projekte sind optional, bieten aber besonders bei komplexeren Aufträgen und in der Mitarbeiter:innen Verwaltung einige Vorteile und Erleichterungen!

Projektaufgaben sind das, was man sich klassischerweise als „Checklisten-Aufgaben“ vorstellt: Du kannst einzelne oder mehrere Aufgaben auf einen oder mehrere Mitarbeiter:innen verteilen und siehst nachträglich immer ganz genau, welche Aufgaben noch offen und welche fertig sind. Auch kannst Du die Aufgabe direkt terminieren, so dass sie in eurer Einsatzplanung erscheint und Deine Leute wissen, wann sie was zu tun haben.

Hier sind dir keine Grenzen gesetzt:

Du willst interne Aufgaben vergeben?
"Projektaufgaben" → "+"-Knopf

Du willst deinem Auftrag/Projekt eine Checkliste hinzufügen?
"Auftrag"/"Projekt" → zu "Projektaufgaben" scrollen → "+"-Knopf
"Projektaufgaben" → "+"-Knopf → der Aufgabe Kunde, Projekt oder Auftrag hinzufügen

Nutze die Übersicht deiner einzelnen Bereiche, um zu prüfen welche Aufgaben noch offen sind:

zurück zum Inhaltsverzeichnis

Nahtlose Integration in Deinen Büroalltag

Das Programm ist so flexibel wie das Handwerk selbst, denn es wurde in enger Zusammenarbeit mit Handwerk:innen aus einer Vielzahl verschiedener Gewerke konzipiert. Das Programm hat, was Du brauchst, um Deinen Betrieb sicher und effizient zu leiten.