Zahlung, Zahllauf, Mahnung mit dem Programm - so geht’s!

Um Zahlungen zu verbuchen, Zahlläufe zu erstellen und Mahnung auszustellen, ist es notwendig, deine Firmendaten in den Einstellungen zu hinterlegen. Wähle dazu:

Einstellungen → Unternehmen

In der Regel reicht es, wenn Du deine Unternehmensdaten vollständig angibst. In manchen Fällen kann es aber sein, dass deine Bank andere SEPA Präferenzen für die Ausführung von Zahlläufen hat. Wähle in diesem Fall Einstellungen → Unternehmen → SEPA und selektiere den SEPA Modus sowie die SEPA Version, die deine Bank benötigt.

Du erfasst im Programm beides, eingegangene Zahlungen von deiner Kundschaft und getätigte Zahlungen an Lieferanten. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Zahlung zu registrieren: Aus einer Rechnung oder Eingangsrechnung heraus oder indem Du die Zahlung aus der Zahlungsübersicht neu anlegst.

Um eine Zahlung aus einer Rechnung zu erfassen, öffnest Du einfach die Rechnung, für die eine Zahlung eingegangen ist und navigierst zum Bereich “Zahlungen”.

Möchtest Du eine Zahlung zu einer Rechnung erfassen, muss diese festgeschrieben sein. Bei einem Rechnungsentwurf wird das “Zahlungen” Feld nicht angezeigt.

Um eine neue Zahlung zu erfassen, klicke auf den blauen Plus Aktionsknopf. Du wirst daraufhin zum Zahlung Fenster weitergeleitet.

In der Zahlung angelangt, wirst Du sehen, dass Kunde, Betrag und zugehörige Rechnung vorausgefüllt sind. Handelt es sich um eine Teilzahlung, kannst Du einfach den Betrag anpassen. Zusätzlich kannst Du das zugehörige Projekt angeben und die Zahlweise anpassen, insofern es sich nicht um eine Überweisung handeln sollte.

Um eine Zahlung zu erfassen, ohne dass eine Rechnung vorliegt, gehe links im Menü zum Menüpunkt “Zahlungen”. Mit einem Klick gelangst Du zur Übersicht aller Zahlungen.

Mit einem Klick auf den blauen Plus Aktionsknopf erstellst Du eine neue Zahlung. Wähle nun einen Lieferanten oder Kunden, falls vorhanden ein zugehöriges Projekt und eine Rechnung, den Betrag und den Zahlungtyp sowie das Zahlungsdatum. Letzteres ist vor allem für Mahnungen wichtig.

Mit einem Zahllauf kannst Du mit wenigen Klicks ein SEPA Mandat für mehrere Eingangsrechnungen erstellen und so mit wenig Aufwand viele Rechnungen begleichen. Gehe links ins Zahlungen Menü indem Du auf den Pfeil neben “Zahlungen” klickst. Wähle von hier aus Zahlläufe. Du bist nun in der Übersicht aller Zahlläufe. Wie gewohnt öffnet ein Klick auf einen Zahllauf die Detailansicht und ein Klick auf den blauen Aktionsknopf einen neuen Zahllauf.

Im neuen Zahllauf angekommen, siehst Du noch nicht viel. Du musst zuerst Rechnungen hinzufügen. Klicke dazu erneut den blauen Plus Aktionsknopf.

Nun öffnet sich ein Fenster mit allen Eingangsrechnungen. Wähle die für den Zahlungslauf relevanten Rechnungen aus.

Wähle entweder einzelne oder alle Rechnungen aus und klicke auf “zum Zahllauf hinzufügen”. Du wirst automatisch zurück zu deinem nun mit Eingangsrechnungen befüllten Zahllauf zurückgebracht.

Mit dem gelben Aktionsknopf erstellst Du das SEPA-Mandat für alle aufgeführten Eingangsrechnungen. Mit dem roten Aktionsknopf daneben löscht Du alle Eingangsrechnungen aus dem Zahllauf und mit dem Mülltonne Aktionsknopf ganz recht löscht Du den gesamten Zahllauf.

Ist eine Rechnung im Zahlungsverzug, erstellst Du eine Mahnung direkt aus der jeweiligen Rechnung. Wähle die jeweilige Rechnung und navigiere zum Unterpunkt “Mahnungen”. Mit dem blauen Plus Aktionsknopf erstellst Du eine neue Mahnung. Über das Eingabefeld neben dem Aktionsknopf wählst Du eine Mahnungsvorlage aus.

Mit Mahnungsvorlagen sparst Du viel Zeit im Mahnwesen, da Du nicht jede Mahnung einzeln neu aufsetzen musst, sondern gemäß der Mahnstufe eine Vorlage verwendest, die automatisch auf die Kunden- und Rechnungsinformationen angepasst wird.
Um Mahnungsvorlagen anzulegen, gehe links im Menü zu Rechnungen, öffne mit einem Klick auf den Pfeil das Untermenü und wähle Mahnungsvorlagen.
Klicke auf das Bedienfeld, um bestehende Mahnvorlagen einzusehen und auf den blauen Plus Aktionsknopf, um eine neue Mahnungsvorlage anzulegen.

Anhand der Bezeichnung wählst Du später aus, welche Mahnunsgsvorlage Du verwenden möchtest. Benenne die Mahnungsvorlage also am besten gemäß der Mahnstufe. Dir stehen bis zu vier Mahnstufen zur Verfügung, für die Du jeweils eine Vorlage anlegen kannst.
Neben dem Text hast Du zusätzlich die Möglichkeit zwei Mahngebühren sowie einen Zinssatz zu erheben. Alle drei Angaben verstehen sich als absolute Euro Beträge, die zum Rechnungsbetrag addiert werden .

Frage:
Wie können Zahlungen eingetragen werden und wann werden diese von den Verbindlichkeiten abgezogen?

Antwort:
Zahlungen werden entweder direkt in der jeweiligen Rechnung oder Eingangsrechnung erfasst, oder über die Zahlungsübersicht neu angelegt.
Schau gerne nochmal in Abschnitt 3.a. Zahlungen aus Rechnungen erfassen, oder in Abschnitt 2.b. Zahlungen ohne Rechnung erfassen.

Aus den Verbindlichkeiten wird die Zahlungssumme abgezogen, sobald die Zahlung angelegt wurde.

Frage:
Kann ich eine Verbindung zu meinem Konto herstellen, sodass Zahlungen direkt verbucht werden?

Antwort:
Nein, momentan ist das nicht möglich.

Frage:
Wie kann ich Gebühren in einer Mahnung festlegen?

Antwort:
Mahngebühren legst Du in der Mahnvorlage fest. Du hast zwei Mahnstufen, die beide absolute Euro beträge beinhalten, die zur Rechnungssumme addiert werden.

Schau gerne nochmal in Abschnitt 3.a. Mahnvorlagen.

Frage:
Warum sehe ich die Gebühren nicht in der Mahnung?

Antwort:
Die Gebühren werden prozentual auf die Rechnungssumme erhoben. Die Gebühren sind also erst beim PDF Druck der Mahnung in dem Ausdruck ersichtlich.

Frage:
Warum kann ich keine Mahnung erstellen?

Antwort:
Prüfe bitte, ob Du Mahnungsvorlagen hinterlegt hast. Wenn nein, hinterlege bitte mindestens eine Mahnungsvorlage. Schau gerne nochmal in Abschnitt 3.a. Mahnungsvorlagen.

Frage:
Stellt sich der Status der Rechnung automatisch um, wenn ich eine Zahlung hinzufüge?

Antwort:
Ja, der Status ändert sich automatisch.

Frage:
Kann ich Eingangsrechnungen auch Zahlungen zuordnen?

Antwort:
Ja, beispielsweise indem Du die Zahlung aus der jeweiligen Eingangsrechnung erstellst. Die Zahlung wird automatisch der Eingangsrechnung zugeordnet.

Frage:
Wo kann ich alle Zahlungen sehen?

Antwort:
In der Zahlungsübersicht findest Du eine Auflistung der letzten 100 Zahlungen. Klicke dazu links im Menü auf “Zahlungen”.
Schau gerne nochmal in Abschnitt 2.b. Eine Zahlung ohne Rechnung erfassen, hier wird auch die Zahlungsübersicht besprochen.