1. Dokumentenmanagement- die Grundlogik deines Programmes
Das Programm hat zwei grundliegende Dokumentenstränge. Du brauchst vielleicht nur einen von beiden, oder beide um deine betrieblichen Prozesse hier optimal zu organisieren. Wir stellen Sie dir vor, damit du von vorneherein die richtige Entscheidung treffen kannst:
Strang A:
Strang B:
2. Vorteile von Angebot → Rechnung
Erst einmal: Nicht jeder Schritt in diesem Dokumentenstrag ist ein Muss- du kannst auch Bereiche überspringen, wie beispielsweise das Aufmaß.
Dieser Dokumentenstrang ist in der Regel der Richtige, wenn du…
- klare Angebote/Kostenvoranschläge kommunizieren willst.
- komplexere Arbeiten darstellen möchtest.
- Bautagebücher erstellen möchtest.
- kumulierte Rechnungen schreiben willst.
- Abschlags- und Schlussrechnungen schreiben willst.
- Abnahmeprotokolle deinem Auftrag hinzufügen willst.
- auftragsbasierte Zeiten erfassen willst.
- ein Leistungsverzeichnis haben willst.
Beispiele für Varianten, in welcher dieser Dokumentenstrang gerne genutzt wird:
Erzeuge direkt aus deinem Auftrag Abschlags- und Schlussrechnungen. Mobil kannst du bei Bedarf jederzeit ein Abnahmeprotokoll erstellen und dieses deinem Auftrag zuteilen.
Wenn eine Baudokumentation oder auch kumulierte Rechnungen gewünscht sind, sind Bautagebücher dein bester Freund: Halte mobil fest, wie viel Arbeiten deines Auftrags erledigt worden sind, erfasse deine Arbeitszeiten und den Materialverbrauch- nur für dich oder aber von Kund:in gegen geschrieben. Auch Extra-Arbeiten haben hier endlich ein Zuhause. Im Anschluss kannst du aus deinen Bautagebüchern unter anderem auch kumulierte Rechnungen erstellen- mit einem Klick. Das Programm nimmt dir den Großteil der Arbeit endlich ab.
Welche Funktionen finden sich unter den einzelnen Module wieder?
Aufmaß …kann vor Ort mobil aufgenommen werden und auf Wunsch mit Bildanhang versehen werden. Dein Aufmaßprotokoll hast du jederzeit als .pdf abrufbar und kannst mit einem Klick zur Angebotserstellung gelangen.
Hier finden wir:- Kalkulation
- Titelangabe
- Notizen & Anmerkungen
- Fotodokumentation
- Direktversand per Email
Angebot …kann mit einem Klick aus den Aufmaß erzeugt werden- oder ohne. Angebote können auch als GAEB LV kinderleicht importiert werden. Natürlich kannst du frei zwischen Angebot und Kostenvoranschlag wählen.
Hier finden wir:- Titel & Einzelpositionenn
- Kalkulation auf Angebots- & Titelebene
- Stückliste neu erstellen oder nachkalkulieren
- Alternativ- und Eventualpositionen
- Pauschalangebot, Titelsummen Angebot
- GAEB- Schnittstelle
- IDS- Schnittstelle
- DA11 Export
- Leistungsverzeichnis mit Einkaufsliste & Summe der Arbeiten
- Kopieren erlaubt
- Direktversand per Email
Auftrag …beschreibt den Zeitraum der Auftragsdurchführung und ist Basis für alle weiterführenden Dokumente und die Zeiterfassung auf Auftragsebene.
Hier finden wir:- Titel & Einzelpositionen
- Kalkulation auf Angebots- & Titelebene
- Leistungsverzeichnis mit Einkaufsliste & Summe der Arbeiten
- Vor- und Nachkalkulation
- Zeiterfassung mit Lohneinzelkosten
- Materialeinzelkosten (aus Eingangsrechnungen)
- Materialverbrauch (aus Bautagebüchern)
- Projekt-Aufgaben
- DA11 Export
- Direktversand per Email
3. Vorteile von Arbeitsberichten
Arbeitsberichte/Regieberichte sind dir sicher nicht unbekannt- jetzt kannst du diese direkt vor Ort mobil schreiben: Wähle einfach deine Leistungen/Materialien aus, trage die Mengen ein und lasse das ganze von Kund:in gegen schrieben. Dateianhänge sind ebenfalls möglich. Mit einem Klick erzeugst du dann aus deinem Arbeitsbericht deine Rechnung- schneller geht es kaum!
Dieser Dokumentenstrang ist in der Regel der Richtige, wenn du…- z.B. Montagearbeiten abbilden willst.
- Berichte vorarbeiten möchtest, die deine Mitarbeiter:innen nur ausfüllen und unterzeichnen lassen sollen.
- simplere Abrechnungen machen möchtest.
- Abschlags- und Schlussrechnungen schreiben willst.
- NICHT vorhast, mehrere Arbeitsberichte in einer Rechnung zu verbinden
(verwende hier "Auftrag" + "Bautagebücher" → "siehe Dokumentenstrang A)".
Beispiele für Varianten, in welcher dieser Dokumentenstrang gerne genutzt wird:
Arbeitsberichte sind leicht- klassisch ist ein Arbeitsbericht gleich eine Rechnung. Selbstverständlich kannst du aber auch mehrere Rechnungen aus einem Arbeitsbericht erzeugen.
Achtung: Verkehrt Herum geht dies nicht: Suchst du nach einer Funktion, welche dir erlaubt aus mehreren Berichten eine Rechnung zu erzeugen.
verwende hier "Auftrag" + "Bautagebücher" → "siehe
Dokumentenstrang A)"
Welche Funktionen finden sich unter den einzelnen Module wieder?
Arbeitsbericht …kann vor Ort mobil aufgenommen werden und auf Wunsch mit Bildanhang versehen werden. Dein Arbeitsbericht/Regiebericht hat Zugriff auf deinen vorhandenen Material- und Leistungskatalog- du kannst auswählen ob du ihn mit oder ohne Preise schreiben willst und gleich von Kund:in gegen schreiben lassen!
Hier finden wir:- mit/ohne Preise
- Auftragsbeschreibung
- festgestellte Mängel
- ausgeführte Arbeiten
- Leistungen (Positionsauswahl)
- Fotodokumentation
- digitale Unterschriften
- Direktversand per Email
4. Projekte- und wann sie sinnvoll sind
Wenn du einfach Dokumente direkt für dein:e Kund:innen anlegen willst ist das kein Problem. Projekte sind optional, bieten aber besonders bei komplexeren Aufträgen und in der Mitarbeiter:innen Verwaltung einige Vorteile und Erleichterungen!
Projekte machen Sinn wenn du…- dein Team auf Projekte ansetzen und interne Projekt-Chats nutzen willst.
- Projektmanagement auf Dispositionsebene suchst.
- dir eine separate Bilanzübersicht auf Projektebene wünschst.
- alle Dokumente & Dateianhänge in einer Art “Unterordner” sortieren möchtest.
- dir einen Verlauf aller getätigten Arbeiten wichtig ist.
- Arbeit auf einem Kanban Board bevorzugst.
- deinen eigenen betrieblichen Prozess über deine eigene Status-Leiste darstellen möchtest.
Impressionen:
Projekt Stammdaten:
Projekt Chats:
Projekt Kanban Übersicht:
5. Projektaufgaben- organisiere dein Team
Wenn du einfach Dokumente direkt für dein:e Kund:innen anlegen willst ist das kein Problem. Projekte sind optional, bieten aber besonders bei komplexeren Aufträgen und in der Mitarbeiter:innen Verwaltung einige Vorteile und Erleichterungen! Projektaufgaben sind das, was man sich klassischerweise als “Checklisten-Aufgaben” vorstellt: Du kannst einzelne oder mehrere Aufgaben auf ein:e oder mehrere Mitarbeiter:innen verteilen und siehst nachträglich immer ganz genau, welche Aufgaben noch offen sind und welche fertig. Auch kannst du die Aufgabe direkt terminieren, so dass sie in eurer Einsatzplanung erscheint und deine Leute wissen, wann sie was zu tun haben.
Hier sind dir keine Grenzen gesetzt:
Du willst interne Aufgaben vergeben?
"Projektaufgaben" → "+"-Knopf
Du willst deinem Auftrag/Projekt eine Checkliste hinzufügen?
"Auftrag"/"Projekt" → zu "Projektaufgaben" scrollen → "+"-Knopf
"Projektaufgaben" → "+"-Knopf → der Aufgabe Kunde, Projekt oder Auftrag hinzufügen
Nutze die Übersicht deiner einzelnen Bereiche, um zu prüfen welche Aufgaben noch offen sind:
Natürlich gibt es noch viele andere Funktionen- wir hoffen aber dass dieser Artikel dabei geholfen hat die Grundstruktur des Dokumentenmanagements ein bisschen besser zu verstehen.
Das Programm 
